制作メールワークフロー

レガシープロセスがワークフローを完全な状態から遠ざけていませんか? ワークフロー、レガシー ソフトウェア、古い機器が従業員に影響を与えていませんか? 2022 年が到来し、すでに「ニューノーマル」に対処しているマネージャーにとって、課題は山積みになっています。現在、私たちは従業員が病気で休むことよりも、単に出勤せず「大量退職」の波に乗ってしまうことを心配しています。

多くの組織では、従業員が最大の資産です。世界中のほぼすべての製造部門において、人材が成功と失敗の分かれ目となります。

この記事では、チームと関わりを持つために実行できる 5 つの方法と、若い従業員とのつながりを深めるために役割を提示または説明する別の方法について説明します。

多くの人事コンサルタントは、従業員が退職する理由や生産スタッフを引き留めるためには何が必要かについて調査や研究を実施する用意がありますが、いくつかの小さな質問を詳しく検討し、自己評価をしてみましょう。

1. 従業員があなたをサポートするのと同じくらい、あなたも従業員をサポートしていますか?
2. 従業員の課題を理解していますか?
3. 顧客が必要としているものや望んでいるものに対応できますか?
4. 彼らの関心を維持するための戦略に重点を置いていますか?
5. 彼らは、会社の重点である「なぜこれを行っているのか、何を達成するのか」に同意していますか?

制作郵送業界で長年働いてきた者として、重要な通信や顧客対応の作成には非常に多くの労働集約的な作業が必要であることは知っています。また、多くの場合、問題が発生した場合、または期限に間に合わなかった場合、それは「制作側の責任」とされますが、本当にそうでしょうか?

生産スタッフをどのようにサポートしていますか? 彼らが何をすべきかを確実に理解できるように、必要なツールやシステムを提供していますか? それとも、部族の知識や他の従業員に頼ってスタッフを指導、トレーニングしていますか?

これは、自動化されたワークフローが役立つ領域です。多くの製造ジョブでは、オペレーターやスタッフが設定を変更したり、用紙を 180 度回転させて上下逆さまにしたり、めったに使用されず忘れられがちな封筒や用紙を選択したりする必要があります。

解決策: 仕事の 1 つとそれに関連する部族の知識要件が問題を引き起こしていることがわかった場合は、「1 回限り」の作業を排除できるワークフロー ツールの追加を検討してください。ソフトウェアを使用して用紙を回転させ、事前印刷された用紙の 1 つをフルカラー印刷に移行して問題を排除しますが、最も重要なのは、課題を文書化し、管理チームが問題を所有し、従業員を支援するために解決していることを確認することです。

長年にわたり、私は何百人もの製造スタッフと話をしてきました。その中には何十年も勤めている人もいれば、まったくの新人スタッフもいますが、多くの従業員が知っていることの 1 つは、何を改善できるかということです。少し前にフォードの工場を見学したときのことを思い出します。工場見学では、変更についてスタッフに耳を傾け、従業員のフィードバックを通じて製造プロセスを改善することについて話していました。

これはいつも興味深いことです。なぜなら、私は業界の専門家として多くのことを知っているつもりですが、毎日この作業を行っている人の方が私よりもプロセスについて詳しいことは間違いありません。ほとんど手間がかからない簡単な質問は、スタッフ全員に「変更を検討してほしい点は何ですか?」と尋ねることです。その答えに驚くかもしれません。古い機器かもしれませんし、書類処理かもしれませんし、他のスタッフが頻繁に更新を要求していることかもしれません。

聞くのにほとんど時間はかかりませんが、時には生産効率に大きな違いをもたらし、士気の向上に大きく貢献することがあります。

機器は取得または廃止することができ、書類手続きは ADF (Automated Document Factory) またはワークフロー ソフトウェア ツールを使用して簡単に自動化できますが、多くの場合、問い合わせなければ問題に気付かないことがあります。

生産現場の従業員にとっての最新の課題の 2 つは、エンゲージメントを確立することと成果を確認することです。これらの問題は、多くの生産業務の管理者にとってはかなり新しいものです。テクノロジーが進化するにつれて、人々の集中力の持続時間は短くなっているようです。

10 代の若者が 30 分間のテレビ番組を見る代わりに、ミレニアル世代は 30 秒の TikTok 動画をざっと見たり、真剣に取り組む場合は 8 ～ 10 分間の YouTube ブログを見たりしています。年々注意力が散漫になっている従業員に対して、細部にまで常に注意を払う必要がある制作業務をどのように維持すればよいでしょうか。その答えは、自動化とアラート、テキスト アラート、電子メール アラート、そして、分散したテクノロジーを統合して調和のとれた完全に自動化されたワークフローにまとめ、従業員の関心を維持するグラフィカル ダッシュボードを備えた制作ワークフロー ソリューションです。

達成は、おそらく別の話です… 多くの人は、自分よりも大きな何かの一部になりたいと思っています。自分のしていることを信じ、気にかけたいと思っていますが、多くの場合、生産、印刷、郵送は魅力的でも価値あるものでもないと考えられています。重要なコミュニケーションがなぜ価値があるのか、それがどのように人々の生活に情報を提供し、届け、豊かにするのかを説明することが重要だと私は気づきました。手紙は単なる手紙だと考えることが多すぎます。しかし、郵便でグリーンカードを受け取るのは素晴らしい気分です。初めての住宅ローンや大学入学許可を得るのも同様です。それは何かに向かって努力していることを意味し、多くの場合、郵便は人々を人生の次の段階に導くメカニズムです。

したがって、スタッフと一緒に座って、彼らが何に関わっているかを説明し、彼らが日々人々の生活をより良くしていることを理解していることを確認してください。

2022 年は、生産業務を組織、そして何よりも従業員の利益と一致させる年です。そのため、時間をかけて、スタッフの生産性を高めるためにどのようなソフトウェアとハードウェアが役立つかを検討してください。テクノロジーを使用してエラーを減らし、スタッフが自分の仕事に真剣に取り組むようにスタッフに重点を置きましょう。