アーカイブの検討: 効率的な HVTO ストレージの要件

大量トランザクション出力 (HVTO) 業界におけるワークフローは、生産のさまざまな側面を網羅する用語です。各顧客とのコミュニケーションの構成から配信、保管に至るまで、ワークフローは生産環境と本質的に結びついています。

つまり、ワークフローとそれを会社がどのように定義するかは、印刷、郵送、アーカイブ業務にとって極めて重要です。また、ワークフロー テクノロジー ベンダーとの関係も同様に重要になります。ただし、一歩下がって現在のワークフロー、現在のツールのパフォーマンス、継続的なコストを確認し、「もっと改善できることはないか」と自問する必要がある場合もあります。

会社のビジネス ポリシーと規制コンプライアンス要件を満たすために必要なパフォーマンスと機能を得ていますか?

Crawford Technologiesでは、HVTO業界の企業に対し、ワークフローの印刷・メール部分だけでなく、アーカイブ戦略についてもコンサルティングを行っている。これらの戦略には、既存のECMへのアーカイブ、ECMの買収、またはスタンドアロンのアーカイブシステムの必要性などが含まれます。私たちは、現在のワークフローツールセット、アーカイブ戦略、ベンダーとの関係を評価する際に、企業が考慮すべきいくつかのアーカイブに関する考慮事項があることを発見しました。これらの考慮事項には以下が含まれる：

• ドキュメントのインデックス作成機能
• 新しいアーカイブ文書形式
• ネイティブ印刷ファイルストレージ機能
• 柔軟なストレージモデルの有効化
• 新しいECMテクノロジーの有効化
• スケーラビリティ
• ストレージフットプリントの削減

なぜこれらが重要なのでしょうか? 現在のワークフロー パフォーマンスとツールセットを評価する際に、組織が現在必要としている機能を備えていることを確認することは非常に重要です。継続的な経費を削減し、長時間のダウンタイムを回避しながら、市場に合わせて変化し、ワークフローの要件に適応する能力が必要です。

上記の考慮事項は、当社のお客様にとって最優先事項であり、貴社にとっても同様に重要である可能性があります。これらの考慮事項が、インプラント プロバイダーと印刷サービス プロバイダーの両方に「アーカイブおよびワークフロー ツールやプロセスを変更する必要があるか」という質問を検討させる理由を見てみましょう。

上記のリストをもう一度見て、現在のワークフローの機能とパフォーマンスをどのように評価するか自問してください。まず、ドキュメントのインデックス作成機能から始めます。これは、より広範で詳細なドキュメントのインデックス作成要件を満たすために、ドキュメントから抽出される内容を拡張する必要性として定義されます。これには、ドキュメントのアーカイブをより包括的にするために、ドキュメントからメタデータを抽出することが含まれます。現在のツールセットの機能が不足しているため、今日のワークフローでは利用可能なすべてのデータが使用されていないことがよくあります。

アーカイブされる形式も、現在多くのお客様が課題を抱えている問題であり、アーカイブ形式が話題になっています。PDF/A は、取引文書や顧客とのコミュニケーション文書の長期アーカイブに検討されているファイル形式の 1 つにすぎません。そこで問題になるのは、現在すでに導入されているプロセスを使用して PDF/A (またはその他の形式) を変換し、アーカイブ環境にロードできるかどうかです。できない場合は、保持およびアーカイブ戦略において重大な問題となる可能性があり、将来的に検討する必要があります。

ファイル形式について言えば、トランザクション ドキュメント業界では、アーキテクチャの強さと印刷ストリームの豊富さから、多くの企業が AFP を印刷しています。規制遵守のため、印刷されたファイルの正確なコピーを一定期間保存する必要があるため、AFP などのネイティブ ファイル形式のアーカイブはますます重要になっています。

多くのワークフローでは、ECM またはスタンドアロン アーカイブ システムに AFP をネイティブに保持することはできません。このため、通常は、アーカイブに保存するためにファイルを別のアーカイブ ファイル形式に変換する変換が使用されます。問題は、ネイティブ印刷ファイル内に格納されているすべての追加メタデータが失われることが多く、重要なメタデータを含む印刷ファイルを元の送信時とまったく同じ状態で再作成することが困難 (場合によっては不可能) になることです。

リストを見ていくと、当然のことながら、アーカイブ内のストレージ モデルとデータ フットプリントについての話が始まります。どちらも、効率的な ECM システムとアーカイブ戦略の運用に不可欠です。単一の顧客レコードのアーカイブからアイテムをアーカイブ、取得、さらには削除するために、柔軟なストレージ モデルがますます必要になっています。

エンド カスタマーが別のサプライヤと取引関係を移行し、そのデータが漏洩するのを防ぐために、すべての個人情報、機密情報、および機密性の高いデータをアーカイブから削除して破棄しなければならないという規制要件が課せられた状況を考えてみましょう。現在、インデックス作成機能と検索機能を使用してアーカイブにアクセスし、単一の顧客データを検索して削除できますか。できない場合は、これはコンプライアンスに関する考慮事項であり、組織内でさらに評価する必要がある可能性があります。

ストレージとストレージのコストという概念に戻ると、「ディスクは安い」というよく言われる言葉があります。ディスク ストレージのコストは劇的に下がっていますが、大量の顧客ドキュメントを保存する場合、この分野でのコストは依然として大きな総支出になります。今日では、特に適切なアーカイブ ツールがあれば、データを最適化して以前よりも小さなファイル サイズで保存できます。
ファイル サイズが小さいほど、全体的なディスク ストレージ要件と必要な冗長性をすべて削減する速度でデータを保存できます。ここで重要な考慮事項は、データが可能な限り小さなファイル パッケージに保存されているかどうか、または必要以上に大きいファイルを保存することで効率とコスト削減が失われているかどうかです。

現在最も重視されている最後の 2 つの考慮事項は、新しい ECM およびアーカイブ テクノロジのサポートと拡張性です。ECM およびアーカイブ業界は、印刷業界と同様に、常に進化しています。ECM システムおよびスタンドアロン アーカイブ システムに新しい機能セットが登場すると、組織は現在のワークフローとツールでそれらを活用できるでしょうか。

競争で優位に立ち、最高のカスタマー サービス エクスペリエンスをリードするには、テクノロジの変化に迅速に適応できることが重要です。ワークフローとアーカイブ環境の設定が原因で新しい機能を活用できない場合は、現在のツールを使い続けるか、より機能性の高いツールに変更するかを決定する際に、この点も考慮する必要があります。次に、スケーラビリティがあります。柔軟なストレージ モデルや、前述の保持と破棄のコンプライアンスの問題を考えるとき、コンテンツを必要な場所にすばやく移動することが重要です。現在使用しているツールはスケーラブルですか?

コンテンツをアーカイブ システムにロードし、負荷分散や柔軟なストレージ モデルなどの効率性を活用するために必要なパフォーマンスを達成できない場合は、この要件を検討対象に加える良いタイミングかもしれません。スケーラビリティによって得られる効率性とコスト削減は、非常に大きなものになる可能性があります。

もちろん、これは氷山の一角にすぎません。さらに詳しく知りたい場合は、変換、ワークフロー、アーカイブ環境の活用方法を紹介する無料のウェビナーの再生をご覧ください。ECM とアーカイブ環境を次のレベルに引き上げるために、「切り替えますか、それとも戦うか」をお考えですか?