印刷、郵送、郵便料金、報告などの処理は、まるでウォーリーを探しているような感じがしますか?

• 印刷ジョブはどこにありますか?
• 私の明細書や手紙は郵送されましたか?
• これらの書類はいつ配達されますか?
• 事業分野別に郵送料と製造コストを回収できましたか?

Amazon で商品を注文し、その日のうちに配達してもらい、配達状況を追跡できる世界で、あなたの印刷・郵送業務は同様の即時満足感を提供できていますか、それとも時代遅れでしょうか?

印刷と郵送を外注している場合、または社内で行っている場合、データ処理と製造の段階を通じてデータを追跡できますか? 2 回のクリックで郵送物を確認、承認、拒否できますか? ジョブが郵便配達員に引き渡されたときに通知されますか? 郵便配達員が各郵便物を配達した時点まで、各郵便物を追跡する権限がありますか?

重要なステータスと更新情報を簡単に取得することの課題

過去 10 年間で世界と顧客の期待は大きく変化しました。多くの組織では、従来の印刷と郵送の業務は大きく遅れをとっています。このため、企業は印刷と郵送ではなく、電子およびアプリベースの配信に重点を置くようになっています。

データ ファイルを表示、追跡、承認または拒否する機能の必要性は、新しいものではありません。多くの社内メール送信業者やアウトソース プロバイダーが、かなり前からこのサービスを提供しています。多くの場合、クライアントはシステムがどのように機能するかを認識していません。インターフェイスの操作が非常に面倒なため、電話をかけてステータスの更新を依頼するか、製造部門まで足を運ぶ方が簡単です。

最近の職場環境の変化により、部署を離れることや、従業員と電話で話すことさえ困難になるといった問題が生じています。このような状況では、テクノロジーがあなたの親友となることができます。

透明性とアクセスを提供することは必ずしも容易ではない

リアルタイム情報を活用し、製造および郵送プロセスのあらゆる側面と統合する ADF (Automated Document Factory) スタイルの印刷およびメール追跡ダッシュボードは、ユーザーに非常に強力なセルフサービス プラットフォームを提供できます。

多くのアウトソーサーは、ジョブやメールのステータス更新リクエストに関する顧客の質問に最も適切に対処するための調査を委託しています。(製造施設で働いたことがあるなら、こうしたリクエストは尽きることがないでしょう。) 解決策は常に同じです。透明性を確保し、社内または社外のクライアントにジョブのステータスに関する通知方法を選択させ、直感的な Web インターフェイスを使用してジョブやメールを追跡および管理できるようにします。

これは必ずしも簡単ではありません。内部または外部プロバイダーとして、情報が安全に取り扱われるようにする必要があります。同時に、ステータス情報へのアクセスを提供する必要があります。

リアルタイムの企業可視性、ステータス、追跡をすぐに利用可能

多くの組織が、これを管理するシステムやソリューションの開発・統合に何年も費やしてきた。多くの場合、プロジェクトは完了しなかったり、安全な方法でリアルタイムの情報を提供できなかったりします。Crawford Technologiesは、PRO Conductorとして知られる安全なウェブベースのジョブ追跡とレポートシステムを提供しながら、事実上すべての社内システムと生産機器に接続する、完全にベンダーニュートラルな安全なミドルウェア統合プラットフォームを展開しています。

CrawfordのPRO Conductorは、すべてのジョブ管理と印刷ソリューションを統合する統合プラットフォームであり、社内外のユーザーに単一の真実のソースを提供します。安全なインターフェースにより、レポート、ジョブの進捗状況、従業員の生産性にアクセスすることができます。USPSとの統合により、郵便物のステータス更新も可能です。

PRO Conductorは、社内外の顧客を手作業で更新するという、コストのかかる時間のかかる従業員とのやりとりを、最新のセルフサービス・インターフェースに置き換えます。

カスタマー・セルフ・サービスの強化をお考えで、そのソリューションを支持する会社をお探しでしたら、ぜひクロフォードテクノロジーズの営業チームにご相談ください。時間をかけてお客様のニーズを理解し、問題を解決するための適切なソリューションを予算内で提供してくれます。