データセキュリティのステップが抜けています

セキュリティマガジンによると、1日あたり2,200件以上のサイバー攻撃が発生しているそうです。 細かく分けると、39 秒ごとに 1 回の攻撃に相当します。

毎日、新たなハッキングやハッキングの試みのニュースが流れてきます。そのため、あなたの会社では、コンピュータ システムの侵入防止を優先しているかもしれません。デジタル セキュリティを約束するツールに投資し、それを実装すれば万全だと考えています。機密データを不正アクセスから保護するために必要なすべての手順を踏んでいます。しかし、何か見落としていたらどうしますか?

印刷データのセキュリティギャップ

保護されたサーバー上に存在し、通常は社内に留められている生データについては、おそらく保護されているでしょう。また、このデータが社外に持ち出されたとしても、暗号化ポリシーにより、紛失または盗難にあった場合にアクセスが阻止されます。しかし、これらの手順をすべて実施していても、企業は重要な領域である印刷データを見落としがちです。このデータは、多くの場合、セキュリティが不十分なまま、常にオフサイトの生産施設に送られています。

サードパーティの制作パートナーに送信する可能性のある印刷ファイルについて考えてみましょう。そこにはどのような個人情報 (PPI) や個人健康情報 (PHI) が含まれているでしょうか? 口座番号や医療処置の説明が含まれているかもしれません。銀行口座の取引や個人の電話番号が記載されている可能性もあります。種類に関係なく、印刷データによるプライバシー侵害は、オンラインやニュースで耳にする事件と同じくらい深刻になる可能性があります。

印刷データの侵害はどこで発生しますか?

侵害を回避するための最初のステップは、潜在的な問題を認識することです。私たちはそれを行ってきました。次は、侵害が発生する可能性がある場所を特定して、侵害が発生する前に阻止する必要があります。印刷イメージ ファイルは、いくつかの操作とプロセスを経ます。一般的な操作とプロセスは次のとおりです。

• ファイルの結合と分割、
• 郵便処理、
• 文書の再フォーマット、
• 世帯、
• 出力チャンネルの分割、および
• アーカイブ。

印刷データに対する最大のリスクは、通常、これらの操作手順の間にあります。これは、企業データベースに保存されている情報とは異なり、印刷ファイルは一時的なものであるためです。これは、セキュリティを重視する組織がこの種類のデータを見落としている理由も説明できます。

会社でこの種の文書をどのように扱っているか、もう一度考えてみてください。印刷後すぐに文書がアーカイブされ、忘れ去られることは珍しくありません。また、すぐに必要ではなくなったとしても、犯罪者にとっては莫大な価値がある可能性があります。犯罪者はその情報を、個人情報の盗難、フィッシング詐欺、保険金詐欺などに利用する可能性があります。

印刷データを保護する方法

漏洩リスクを抑えるには、印刷ファイルと一緒に移動するデータ保護が必要です。これにより、不正アクセスを防ぎながら、スムーズで効率的なワークフローを実現できます。これを実現するツールを使用すると、データが直接管理されなくなった後でも、規制 (HIPAA や PCI など) に準拠できます。高度な暗号化により、ドキュメント作成時のセキュリティ ギャップに対処できます。こうすることで、適切に生成されたパスワードを持つユーザーだけがドキュメントのロックを解除できます。

Crawford TechnologiesのPRO Lockdownはそのようなツールの一つである。データの各ページを個別に暗号化することができる。組織がどのようにレコードを分割・分離しても、暗号化はそのまま維持されます。また、処理を終えたファイルは、ドキュメント・アーカイブ内でも暗号化されたままです。そのため、保存された文書も安全です。

PRO Lockdownと印刷データのセキュリティについてもっとお知りになりたいですか？当社の最近のウェビナー –ドキュメントセキュリティ– をご覧ください：出力プロダクションワークフローのギャップに対処しましょう。