Una mancanza di risorse IT può avere un impatto significativo sulla capacità di un’azienda di operare in modo efficace ed efficiente. Il personale IT è necessario alle aziende per gestire le operazioni, comunicare con clienti e partner ed elaborare e analizzare i dati. Quando le aziende non hanno accesso a risorse IT sufficienti, possono affrontare una serie di sfide, rendendo difficile per le aziende comunicare e collaborare. Ciò può portare a ritardi, incomprensioni e produttività ridotta.
La manutenzione dei documenti è sempre stata in fondo alla lista delle priorità IT. Le aziende possono aspettare mesi affinché il reparto IT apporti semplici modifiche ai documenti esistenti. La pandemia, le grandi dimissioni e le tendenze alle dimissioni silenziose hanno peggiorato ulteriormente la situazione, rendendo più difficile reclutare e trattenere dipendenti IT di valore.
Invece di aspettare le risorse tecniche necessarie per modificare il software e cambiare i documenti, le aziende possono usare una soluzione di reingegnerizzazione dei documenti post-composizione. Questo software può consentire ai reparti utente di apportare le modifiche necessarie ai documenti in una volta sola, senza toccare il codice del computer originale. Le aziende non dovranno più aspettare che le loro richieste IT salgano in cima alla lista (il che potrebbe non avvenire mai).
Perché la gestione dei documenti è spesso trascurata dai reparti IT
La manutenzione dei documenti è sempre stata in fondo alla lista delle priorità IT. Non troverete alcun progetto di gestione dei documenti incluso nella lista delle massime priorità dei CIO per il 2023. I CIO hanno questioni più urgenti nelle loro agende.
La gestione dei documenti può essere essenziale per i reparti degli utenti Line of Business, ma le organizzazioni spesso relegano le richieste di manutenzione, che percepiscono come di basso valore, in secondo piano. I reparti IT sono solitamente concentrati su attività più complesse e critiche, come la sicurezza di rete, lo sviluppo software e l’analisi dei dati. Considerano la manutenzione dei documenti un compito di routine e banale che non dovrebbe sottrarre tempo ad altre iniziative IT aziendali.
Le percezioni IT sulla modifica dei documenti sono genuine. Modificare il codice legacy che crea i documenti può richiedere molto tempo e una notevole quantità di risorse. I reparti IT spesso non hanno la larghezza di banda per gestire le richieste di manutenzione dei documenti in tempo, soprattutto se hanno a che fare con altre attività ad alta priorità. Di conseguenza, le richieste di manutenzione dei documenti possono essere deprioritizzate o ritardate, causando frustrazione e inefficienze per l’azienda.
Anche l’età di alcuni software di generazione di documenti può essere un problema. I reparti IT potrebbero non avere le competenze o gli strumenti necessari per gestire in modo efficiente i documenti di un’organizzazione. Il software che crea i documenti è spesso vecchio e pieno di patch applicate nel corso degli anni. Nessuno vuole toccare il codice per paura di romperlo. I programmatori esperti in vecchi linguaggi di programmazione potrebbero essere andati in pensione da tempo, lasciando i reparti IT privi delle competenze e delle conoscenze necessarie per lavorare su sistemi di documenti legacy.
Reingegnerizzazione del documento di post-composizione
Come componente chiave nella suite software Enterprise Communications Processing (ECP) di un’organizzazione, il software di re-engineering dei documenti elimina molti degli ostacoli che impediscono alle organizzazioni di apportare modifiche utili a documenti critici, tra cui fatture, estratti conto, notifiche, corrispondenza e moduli di richiesta. Modificando i documenti dopo la loro stesura (spesso tramite software obsoleto), l’azienda evita il rischio di conseguenze indesiderate derivanti dalla modifica del codice legacy.
I membri dello staff della linea aziendale o altri membri dell’azienda possono spesso eseguire la reingegnerizzazione dei documenti. Gli specialisti IT potrebbero non essere necessari. L’ultimo software di mappatura dei documenti abilitato all’intelligenza artificiale semplifica ulteriormente il lavoro. Questo software mette il potere delle modifiche direttamente nelle mani dei reparti utente. Possono evitare l’attesa e procedere in base alle pianificazioni desiderate.
Il software di reingegnerizzazione dei documenti per modificare i documenti legacy presenta numerosi vantaggi:
- Aggiornamenti immediati: con la riprogettazione dei documenti post-composizione, l’attesa delle risorse IT è un ricordo del passato. I reparti utente possono apportare modifiche all’istante, da soli. Ciò rende l’azienda più agile.
- Maggiore produttività: meno tempo di attesa significa più tempo da dedicare all’azione. Niente più colli di bottiglia, niente più ritardi.
- Libera risorse IT: con i reparti utente che gestiscono le modifiche ai documenti, il team IT ha più spazio per respirare. Possono concentrarsi su questioni più complesse che richiedono le loro competenze.
- Riduzione degli errori: con la responsabilità dei reparti utente, si eliminano le incomprensioni con l’IT.
- Migliore collaborazione: grazie a una gestione dei documenti più rapida e intuitiva, i team possono collaborare in modo più efficace.
Raccogliere i benefici della riprogettazione dei documenti
Oltre ad apportare piccole modifiche ai documenti, le aziende possono sfruttare i loro investimenti in software di reingegnerizzazione dei documenti. Prodotti come Operations Express di Crawford Technologies consentono di migliorare aree come la produttività della produzione di stampa/mail, le spese operative, i costi dei materiali e il controllo della qualità. Le aziende utilizzano questi strumenti per aumentare il valore dei documenti che producono. Ecco alcuni esempi:
- Ottimizza il numero di pagine dei documenti
Utilizzare un software di reingegnerizzazione dei documenti per ridurre il numero di pagine necessarie per la stampa e l’inserimento tramite una varietà di metodi, tra cui la riduzione delle dimensioni del carattere, il restringimento dei margini, la rimozione di testo e grafica non necessari o la modifica della spaziatura delle righe. Un numero ridotto di pagine elaborate può far risparmiare ore al tempo totale necessario per completare le fasi di produzione e ridurre sia i costi di stampa che quelli postali. - Consolidamento del lavoro
Riprogettando i documenti per stampare gli indirizzi postali in modo coerente nella stessa posizione in varie applicazioni, le operazioni sui documenti possono utilizzare una busta uniforme per la finestra di uscita. Questa standardizzazione, che si tratti di un design a finestra singola o doppia, consente di inviare più applicazioni nella stessa busta, consentendo così l’unione di diversi lavori di stampa e inserimento più piccoli. Il software di reingegnerizzazione dei documenti eccelle nel facilitare tale ricollocazione dei dati.L’implementazione di questa tattica riduce significativamente i tempi morti solitamente consumati da scartoffie, allestimento dei materiali e configurazione delle macchine associate al cambio di lavoro. Di conseguenza, gli operatori delle macchine possono sfornare più pezzi di posta all’ora, con una produttività aumentata da meno interruzioni. Le organizzazioni possono anche guadagnare tagliando i costi dei materiali ordinando un singolo stile di busta in grandi quantità, anziché più piccoli ordini di buste personalizzate. L’effetto a catena di questa standardizzazione può essere visto nella riduzione delle spese di magazzino e inventario. I grattacapi del trasporto, dello stoccaggio e della contabilità di una varietà di buste sono significativamente ridotti.
- Risparmio sulle spese postali
I lavori combinati possono anche consentire a un’organizzazione di aumentare la densità di preselezione postale, con conseguenti minori spese postali. Oltre a creare spedizioni postali a densità più elevata combinando i lavori, il software di reingegnerizzazione dei documenti può anche gestire le difficili attività di estrazione dei dati degli indirizzi per l’elaborazione da parte del software postale. Ciò semplifica operazioni come la standardizzazione degli indirizzi e la preselezione.
- Elaborazione distribuita
Il software di re-engineering dei documenti offre la comodità di stampare parti di lavori in posizioni geografiche più vicine alla destinazione della posta. Le aziende possono anche scegliere di distribuire la produzione su più pezzi di equipaggiamento dislocati in un unico sito. Possono bilanciare il lavoro tra tutte le macchine disponibili e soddisfare in modo più coerente i loro Service Level Agreement (SLA).
- Misure di controllo qualità e tracciamento degli invii
Il software di reingegnerizzazione dei documenti tecnologicamente avanzato consente alle aziende di aggiungere funzionalità alle pagine, consentendo un controllo di qualità più robusto. Elementi quali codici a barre o numeri di sequenza, pagine di controllo batch o file di controllo dell’inseritore consentono alle aziende di aumentare la qualità nelle operazioni di stampa/posta e di contabilizzare ogni pagina elaborata.
- Messaggistica personalizzata
Gli inserti stampati direttamente sulle pagine del documento presentano possibilità illimitate. Le aziende non sono più vincolate dalle limitazioni delle macchine di inserimento a causa delle limitate stazioni di inserimento. Ogni documento transazionale può ora includere annunci pubblicitari su misura per il titolare dell’account. Questi inserti possono includere dettagli personalizzati come la data dell’ultimo ordine, i vantaggi a livello di account, le offerte speciali, ecc.
- Colorazione
La transizione dalle operazioni monocromatiche ai sistemi a getto d’inchiostro a colori è comune in molti settori della stampa. Tuttavia, questo cambiamento lascia una moltitudine di documenti legacy che languono in bianco e nero. Per sfruttare appieno il potenziale delle loro nuove capacità di colore, i produttori di documenti stanno impiegando software di reingegnerizzazione dei documenti. Questo strumento di post-composizione può infondere testo, elementi di modulo o messaggi di marketing con colori vivaci. La colorazione risultante non solo dà nuova vita ai vecchi documenti, ma evidenzia anche informazioni cruciali, facilitando la comprensione da parte del cliente e riducendo le chiamate al servizio clienti.
Reingegnerizzazione dei documenti per ridurre la dipendenza dall’IT
I reparti IT danno priorità ad altre attività complesse rispetto alla manutenzione dei documenti, con conseguenti ritardi, frustrazioni e inefficienze. Il software di reingegnerizzazione dei documenti post-composizione offre una soluzione promettente.
Utilizzando questo software, le aziende possono dare ai reparti utente la possibilità di modificare i documenti senza dover fare affidamento su scarse risorse IT. Aggiornamenti immediati, maggiore produttività e migliore collaborazione sono tra i vantaggi di questo approccio. Inoltre, questo approccio consente ai team IT di concentrarsi su questioni più complesse che richiedono le loro competenze, riducendo al contempo gli errori ed eliminando le incomprensioni tra i reparti.
La riprogettazione dei documenti offre anche vantaggi più ampi, come il consolidamento dei lavori, la riduzione delle spese postali, l’abilitazione di messaggi personalizzati e l’aggiunta di colori. Sfruttando queste capacità, le aziende possono massimizzare il valore dei loro documenti e semplificare le operazioni di stampa/posta.
Il software di reingegnerizzazione dei documenti post-composizione offre una soluzione pratica ed efficiente per superare il divario di risorse IT nella gestione dei documenti. Rafforza i reparti degli utenti, migliora la produttività e potenzia la collaborazione, consentendo alle aziende di ottimizzare i loro processi documentali e ottenere risparmi sui costi. Adottando questa tecnologia, le organizzazioni possono colmare il divario di risorse IT e sbloccare il pieno potenziale dei loro documenti.
