すべての人のアクセシビリティを確保する: エンタープライズ ドキュメント アクセシビリティ プラットフォーム (EDAP) の重要な役割

デジタル化が進む今日の世界では、組織は、能力に関係なくすべてのユーザーが文書にアクセスできるようにする必要性がますます高まっています。これは社会的責任の問題であるだけでなく、多くの法域では法的要件でもあります。エンタープライズ ドキュメント アクセシビリティ プラットフォーム (EDAP) は、組織がこれらの課題に対処するのに役立つ強力なツールです。

エンタープライズ ドキュメント アクセシビリティ プラットフォームとは何ですか?

エンタープライズ ドキュメント アクセシビリティ プラットフォームは、エンタープライズ環境で顧客とのコミュニケーションをアクセスしやすく、準拠し、使用可能にするために必要なすべての重要なコンポーネントを網羅する包括的なソリューションです。アクセシビリティの課題にうまく対処するには、通常、組織を支援する一連のソフトウェア ツール、サービス、およびサポートが含まれます。

• コンテンツ アクセシビリティ。PDF や MS-Word ドキュメントを含む Web サイト、リポジトリ、アーカイブ上のコンテンツの検索、テスト、修正に役立ちます。
• 自動化されたドキュメント アクセシビリティ。トランザクション アプリケーションからアクセス可能なデジタル ドキュメントを作成するための自動化されたプロセスを提供する必要があります。
• すべてのドキュメント タイプのサポート: プラットフォームは、すべてのタイプのドキュメント (静的、トランザクション、ハイブリッド) へのアクセスをサポートする必要があります。
• 必要に応じてアウトソーシングします。プラットフォームでは、点字や拡大印刷などの代替形式の作成をアウトソーシングできるほか、複雑なドキュメントや大量のドキュメントの修復をアウトソーシングできる必要があります。

EDAPの利点

エンタープライズ ドキュメント アクセシビリティ プラットフォームを実装することによるメリットは数多くあり、その範囲は広範囲にわたります。たとえば、次のようなメリットがあります。

• 法的および規制上の罰則のリスクの軽減。公開文書を完全に準拠させることで、規制上の罰金や訴訟のリスクを軽減します。
• 顧客満足度の向上。アクセスしやすく使いやすいドキュメントにより、顧客満足度が向上します。
• 生産性の向上。市場投入までの時間が短縮され、重要な文書をより迅速に提供できるようになります。
• コスト削減。アクセス可能なすべてのドキュメント作成に単一のソリューションを使用し、重複作業を排除することでコスト削減を実現します。
• 予測可能なコスト。システムを将来に備えることで、長期的には予測可能なコストが保証されます。
• ブランドの評判の向上。ドキュメントのアクセシビリティに投資することで、組織は収益を向上させ、優秀な人材を引き付けて維持し、より前向きで生産性の高い職場環境を作り出すことができます。

EDAP の要件

エンタープライズ ドキュメント アクセシビリティ プラットフォームを実装する前に、組織の特定の要件を理解することが重要です。重要な考慮事項は次のとおりです。

• 100% 準拠。アクセシビリティ標準に 100% 準拠する必要があります。
• ドキュメント変換。 プラットフォームは、すべてのドキュメントをすべての読者が使用できるアクセス可能な形式に変換する必要があります。
• ドキュメント タイプ。通信に使用されるすべてのドキュメント タイプをサポートする必要があります。
• 将来への備え。進化するアクセシビリティ基準のサポートに尽力し、新しい基準へのシームレスな移行を提供すること。
• トランザクション ドキュメントのサポート。大量のアクセス可能なトランザクション ドキュメントを生成するための検証済みのソリューションを提供します。
• 静的ドキュメントのサポート。アクセス可能な静的ドキュメントを生成するための検証済みのソリューションを提供します。
• AI 機能。AI を使用してセットアップと継続的なコストを最小限に抑えます。
• オンプレミス、クラウドベース、サービス、またはこれらのオプションの融合など、さまざまなソリューションを提供します。

取引文書の固有の要件

トランザクション ドキュメントとは、請求書、明細書、インボイスなど、組織のシステムによって自動的に生成されるドキュメントです。これらのドキュメントは、複雑な書式設定と動的な性質のため、アクセス可能にすることが特に難しい場合があります。EDAP には、トランザクション ドキュメントを処理するための次の機能が必要です。

• リクエストに応じたリアルタイムの修復。リクエストに応じた修復とバッチ処理を提供する機能。
• 履歴文書の取り扱い。前日文書と履歴文書の両方を取り扱う機能。
• 効率的な修復。 データの検証、変換、拡充など、大量のデータを効率的に処理する機能。
• ルールベースのテンプレート。大量のデータを処理するためのルールベースのテンプレート作成による合理化されたワークフロー。
• WCAG、PDF/UA、HHS コンプライアンス。あらゆるトランザクションおよび静的ワークフローで完全なコンプライアンスを実現する機能。
• コンプライアンス テスト。コンプライアンスを確保するために生成されたすべてのアクセス可能なドキュメントを自動的にテストおよび検証する機能。

静的ドキュメントの固有の要件

静的ドキュメントとは、パンフレット、レポート、プレゼンテーションなど、手動で作成されるドキュメントです。これらのドキュメントは、さまざまなツールやテクニックを使用してアクセス可能にすることができます。EDAP には、静的ドキュメントを処理するための次の機能が必要です。

• ウェブサイトのスキャン。ウェブサイトをスキャンして PDF および MS-Word ファイルを探し、コンプライアンスをテストする機能。
• AI を活用した修復。大量の PDF ファイルを処理するための、AI を活用した使いやすい修復ツールです。
• 修復のアウトソーシング。アクセスできないドキュメントのバックログがある場合に、修復をアウトソーシングする機能。
• ドキュメント リポジトリのスキャン。ドキュメント リポジトリをスキャンし、ドキュメントのアクセシビリティを検証する機能。
• LMS ドキュメントスキャン。 コンプライアンスを確保するために学習管理システム (LMS) 内のドキュメントをスキャンします。

AccessibilityNow®で要件を満たす

Crawford TechnologiesのAccessibilityNow®は、上記の要件をすべて満たす包括的なEDAPです。世界最大の組織の多くで使用されている実績のあるソリューションです。AccessibilityNow®には以下のコンポーネントが含まれています：

• AccessibilityNow®ソリューションCrawfordTechのドキュメント・アクセシビリティ・ソリューション。
• AccessibilityNow® Transactionalは、大量のトランザクション文書を修復します。
• AccessibilityNow® DocMDウェブアクセシビリティは、ウェブサイトのスキャンと修正を行います。
• AccessibilityNow® Transactionalは、トランザクション文書をアクセシブルなフォーマットに変換します。
• AccessibilityNow®.comセルフサービス・ポータルは、ユーザーがアドホック・ドキュメントをアップロードして改善するためのものです。
• トレーニング、コンサルティング、改善アウトソーシングのAccessibilityNow®サービス。

結論として、すべてのユーザーがドキュメントにアクセスできるようにすることに取り組んでいる組織にとって、EDAP は貴重な資産となり得ます。EDAP を実装することで、組織は法的および規制上の罰則のリスクを軽減し、顧客満足度を向上させ、生産性を高め、ブランドの評判を高めることができます。

Crawford TechnologiesのAccessibilityNow®は、文書アクセシビリティのあらゆるニーズに対応する包括的なEDAPです。

CrawfordTech の堅牢で包括的なソリューションの詳細については、 EDAP ページにアクセスし、2023 年 11 月 28 日午後 1 時 (東部標準時) に開催されるエンタープライズ ドキュメント アクセシビリティ プラットフォームに関するウェビナーに登録してください。