埋もれたデータを探す文書

あなたの会社が外部の印刷および郵送サービス プロバイダーである場合、あなたはドキュメント作成ラインの最後にいます。請求書、明細書、通知、クレーム、およびその他のトランザクション ドキュメントを作成するためにクライアントが使用するデータベースにはアクセスできません。企業は通常、ドキュメントの構成を社内で行います。印刷/郵送サービス プロバイダーであるあなたの会社は、構成ステップの成果物、つまり PDF などの印刷可能なファイルのみを受け取ります。

顧客から委託されたドキュメントに付加価値をつける機会はほとんどなく、顧客から送られてきたものを印刷することしかできないと思われるかもしれません。しかし、必ずしもそうではありません。適切なツールにアクセスすれば、印刷可能なファイルからデータを抽出し、それを使用してドキュメントを理解しやすくすることができます。個々のドキュメント受信者を関連性の高い広告やメッセージでターゲットにしたり、ドキュメントを他の関連リソースに関連付けたり、自分と顧客にとって有益なその他の戦略を実装したりできます。

価値を高めるドキュメントの再設計

付加価値を付けない限り、コストを下げることを基準にサービスを販売せざるを得なくなります。コモディティ価格設定では、競合他社の言いなりになり、仕事を得るために価格を下げる可能性もあります。

Crawford Technologiesが提供するような文書リエンジニアリングソフトウェアを使った文書改善の例をいくつか見てみましょう：

1. データ駆動型の広告とメッセージ: 作成するドキュメントに製品またはサービスを指定する詳細行が含まれている場合は、顧客が購入したものに基づいて関連メッセージを追加できます。例としては、延長保証を宣伝したり、購入した製品に関連する人気のアクセサリの割引を提供したりすることが挙げられます。
2. 色を追加してわかりやすくする: ドキュメントの特定の領域を色で強調表示して目立つようにすることで、カラー インクジェットまたはトナー印刷機を活用します。たとえば、顧客を Web サイトのセルフサービス エリアに誘導すると、処理するカスタマー サービス コールの数を減らして、クライアントのコストを削減できます。別のアイデアとしては、支払期日を強調表示することが考えられます。これにより、期日内に支払われる請求書の数が増え、顧客のキャッシュ フローが改善されます。
3. 郵送制御ファイルの作成: ソフトウェアはアカウント番号を分析し、ページ数をカウントして、封入装置を制御するファイルを作成できます。ソフトウェアは、郵便封入バーコードも生成します。ファイルベースの封入により、品質管理が向上し、自動再印刷などの時間を節約するプロセスを実装できます。
4. 住所ブロックを移動する: 印刷されたページ上の送信先住所の位置によって、封筒のウィンドウと折りプレートの仕様の位置が決まります。住所ブロックの位置を変更することで、単一の送信用封筒に標準化し、ジョブ間のフォルダー調整をなくすことができます。これにより、小規模なジョブを結合して、コストを抑えながら生産性を高めることができます。
5. セグメント化された郵送物: 証券取引明細書の最終残高を使用して、富裕層の顧客向けの文書を分離します。フルカラーのチャートやグラフなどの詳細を追加したり、明細書を高品質の紙に印刷したりして、富裕層の顧客との取引に対するクライアントの感謝を伝えます。
6. ワークフローまたはメッセージの変更: 請求書から抽出した支払い方法データに基づいて、オンラインで支払う顧客への返信用封筒の挿入を抑制します。自動支払いの利点を宣伝するメッセージを追加します。

これらの例からわかるように、すでに持っているデータ、つまり印刷可能なファイルに存在する情報を抽出して分析できれば、印刷および郵送サービスに付加価値をつける機会は豊富にあります。このような機能により、競合他社との差別化を図り、顧客ロイヤルティを高め、さらにはクライアントの取引文書の処理に少し高い料金を請求して収益性を向上させることもできます。

オンプレミスまたはクラウド

クロフォードテクノロジーズでは、ドキュメントのリエンジニアリング要件に対応するため、2つの選択肢をご用意しています。一貫した作業負荷の高い企業様には、Operations Expressを、お客様のコンピューティング環境で動作するオンプレミス・ソリューションとしてご利用いただけます。より控えめなニーズや、たまにしか発生しないドキュメントのリエンジニアリングタスクをお持ちのお客様には、PRO DocNowをご提供しています。

セキュアなAWSクラウド環境で運用されるPRO DocNowは、オンプレミスのソフトウェアソリューションから利用可能なすべての修正を、わずかなコストで実行することができます。PRO DocNowは、Amazon Web Servicesのプライベートクラウド環境に存在します。お客様のローカルコンピューターにインストールされた小さなアプリケーションが、ソフトウェアへの安全な接続を管理します。Crawford Technologiesのお客様は、PRO DocNowを使用した場合のみ料金を支払います。費用は処理されたページ数に基づいて計算されます。このソフトウェアは、フルタイムのオンプレミスソフトウェアのライセンスとメンテナンスの費用を避けたい企業に最適です。

PRO DocNowを使えば、新しいジョブのセットアップも簡単で、特別な技術スキルも必要ありません。Crawford Technologiesの技術チームが、お客様の仕様とご要望に応じて、ソフトウェアの変換とリエンジニアリングの指示をコーディングします。定義が完了すると、ジョブはクラウドアプリケーションに登録され、Directory Monitorに追加されます。あとは本番ファイルをロードするだけです！

目立つチャンス

あらゆる業界の企業は、顧客とのより個人的な、満足のいく関係を築くことに取り組んでいます。毎月または四半期ごとに定期的に発行される取引文書は、管理可能な重要な顧客接点です。顧客体験を強化する多くの機会を提供します。文書リエンジニアリング ソフトウェアにアクセスすることで、印刷/郵送サービス プロバイダーは、顧客がこれを実現できるよう支援できます。