アーカイブを理解する: ストレージ要件、パート 2

アーカイブストレージ

この Advanced Function Presentation (AFP) に関するテクニカル シリーズの前回の記事「アーカイブの理解: ストレージ要件、パート 1」では、顧客通信アーカイブ内のデータ タイプについて説明しました。今回は、長期アーカイブに使用できるストレージおよび取得オプションについて説明します。

顧客コミュニケーション アーカイブ内のドキュメントは静的であるため、ビジネス プロセスの標準的な部分として更新されなくなります。一部は Web ポータルを通じて社内および社外の顧客によってアクセスされ、一部は監査やコンプライアンスの目的で取得されますが、顧客コミュニケーションの大部分は二度と参照されることはありません。

ドキュメントを生成した作成ツールまたは基幹業務システムに応じて、ドキュメントは個別に独自のファイル (バースト) に保存することも、より大きなファイルの一部として (非バースト) 保存することもできます。

バーストモード

このタイプのストレージ技術では、各通信はそれぞれ独立したドキュメントとしてアーカイブされます。PDF または PDF/A は最も一般的に使用される形式で、バースト モードで保存された各ドキュメントは個別のエンティティとして管理されます。この技術では、フォントとリソース データが各ドキュメントに複製されるため、ストレージのオーバーヘッドが大きく、必要な量はケースごとに異なります。

幸いなことに、文書が暗号化されていない場合は、ストレージ要件を 80% 以上削減する手法が存在します。

非バーストモード

非バースト モードでは、ファイルは 1 セットのリソースで保存されますが、複数のドキュメントが含まれます。各ドキュメントは、ファイル内で識別できるようにページ番号でインデックス付けされます。一般的な Advanced Function Presentation (AFP) ファイルには、1 セットのリソースと数千のドキュメントが含まれます。この構造のファイルを作成するのは、思ったほど難しくありません。特に、多くのドキュメント構成システムでは、印刷ファイルなどを作成するために、この方法がデフォルトで実装されているためです。

追加ツール

すでにリソースを含んでいる個々のファイルについては、PRO Concatenatorのようなツールは、ファイルが結合されてアーカイブにロードされるときに、重複するリソースを識別して削除することができます。これらのツールは、アーカイブ全体の共通性をチェックする他のソリューションに加えて使用することができ、リソースの単一のコピーのみが保持されるようにします。

次に、検索ソフトウェアは、ユーザーに提示する前に、リソースと個々のドキュメント ページを再結合します。これらのドキュメントには、リソースの独自のコピー (PDF/A) を含めることができ、アーカイブの整合性を損なうことなく、たとえばデジタル署名を付けることができます。

機会

ファイルの作成時やアーカイブへのロード時に利用できるストレージ、圧縮、および取得の手法を理解することで、重要なビジネス上の決定を下すことができます。これには、従来のプラットフォームからドキュメントを移動すること、コストがかかり保守が難しいシステムを IT インフラストラクチャから排除すること、移行中にストレージを節約することなどが含まれます。その他のオプションには、トランザクション ドキュメントにトランスプロモーション メッセージングを追加することや、ストレージ フットプリントを管理および保守しながらアクセス可能なドキュメントを作成することなどがあります。

次回は、動的ドキュメント検索と、これが顧客コミュニケーション アーカイブをどのように使用するかについて説明します。