土壇場での引き抜きは誰も好まない

「一部の口座の明細書を郵送しないようにしてもらいたいのですが、もう遅すぎますか？」

あらゆるトランザクション ドキュメント サービス プロバイダーは、クライアントからのこのような電話に対応します。通常の応答は、「わかりません。折り返しお電話します」です。その後、大混乱が始まります。

運用スタッフは、クライアントが郵送物から取り除きたい文書を見つけるために、一連の手動手順を実行する必要があります。多くの場合、サービス プロバイダーは、印刷するまでジョブから個々のページを取り出す方法がありません。多くの場合、運用部門は、完成したメールのトレイを検索して、土壇場での取り出しを処理します。誰かが郵送レポートを調整し、手動介入としてインシデントを記録し、取り出した文書をクライアントに返す必要があります。

不安な顧客からの問い合わせに対応するために店内でメールを追いかけるのは、非常に混乱を招くだけでなく、標準以下の顧客体験をもたらします。顧客は回答を待つことを好みません。そしてもちろん、時間のかかる手動のプロセスでは、エラーが発生する可能性が高くなります。

クライアントコントロール

幸い、もっと良い方法があります。Crawford TechnologiesのReview and Releaseを使用すれば、クライアントの仕事をより可視化することができます。多くの印刷・メールサービスプロバイダにおなじみの火災ドリルを回避し、顧客自身がプル文書にマークを付けることができます。

Review and Releaseのホールド機能により、クライアントが作業を確認し、不要なページを削除し、ジョブを本番用にリリースするまで、ジョブは印刷されません。

高額なジョブの中には、ジョブを続行する前にクライアントによる確認が必要なものもあります。対面でのプレスチェックはスケジュール設定が難しく、クライアントが現場に到着するまで待機する間に過度のアイドル時間が発生します。保留機能を使用すると、クライアントが制作印刷物の PDF 表示を確認できるため、このボトルネックが解消されます。クライアントは、電子コピーを承認した後でジョブをリリースします。

レビュー・アンド・リリースのもうひとつの便利な用途は、定期的な監査の対象となる文書に適用される。監査人のために完全な第二の文書一式を印刷する代わりに、職員はオンラインでその職務を遂行することができる。顧客は、監査人のコピーを印刷し、配送し、安全に破棄するコストを負担する必要がなくなり、監査人はより効率的に業務を終えることができる。

Review and Releaseに組み込まれた権限管理機能により、権限のある人だけが機密文書にアクセスできるようになります。システムは、どの文書が誰によって開封されたかを記録します。

レビューとリリースを使用して、プログラミングの変更や新しいアプリケーションの開発を検証します。手作業による目視検査でインクと紙を浪費する代わりに、技術スタッフにオンライン・レビューで修正を確認させることができます。この機能は、変数が画像選択、書式設定、またはテキストブロックを制御するデータ駆動型ドキュメントに特に便利です。

レビュー・アンド・リリースは、印刷・メールサービスプロバイダーが、競争上重要な差別化要因である優れた顧客サービスを提供できないでいる問題を取り上げている。市場で成功するためには、サービスプロバイダーは平均以上のサービスとパフォーマンスで差別化する必要があります。レビューとリリースは、その目標を達成するための一つの方法です。

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