ワークフローの背後にある作業

顧客とのコミュニケーションで起こっている大きなトレンドを裏付ける共通のテーマは、出力生成ワークフローです。

プロセスの自動化とワークフローは、オムニチャネル コミュニケーションとフルカラー インクジェット ドキュメント制作の成功に不可欠です。ワークフローは、規制遵守を達成する上で重要な役割を果たすため、アウトソーシング戦略の一部にする必要があります。また、合併や買収により、複数サイトの管理が優先されるようになり、正確で信頼性の高いワークフロー プロセスも求められています。

ドキュメント運用施設では、ワークフローを全面的に見直したり実装したりする際に、克服すべきいくつかのハードルに直面します。

知識の伝達 – 知識のサイロは、あらゆる大規模組織に存在します。多くの工場では、ジョブの設定、品質管理、警告、効率に関する重要な情報が、主要な従業員の頭の中にしか存在しません。人員の変更や突然の増加により、組織が経験豊富な個人の知識に依存していたためにスムーズに実行されていた生産が中断される可能性があります。ドキュメントは更新され、すべての関係する従業員が利用できるようにする必要があります。

標準化と標準化 – 組織は、印刷物やデジタル出力を作成するためにさまざまな方法を選択できます。企業が新しいテクノロジーによって効率化を図ろうとする場合、多様なプロセスはスムーズな移行を妨げます。各ジョブ ステップ セットを手動で検査し、すべてのジョブに機能する共通のフレームワークを開発するには、熟練したリソースが必要になる場合があります。組織は、ワークフロー改善におけるこの分析とスコープ設定のフェーズに十分な時間を割り当てる必要があります。

自動化 – 共通の自動化プラットフォームを選択するには、慎重な比較、調査、テストが必要です。多くの組織は複数の自動化ソリューションに投資しており、その結果、作業は複数のソフトウェア ツールの制御下で実行されています。すべての生産ジョブを 1 つの自動化プラットフォームで実行するように統合するには、生産の中断を避けるために段階的な移行が必要になる場合があります。

統合 – ほとんどの印刷生産施設には、さまざまなベンダーの機器とソフトウェアがあります。「取り換え」アプローチが常に正しいわけではないことを認識することが重要です。ワークフロー プラットフォームは統合プラットフォームでもある必要があります。これにより、組織は元の投資に対してより大きな利益を得ることができます。

ドキュメント操作の目標を達成するには、生データと印刷ファイルを準備するための信頼性の高いバックグラウンド ソフトウェアが必要です。これらの重要なシステムにより、作業が 1 つのステップから次のステップへとシームレスに進むことが保証されます。考慮すべき問題は次のとおりです。

• 企業は、特定のプリンター用に作成された従来の印刷ファイルを、最新のインクジェット デバイスで取り込める印刷言語に変換する必要があります。
• 事前に印刷されたシェルは、インライン フォームに置き換える必要があります。
• モノクロ印刷はカラーに変換する必要があります。
• 単一のソースからマルチチャネル出力を可能にするには、ドキュメント ストリームを顧客のチャネル設定に従って分割する必要があります。
• 名前と住所のブロックは、標準の送信用封筒のウィンドウに合わせて再配置する必要があります。
• ドキュメントの整合性とアイテム追跡の責任を有効にするには、インサータ制御ファイルを作成する必要があります。

ワークフローの裏では多くの作業が行われている

プロセス自動化は、すべてのデータと操作が同じである場合に最も効果的です。ほとんどの組織では、データとドキュメントはさまざまな部門、子会社、または外部ソースから取得され、同一であることはほとんどありません。組織が新しい作業を追加すると、形式とデザインの組み合わせが変化するため、標準化は困難です。既存のジョブのモデルに適合しない新しいアプリケーションを導入すると、カスタム ソリューションが必要になる可能性があり、問題がさらに複雑になります。

この問題に対処する最善の方法は、ワークフロー内の戦略的な場所にテクノロジを適用することです。これらのテクノロジは、さまざまなデータと形式のコレクションを変更および標準化し、ワークフロー ソリューションによって簡単に管理できる合理化されたプロセスを実現します。

Crawford Technologiesの製品は、ドキュメントオペレーションが、企業や顧客の望む結果を生み出すことを可能にします。当社のソフトウェアは、インサーターコントロールマークの更新から、印刷効率のためのデータの最適化、アーカイブインデックスの作成、ドキュメントの整合性の維持、複数チャンネルへのメッセージ配信まで、あらゆる種類の調整や変換を容易にします。

新しいワークフロー・ソリューションを購入することが答えのすべてではありません。Crawford Technologiesは、あらゆるプロセス自動化ワークフローをよりスムーズかつ効率的に実行します。私たちは、ワークフローの背後にある作業を行います。

詳細については、ビジネス プロセス最適化 (BPO) によって、すべての操作の完全なエンドツーエンドのビューを提供しながら、プロセスを標準化し、効率を改善し、手動介入を排除し、エラーを削減する方法を説明した最近のウェビナーの録画をご覧ください。