EAAを読み解く – 欧州アクセシビリティ法：EUウェブアクセシビリティ基準への戦略的ガイド
欧州アクセシビリティ法（EAA）は、欧州連合（EU）全域の障害者が製品やサービスをより利用しやすくするための画期的な法律である。本レポートでは、EAAの目的、範囲、影響、メリットなど、EAAの概要を紹介する。 欧州アクセシビリティ法とは？...
より短時間でより多くの郵便物を処理したいですか? より高速な郵便物挿入装置に投資する必要はないかもしれません。既存の装置が満足に動作している場合、文書運用管理者は、挿入装置をより頻繁に動作させるという 1 つの単純な目標に集中することで、既存の機械から生産性の向上を引き出すことができます。
インサータがメールを処理する時間を増やす戦略は、生産現場のレイアウト、資材の取り扱い、廃棄物処理、文書のデザインなど、ワークフローの多くの領域で変更を引き起こす可能性があります。生産性向上の最適な機会は、組織ごとに異なります。
ほぼすべての文書処理操作においてメールの生産性を確実に向上させる 3 つの領域を次に示します。
封筒の枚数を減らし、ページ数を減らす
郵送作業で、以前は別々の封筒に送られていた 2 つ以上の文書を挿入できると、効率が向上します。封筒に入れるページ数を減らすと、スループットも向上します。この結果を達成するには、さまざまな方法があります。
- 世帯化戦略では、複数のジョブのすべてのページを単純に結合し、同じ住所宛てのページを結合することができる。文書処理オペレーション部門は、Crawford TechnologiesのOperations Expressのような文書リエンジニアリングソフトウェアを使って、このタスクを達成することができます。このソフトウェアは、ページの照合、ページ番号の変更、メーリングマシンのバーコードとコントロールファイルの更新を行い、ITリソースを必要としません。ページ数を減らすことで、給紙、集積、折りのページ数が減り、挿入効率が向上します。ページ数の削減は、印刷工程でのボーナス生産性の向上と、用紙、インク、メンテナンスのコスト削減を生み出します！
- 余白の効率的な利用、余白の縮小、両面印刷、一般的な定型文をデータ駆動型の変数に変えることで、処理するページ数をすべて減らすことができる。ページ数が減ることで、処理に時間がかかるフラットや6×9封筒で郵送される一部のアカウントは、より迅速なレター挿入生産ラインに移行できます。トランザクション文書の作成者は、Operations Expressを使用して文書を再フォーマットし、より少ないページ数でより多くのデータを得ることができます。
- 米国では、米国郵政公社がファーストクラス レターの重量制限を 3.5 オンスに引き上げました。つまり、文書処理部門は、以前は別個のジョブとして実行されていた年間プライバシー通知などの文書を、郵便料金の増加なしに請求書や明細書などの通常業務に挿入できます。挿入容量は、スタンドアロン ジョブがなくなると回復します。
より大きな仕事を作る
挿入ステップで生産性を最も低下させる要因の 1 つは、材料の荷降ろし、段ボールの移動、倉庫からの材料の取り出し、機械のセットアップ、バランス調整、ログ記録などの雑用でいっぱいのジョブ間の時間です。機械はシフトごとに 6 ～ 8 回、15 ～ 30 分間アイドル状態になることがよくあります。ジョブの実行時間を長くすると、1 日あたりの無駄なアイドル時間の数を減らすことができます。
- できるだけ多くの用途に共通の送信用封筒を選択してください。一部のショップでは二重窓の封筒を使用していますが、他のショップでは封入装置にインクジェット プリンターを接続して、さまざまな返信用住所やロゴをスプレー印刷しています。ドキュメント再エンジニアリング ソフトウェアを使用すると、標準封筒の窓の位置に合わせて住所ブロックの位置を変更したり、フォーマットを変更したりできるため、ドキュメント オペレーションでは小さなジョブをより効率的な作業単位に統合できます。
- データ駆動型のインサートをトランザクション ドキュメント ページに追加することで、事前印刷されたインサートの在庫を削減します。この戦略により、インサート フィーダーで材料を切り替えるための停止がなくなるため、スループットが向上します。
自動化！
郵便事業者は、ADF（Automated Document Factory）技術を郵便物の完全性という観点から考えているかもしれません。Crawford TechnologiesのPRO Production ManagerのようなADFシステムは、生産性にも貢献します。以下はその一例です：
- 自動バランス調整により、ジョブ終了時の手動調整が不要になり、ジョブ間のアイドル時間が短縮されます。
- ADF システムによる自動再印刷により、挿入詰まりが発生したときに、文書ページを調べたり、郵便物を手作業で組み立てたりする時間のかかる作業が不要になります。ADF システムは未完了の部分を記録し、再印刷のスケジュールを設定します。機器のオペレーターは、損傷した材料を取り除き、作業を続行するだけです。この戦略により、手作業による不一致のミスによって生じる不注意なプライバシー侵害も排除されます。
- インサータの最後で郵便物の完全性をチェックし、郵便物が不足している場合は機械を停止します。ADF により、オペレーターは二重送りなどの問題を発生時点で診断できます。このような機能がなければ、オペレーターや品質管理担当者はジョブ終了後に手動で郵便トレイを調べ、二重に詰められた封筒を探します。
適切なソフトウェアを使用すると、非効率的なワークフローを改善し、新品の高価な挿入機器を使用した場合と同じ生産性の向上を実現できます。文書、資料、またはワークフローの変更は、利益を減らさずに効率を高め、より多くのメールを作成する簡単な方法です。
6月 30, 2017
