小さな仕事が大きな問題を引き起こす

今日の印刷業者が抱える最大の悩みの 1 つは、増加する小規模ジョブの管理です。大量生産向けに最適化された機器やソフトウェアに投資した企業は、量が減った複数のジョブの処理特性を調整しようとする中で、業務の効率が低下していることに気づいています。

ジョブの切り替えは、ドキュメント操作において常に生産性を低下させてきました。組織が作業の制御、追跡、段階付けに使用するアプリケーションやプロセスの種類によっては、ジョブ間のギャップが簡単に 30 分にまで延びることがあります。シフトごとに 1 回か 2 回発生するだけであればそれほど問題ではありませんが、1 日に 8 回または 10 回の切り替えが発生する場合、生産管理者はどうすればよいでしょうか。生産性の急落にどう対処すればよいのでしょうか。今年の平均日次生産量が昨年より低い場合、新しいハードウェア、ソフトウェア、またはトレーニングへの投資を正当化するにはどうすればよいでしょうか。

簡単な答えはありません。各ショップには、異なる設備、独自の仕事の組み合わせ、スケジュールの課題、量の山と谷、その他多数の変数があります。ある組織に適したソリューションが、別の組織には適さない場合があります。

ただし、実行時間とほぼ同じくらいの時間がかかる、セットアップに要する小さなジョブをすべて処理する際の負担を軽減する戦略を提案することはできます。

仕事を組み合わせる

多数の小さなジョブを少数の大きなジョブにまとめることは、問題に対する論理的な対応のように思えます。残念ながら、これは簡単な作業ではありません。郵便物挿入機は、一度に 1 つの送信用封筒しかサポートできません。異なるジョブからの文書を結合すると、すべての文書を同じ外封筒を使用して郵送する必要があります。

印刷/郵送サービス プロバイダーに典型的な、さまざまなアプリケーションを実行しているショップの場合、結合するドキュメントが元々特定の封筒用に設計されている可能性が高くなります。宛名ブロックは、特定の封筒の窓の位置に合わせて配置されます。折り畳みの仕様もジョブごとに異なる場合があります。

多くの文書は、会社のロゴと差出人住所があらかじめ印刷されたシングルウィンドウの封筒用に設計されています。 1 つのジョブに複数の文書を混在させるには、差出人情報の違いを考慮して変更を加える必要があります。 文書が元々カスタムのウィンドウ位置用に設計されていた場合、郵便規則に従って受信者の住所がウィンドウに表示されるようにすることも課題となります。

問題は明らかです。フルカラーのインクジェット白紙印刷環境であっても、異なる文書を大量に印刷するだけでは、文書、封筒、またはその両方を変更しなければ機能しません。

印刷/郵送サービス プロバイダーや、工場内の共有サービス オペレーションでは、ドキュメントの作成に使用されたソース プログラムにアクセスすることはほとんどなく、クライアントから受け取ったドキュメントの形式を変更することはできません。

ドキュメントのリエンジニアリング

ドキュメントのリエンジニアリングソフトウェアは、通常、管理者が小さなジョブをうまく組み合わせ、以前の生産性レベルに業務を回復するための最良の方法であり、しばしば唯一の方法です。Crawford TechnologiesのOperations Expressのようなソリューションは、印刷イメージファイルと連動し、権限を与えられた担当者が文書を共通のレイアウトと折り仕様に変更することができます。そうすることで、複数のジョブのドキュメントを統合し、1つの発送用封筒デザインに挿入することができるため、ジョブの切り替えが減り、効率が向上します。

業界アナリストは、大量の小さなジョブを管理することが文書処理の最大の課題であると報告しています。より効率的な処理のために文書を変更するツールを使用しないと、この問題は悪化するだけです。以前はバーコードの追加などの単純なタスクに文書再設計ソフトウェアを使用していたショップは、より広範な文書の再設計にシステムを使用し始めています。これらの変更により、印刷量と郵送量が減少する中でも、クライアントへのサービスを継続し、郵送による通信を適正な価格で作成できます。