エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) 移行のための 4 ステップ メソッド

従来のコンテンツ管理のアーカイブが、あなたとあなたのビジネスの妨げになっている可能性があります。 おそらく、このことはご存知でしょう。しかし、この問題を解決する方法についてはご存じないかもしれません。幸い、解決策はあります。私たちはこれを STEP 移行方法論と呼んでいます。

従来のコンテンツ管理のアーカイブが、あなたとあなたのビジネスの妨げになっている可能性があります。 このことはおそらくご存じだろう。しかし、あなたが知らないのは、この問題を解決する方法かもしれない。幸い、解決策はある。私たちはそれをSTEPマイグレーション手法と呼んでいます。

このプロセスは 4 つの主要なステップから構成されます。各ステップは 3 つのセクションに分かれています。説明しましょう:

1. 範囲

まず、ECM 移行プロジェクト全体の範囲を定める必要があります。理想的には、CrawfordTech のような信頼できるパートナーと一緒にこれを行います。ここでの目標は、強固な基盤を構築することです。これは 3 つの段階で行います。

A) 評価:すべての変数を確認します。エンド ユーザー環境を文書化します。主要な関係者を特定します。現在のすべてのアプリケーションとワークフローを評価します。使用中のシステムと、使用可能だが使用されていないシステムの両方を含む、すべてのシステムとビジネス アプリケーションの統合ポイントを特定します。

B) 特定:主要な指標に焦点を絞ります。弱点や改善の機会を探します。タイムラインを提案し、プロジェクト チームに誰が参加すべきかを決定します。目指す成果を述べて、何を目指して取り組んでいるのかを正確に把握します。

C) 計画:高レベルの設計ソリューションの草案を作成します。ここでプロジェクトを計画し、作業内容を明確にします。これらの計画は、ステップ 2 に進むためのパイロットまたは概念実証として機能します。

2. テスト

このステップでは、計画が機能することを確認することがすべてです。ステップ 1 と同様に、これは 3 つのサブセクションに分かれています。

A) パイロット:ここでステップ 1 は終了です。ここで概念実証をテストし、仮定を検証する必要があります。

B) 分析:テストしながらすべてを追跡します。精度、監査可能性、データ出力を測定します。ここで得られる情報が多いほど、計画をより適切に最適化できます。

C) 調整:テストで学んだことを適用して、設定した目標を達成します。必要に応じて、ここで作業指示書を変更できます。これには、プロジェクト計画、マイルストーンなどが含まれます。

3. 抽出

方法論の半分が終わりました。この 3 番目のステップでは、デジタル アーカイブの変換に向けて作業を進めていきます。お察しのとおり、これを 3 つのタスクに分割します。

A) 抽出:情報を準備する必要があります。つまり、ソース ファイルからメタデータを取得し、ソース システムからドキュメント ファイルを取得します。

B) 変換:ここでは、データを正規化し、必要に応じてドキュメント ファイルの種類を変換します。さらに、メタデータが宛先システムに適した形式であることを確認します。

C) 監査:整理された状態を保ちます。ソース システムから取得したすべてのドキュメントとそれに関連するメタデータのレジストリを作成します。これにより、新しいシステムにロードされたデータと比較し、監査することができます。

4. 生産する

この最後のステップでは、すべてをまとめてコンテンツ管理の移行を完了します。一貫性を保つために、3 つのフェーズに分けて実行します。

A) インデックス:ソース システムから抽出したメタデータを宛先システムに適用します。

B) ロード:抽出された（場合によっては変換された）ドキュメントをソース システムから宛先システムに移動します。

C) 検証:手順 3 で作成した監査レジストリに対して負荷統計を監査/比較します。

以上です。とはいえ、これは少し技術的に聞こえるかもしれません。幸い、適切なパートナーがいれば、もっと簡単です。この方法論を実際にご覧になりたい方は、当社の今後のウェビナー「ペタバイト規模のデータを含むレガシー コンテンツ システムの移行の課題を克服する」にご参加ください。

企業のコンテンツ統合の取り組みを阻む一般的な課題について検討します。さらに、この方法論を詳しく説明し、顧客事例の紹介も行います。時代遅れのコンテンツ システムが足かせになるのはやめましょう。

2023 年 3 月 1 日午後 1 時 (東部標準時) に開催されるウェビナーにこちらから登録できます。