無視されがちなセキュリティギャップを解消しましたか?
ハッキング事件が大々的に報道されたため、コンピュータ...
パンデミックによって日常生活が変化する中、組織は業務の混乱を最小限に抑え、従業員の安全を確保するため、在宅勤務 (WFH) のポリシーと手順を促進するデジタル変革イニシアチブの導入を急いでいます。しかし、デジタルイニシアチブの導入を急ぐあまり、重要な紙ベースのプロセスが見落とされたのでしょうか。物理的に郵送する必要のあるアドホックまたは小ロットの通信の量はどのように処理されたのでしょうか。
ほとんどの場合、雇用主は在宅勤務の従業員に、文書の作成、印刷、郵送に必要なテクノロジーと資材を提供していました。これにより当面のニーズは解決されましたが、アドホック/小ロットの文書に関連するいくつかの問題が明らかになりました。従業員は、この文書の処理の煩わしさと生産性の低下に苦しみ、雇用主はリモート従業員のプロビジョニングと払い戻しに追加のコストを負担し、おそらく最も懸念される問題であるセキュリティとコンプライアンス違反のリスクの増大に直面しました。これは最近の調査に基づいて最も明らかになっています。
- IT意思決定者の39%が従業員所有のプリンターを潜在的なセキュリティリスクとみなしている
- CISO の 80% が最も懸念しているのは、家庭での印刷によるセキュリティ侵害です。
- 2020年後半、米国で調査された組織の74％が安全でない印刷方法によるデータ損失を経験しました。
- データ侵害1件あたりの平均コスト: 130万ドル（米国では160万ドル、欧州では100万ドル）
オフィスへの復帰日を延期したり、従業員を恒久的にリモート ポジションへ移行する計画を立てている企業が増える中、在宅勤務が定着するだけでなく、印刷も定着するでしょう。同じ調査によると、IT 意思決定者の 73% が、自宅での印刷が増えると予想しています。デジタル イニシアチブを導入することが重要だったように、今こそ、紙ベースの通信の煩わしさを解消し、コストを削減し、コンプライアンスを確保するハイブリッド メール ソリューションを検討するときです。
ハイブリッド メール ソリューションを使用すると、アドホック/小ロットの通信をリモート デスクトップから生成し、仮想「プリンター」にデジタルで「印刷」できます。その後、集中化された生産印刷設備とプロセスを活用して、物理的なメールまたは電子配信による印刷とフルフィルメントを自動化します。これにより、リモート/WFH 従業員は通信を生成するだけで済み、生産印刷およびメール操作によって、印刷、挿入、配信という重労働が実行されます。
リモート/在宅勤務従業員の煩わしさを解消
従業員は、郵便局に文書を作成して届ける手間をかけずに、すぐに利益を得ることができます。必要な文書をどこからでも「仮想プリンター」に送信するだけで完了です。印刷、手動挿入、郵便局への往復による生産性の低下はもうありません。これは、従業員にとってまさに「簡単なボタン」です。
すべてのアドホック/小バッチ通信の正確性とコンプライアンスを確保
適切なソリューションを設定して通信がブランドに準拠していることを保証できるだけでなく、必要な添付ファイルや挿入物が追加され、リリース日が指定され、文書がアーカイブされ、文書が制作に提出される前に必要な承認が取得されるようにルールを設定することもできます。すべての文書のステータスは制作プロセス全体を通じて安全に追跡され、監査目的で郵送の証拠を提供します。
コストを削減
ハイブリッド メール ソリューションにより、デスクトップ/MFP プリンタ、消耗品、フォーム、郵便料金、時間など、臨時の通信を個別に印刷して郵送する際に通常発生する隠れたコストがなくなります。集中化された生産施設を活用することで、処理効率が向上し、郵便割引が最大化され、コンプライアンス監査コストが最小限に抑えられます。
アドホック/スモールバッチ通信のための “イージーボタン “をチェックする準備ができている場合、クロフォードテクノロジーズは最近、独自のハイブリッドメールソリューションを導入しました、 スマート・メールハブ.Smart MailHubは、遠隔地にいる従業員やWFHスタッフが、プロダクションプリント工場で印刷・郵送する文書を安全に送信できるようにします。これは、企業がアドホックな小ロットのビジネス文書を可視化し、管理するための理想的なソリューションです。チェックアウト スマートメールハブデモをご希望の方はお電話でお問い合わせください。
2020年12月22日
