年末の印刷ジョブは処理されますか?

年に一度の印刷ジョブは面倒な作業です。ドキュメント操作に携わっている場合、昨年から何かが変更されたが、誰も教えてくれなかったことに（制作日に）気づくことは珍しくありません。データ構造が予想どおりでなかったり、前回ジョブを実行してからアップグレードした仕上げ装置に合わせてドキュメントが適切にフォーマットされていないことに気づくこともあります。 年間の印刷ジョブは、社内印刷センターとアウトソーシング印刷サービス プロバイダーの両方にとって問題になる可能性があり、問題は常に最悪のタイミングで発生するようです。

Crawford TechnologiesのOperations Expressのようなソフトウェアを使用すれば、年末に起こりがちな課題の多くを克服できるという朗報があります。Operations Expressを使用すると、印刷サービスプロバイダーは、文書を作成した元のソースコードにアクセスすることなく、印刷ファイルからデータを抽出したり、文書のレイアウトを変更したり、バーコードを変換したりすることができます。サービスプロバイダーは、このようなソフトウェアに多くの用途を見出すが、毎日必要になるわけではない。これまでは、Operations Expressのようなツールの文書リエンジニアリング機能を必要とする企業は、たまにしか必要なくても、オンプレミス型ソフトウェアのライセンスを維持しなければなりませんでした。

クロフォードテクノロジーズは現在、クラウドベースの従量課金ソリューションへのアクセスを希望する組織に、オンプレミスソフトウェアの顧客が使用するのと同じ優れたソフトウェアへのアクセスを提供しています。企業はCrawfordのクラウドサービスを通じて、問題のあるジョブファイルの修正と最適化を受けることができます。プリントサービスプロバイダーや工場内のプリントセンターは、必要な作業に対してのみ料金を支払うことができ、ほとんどの時間アイドル状態になっているライセンスソフトウェアに対して料金を支払う必要はありません。

何が問題になるのでしょうか?

年間の印刷ジョブは忘れられがちなので、ドキュメント センターで大混乱を引き起こします。クライアントまたは印刷/メール サービス プロバイダーがジョブの実行方法を変更すると、毎月の繰り返し作業を通じて変更を実装することに集中します。これらのジョブは、新しいドキュメント構成システムへの移行、ブランド変更の取り組みへの対応、規制の変更への対応、または年間を通じて発生する可能性のあるその他の多数の状況に遭遇したときに、ドキュメントへの影響をテストするために使用します。年に 1 回のジョブは最後にテストされ、完全にスキップされる可能性があります。

年間の印刷ジョブを困難にするもう 1 つの要因は、従業員の離職です。前回ジョブを担当した経験豊富な従業員が退職したり、会社を辞めたりしている可能性があります。新しいスタッフは、特にドキュメントが完全で最新でない場合 (よくあることです)、何を期待すればよいかわかりません。

年末にやってくる年間の印刷ジョブは、印刷/郵送サービス プロバイダーにとって特に忙しい時期です。年末には、人々は期限内にジョブを完了させるというプレッシャーの下で長時間働きます。細かい点が見落とされたり、ミスが起きたりすることもあります。

年間ジョブの問題の原因はさまざまな領域に存在します。以下にいくつかの例を示します。

データファイル構造の変更
ビジネスの動的な性質により、データ ファイル構造は変化します。部門の再編成、統合、分割、または新しい情報システムの導入により、ファイル構造に微妙な変化が生じます。政府機関などの外部組織が企業に毎年データ ファイルの変更を強制することもあります。年末には、クライアントが数か月前に行った変更を覚えておらず、事前にドキュメント センターに通知できない場合があります。ファイルが古くなると、処理エラー、不正確なドキュメント、コミュニケーションの失敗につながる可能性があります。

印刷および郵送処理業者は、年次ジョブの実行が失敗するまで、または最悪の場合、実行されても不正確な結果が生成されるまで、変更に気付かない可能性があります。変更されたデータ項目の中には簡単に発見できるものもありますが、そうでないものもあります。郵送先住所の場所が予想と異なる場合、郵送先住所修正ソフトウェアは大量のエラーを発行し、問題をハイライトして修正措置を促します。一方、日付やアカウント番号が欠落している場合は、警告ベルが鳴らない可能性があります。自動または手動の品質管理プロセスで検出されない限り、大量の文書を印刷して郵送することになり、最終的には緊急時に再実行が必要になります。

新しいソフトウェアや機器との互換性
毎年の印刷ジョブで問題が発生する原因は、自業自得である場合があります。最近、インサータやその他の仕上げ装置をアップグレードしましたか? 印刷プラットフォームを変更しましたか? カラーを追加しましたか? 新しい生産管理システムに移行しましたか? ハードウェアまたはソフトウェアのアップグレードにより、文書に表示する必要がある郵便機械制御マークのデザインや位置が変更されている可能性があります。MRDF インサータ制御ファイル形式は、昨年から変更されている可能性があります。印刷するページのロゴやその他の要素に色を付けた可能性があります。

繰り返しの作業はすべて更新したかもしれませんが、年に 1 回のタスクの特性の変更を怠ることは珍しくありません。機能が強化された新しい仕上げ機器は、既存のドキュメントとの互換性の問題を引き起こす可能性があります。ドキュメントが新しい機器でそのまま実行されず、ダウンタイムや遅延が発生する可能性があります。

ページ要素の位置がずれている
多くの印刷サービス プロバイダーは、入力として、構成されたページを受け入れます。つまり、クライアントのドキュメント構成ソフトウェアが、テキスト、チャート、グラフィックなどのページ要素の位置と形式を指定しているということです。クライアントがドキュメントを再設計したり、ドキュメント構成ソフトウェアを新しいバージョンに移行したりすると、問題が発生します。郵送先住所などの項目が移動すると、封筒の窓から見たときに郵便規則に従って配置されなくなる可能性があります。逆に、以前は見えなかった機密情報が誤って窓から見えるように配置されると、プライバシーが侵害される可能性があります。

また、フォントの変更によってフォーム オーバーレイとの配置が崩れたり、ページ オーバーフローの問題が発生することもあります。クライアントが PDF で表示するためにドキュメントを再設計し、印刷ドキュメントへの影響を考慮しない場合もあります。ドキュメントのレイアウトが変更されると、時間的に厳しいドキュメントの生成と配布の要求により、印刷サービス プロバイダーが土壇場で変更を余儀なくされることがあります。このような急ぎの変更はエラーの可能性を高め、郵送期限に間に合わないリスクを伴います。

ページ数の増加
ページ数が予想以上に多くなると、印刷および郵送サービス プロバイダーにとって多くの問題が発生する可能性があります。作業量が増えても、特に規制の期限が迫っている年間ジョブの場合、作業に割り当てられる時間は必ずしも増えるわけではありません。

1 ページの文書が 100,000 部あると予想していたのに、すべて 2 ページに拡大されていた場合、文書の印刷、折り畳み、挿入に必要な時間は 2 倍になります。ページ セットを正しい封筒に挿入し、不足しているページを適切に処理するために、さらに多くの文書コントロールを呼び出す必要がある場合があります。再印刷手順を更新する必要がある場合もあります。

ページ数が増えると、用紙を追加注文したり、シフトを追加したり、ジョブを複数の印刷デバイスや挿入デバイスに分割したりする必要が生じる場合があります。ジョブ セグメントが欠落したり重複したりしないように注意する必要があります。

時々印刷するジョブにクラウドベースのソフトウェアを使用する利点

Crawford Technologiesのクラウドベースのソフトウェアは、年末の印刷業務のプレッシャーを軽減します。年に一度の印刷業務に自分で取り組む時間やリソースがない場合、Crawfordのチームが救いの手を差し伸べます。このアプローチにはいくつかの利点があります。

コスト効率
クラウドベースのソフトウェアを選択すると、オンプレミスの代替品に必要な高額な先行投資から企業を救えます。クラウド ソリューションは従量課金モデルで機能するため、利用したサービスに対してのみ支払いを行うため、印刷ジョブが時々発生する場合に最適です。さらに、発生する支出は資本ではなく運用費であるため、予算が厳しい場合にも経済的負担を軽減できます。

スケーラビリティ
ページ数の急増は、年末の印刷ジョブが抱える大きな課題の 1 つです。幸いなことに、クラウドベースのソフトウェアはニーズに合わせて拡張できます。数十ページでも数千ページでも、このソフトウェアはすぐに適応し、サイズに関係なく、印刷ジョブをスムーズかつ効率的に処理します。

無痛変換
クロフォードのクラウドベースのソリューションでは、新しい機器との互換性やデータ構造の変更を心配する必要はもうありません。このソフトウェアは、お客様のワークフローや機器の要件を満たすように印刷ファイルを変更することができます。フィニッシング機器のバーコードの交換は、Operations Expressで簡単に処理できる一般的なタスクです。

準備を整える

年間の印刷ジョブのようなニッチなタスクには、多くの場合、特殊なソフトウェアが必要です。ただし、多くの企業は、散発的にしか使用しないオンプレミス ソフトウェアのライセンスを保持しないことを選択する可能性があり、適切なソフトウェアがないと、年間の印刷ジョブのスムーズな処理が妨げられる可能性があります。ソフトウェア ライセンスは、年末の印刷ジョブの要件と一致していますか? コストがかかりすぎると感じていますか?

年末の印刷業務を遂行する上で、一般的なハードルは多岐にわたり、予測不可能です。このような課題に対処するために、あなたの組織はどのような準備をしていますか？このような問題を難なく解決できるソリューションを検討する価値はあるのではないでしょうか？Crawford Technologiesのクラウドベースのソフトウェアソリューションは、年末の生産に関する驚きの問題を解決してくれるかもしれません。