Introduzione
Il termine “trasformazione” viene utilizzato per descrivere qualsiasi cambiamento radicale. Abbiamo costruito la nostra reputazione aiutando i clienti a realizzare cambiamenti radicali: trasformazioni fondamentali nelle aree di efficienza dei processi, risparmi operativi e accessibilità alle informazioni. Infatti, per oltre 20 anni abbiamo aiutato oltre 1.800 organizzazioni in tutto il mondo a utilizzare la nostra pluripremiata tecnologia di trasformazione del flusso di stampa per la produzione di documenti ad alto valore e ad alto volume e il flusso di lavoro; e i miglioramenti sono impressionanti.
Ma scopriamo che le organizzazioni oggi cercano di più. Hanno il desiderio non solo di cambiare il modo in cui fanno affari, ma di trasformarsi davvero in un’organizzazione più agile, reattiva ed efficace di fronte alla trasformazione digitale. È qui che entriamo in gioco. Crediamo che CrawfordTech abbia gli strumenti e l’esperienza per aiutarti a trasformare efficacemente la tua attività in aree che fanno la differenza.
La nostra suite di strumenti di trasformazione è nota come il modo più efficiente e completo per convertire flussi di dati e di stampa da un formato all’altro. Ma sapevi che ci sono molte possibilità di estendere il valore delle nostre tecnologie oltre a ciò a cui sono comunemente associate? Il potenziale include vantaggi nelle aree di produzione, archiviazione e ottimizzazione aziendale e siamo ansiosi di condividerli.
Questo documento descriverà brevemente come i nostri strumenti di trasformazione e conversione possono tradursi in un mondo più ampio di trasformazione digitale e ottimizzazione aziendale. Siamo un leader rispettato nella tecnologia di trasformazione del flusso di stampa e ora vorremmo che tu prendessi in considerazione ulteriori possibilità che potresti non aver associato alle soluzioni CrawfordTech in passato e i modi in cui puoi utilizzare questi strumenti per trasformare la tua attività.
Approcci alla trasformazione aziendale
Sebbene siano radicate in una lunga e comprovata esperienza di competenza e affidabilità, le nostre tecnologie di trasformazione NON sono l’Oldsmobile di tuo nonno. Gli strumenti consentono una serie di vantaggi aziendali che si estendono a diverse aree aziendali chiave. Ecco solo alcuni esempi da considerare:
Efficienza produttiva
Normalizzazione dei PDF
Molte organizzazioni utilizzano il PDF come piattaforma di stampa comune per stabilire un flusso di lavoro di produzione più efficiente. Il PDF ha anche il vantaggio aggiuntivo di essere un formato standard per l’archiviazione, la produzione e la presentazione online. flussi di lavoro.
Spesso le organizzazioni scoprono che il software utilizzato per creare file PDF multi-documento di grandi dimensioni può generare file PDF ingombranti e inefficienti. Ciò rallenta la produzione e aumenta i costi di produzione. Offriamo anche soluzioni che eseguono una serie di importanti funzioni di normalizzazione e ottimizzazione, migliorando l’efficienza della produzione e i risparmi quando si lavora con file PDF. Il nostro PRO PDF Normalizer può esaminare un file PDF e ristrutturarlo per produrre un PDF molto più snello che funzionerà molto meglio in fase di stampa, archiviazione e altre fasi di elaborazione. I test hanno dimostrato che PRO PDF Normalizer funziona da due a quattro volte più velocemente rispetto ai prodotti della concorrenza.
Caso d’uso
Un esempio di come la nostra normalizzazione PDF viene utilizzata nel mondo reale si trova nella storia di un grande PSP nel Nord-Est degli Stati Uniti. Ricevevano comunemente file PDF “pronti per la stampa” dai loro clienti, ma molti dei file dei loro clienti impiegavano ore per essere elaborati o addirittura non funzionavano, rallentando o interrompendo l’intero processo di produzione. L’impatto sull’efficienza e, in definitiva, sulla redditività era significativo e minacciava la consegna puntuale ai loro clienti.
Questo PSP stava diventando estremamente frustrato dalla sua incapacità di gestire correttamente file PDF mal formati e ha adottato la nostra tecnologia per migliorare gli standard di produzione e turnaround. PRO PDF Normalizer ora ottimizzano e migliorano i loro file PDF per massimizzare la produttività per tutti gli aspetti della loro produzione di stampa. Standardizzando la struttura del PDF sono stati in grado di eliminare elementi grafici ripetitivi, font duplicati e set di caratteri di font mal strutturati; tutti elementi che ostacolavano l’efficienza e i livelli di servizio. I file PDF ottimizzati hanno anche altri vantaggi. Si traducono in file di dimensioni più piccole, che non solo costano meno da archiviare e gestire, ma sono anche più veloci da caricare e leggere dai clienti quando vi accedono online.
Il risultato? Questo fornitore di servizi di stampa ha ridotto drasticamente le dimensioni dei file PDF, con conseguente stampa più rapida e archiviazione più efficiente. Infatti, i file che in precedenza richiedevano sette ore, o 420 minuti, per essere elaborati, ora vengono completati in meno di 20 minuti, con un miglioramento del 2000%. Sono necessarie meno risorse per preparare, risolvere i problemi e modificare i file PDF, risparmiando ulteriore tempo e denaro. Inoltre, non devono più considerare costosi aggiornamenti del server nel tentativo di migliorare la velocità di elaborazione.
Concatenazione
L’aumento della velocità di stampa, la possibilità di migliorare i livelli di servizio e l’eliminazione dei costi associati all’acquisto e all’immagazzinamento dei gusci prestampati sono solo alcuni dei motivi che spingono le aziende a utilizzare la nostra tecnologia di trasformazione. Ma raggiungere un’efficienza produttiva ottimale è difficile quando i flussi di stampa sono pieni di piccoli lavori in diversi formati. In effetti, per sfruttare appieno il valore di qualsiasi investimento nella stampa di produzione non è sufficiente acquistare e installare l’hardware, ma sono necessarie strategie intelligenti e ponderate per massimizzare il ROI.
È qui che entra in gioco la nostra tecnologia transform, questa volta sotto forma di PRO Concatenator, che ti dà la possibilità di combinare più file PDF e di stampa per massimizzare il rendimento e il valore delle apparecchiature di produzione come le macchine da stampa a getto d’inchiostro e le apparecchiature di postalizzazione automatizzate. Ottimizzando i file pronti per la stampa per la produzione, puoi mantenere efficienti le macchine ad alta velocità combinando piccoli lavori, ottimizzando le dimensioni dei lotti e riducendo al minimo le impostazioni della macchina da stampa e i cambi di bobina. Allo stesso tempo, la riorganizzazione dei diversi lavori di stampa e dei file di output consente di ottenere il massimo risparmio sulle tariffe di affrancatura e un’efficienza nell’elaborazione automatizzata della posta che altrimenti non sarebbe possibile. L’efficienza della stampa e dell’archiviazione è migliorata anche perché eliminiamo le risorse duplicate quando uniamo più file, riducendo in modo significativo le dimensioni del file risultante.
Caso d’uso
Una grande società americana di brokeraggio azionario utilizza PRO Concatenator per unire e raggruppare volumi crescenti di documenti di conferma delle singole operazioni. Con oltre 13.000 consulenti finanziari in organico, il numero di transazioni effettuate ogni giorno superava le 300.000 unità. Di conseguenza, per il loro fornitore di servizi di stampa era sempre più difficile tenere il passo. Completare il lavoro in modo affidabile entro 24 ore non era uno SLA che il PSP poteva rispettare.
Utilizzando PRO Concatenator, l’agenzia di brokeraggio è ora in grado di raggruppare da 50.000 a 80.000 file di stampa di conferme di negoziazione in un unico file di stampa. Il risultato è un file di stampa molto più facile da produrre che ha semplificato notevolmente i processi di stampa. Ogni giorno convertono l’output in un file formattato completamente ottimizzato e lo trasmettono al loro fornitore di servizi di stampa. I tempi di trasmissione sono diminuiti e, oltre a ridurre i costi di stampa e di invio, sono in grado di archiviare in modo efficiente le comunicazioni dei clienti, con tanto di registri di controllo per garantire la conformità alle norme di rendicontazione. Il risultato è che la società di brokeraggio utilizza ora un’applicazione moderna, allineata con i suoi obiettivi strategici di risparmio, efficienza e prestazioni in tempi brevi.
Efficacia dell’archivio
PDF per archivio
Il PDF è un formato standard per l’archiviazione, ma non tutti i PDF sono creati uguali. Sappiamo tutti che il PDF è il modo per codificare i documenti in un formato “come stampato” che è trasferibile tra i sistemi. Ma l’idoneità di un file PDF per l’archiviazione dipende interamente dalle varie opzioni scelte quando il PDF viene creato, ad esempio, se i font sono incorporati o meno per il rendering o se il documento è crittografato o meno.
PDF/A è stato creato appositamente per l’archiviazione. È una versione di PDF standardizzata ISO specializzata per la conservazione digitale di documenti elettronici. La “A” sta per “Archivio” e risponde all’esigenza di conservare i documenti in un modo che ne preservi il contenuto nel tempo e garantendo al contempo che tali documenti possano essere recuperati e resi con un risultato prevedibile in futuro. PDF/A elimina alcuni rischi che minacciano la riproducibilità uno a uno del contenuto, assicurando al contempo che l’utente veda esattamente lo stesso contenuto sia oggi che negli anni a venire.
I nostri strumenti sono progettati come una piattaforma da cui creare e gestire PDF/A. Trasformiamo un’ampia varietà di tipi di flussi di stampa (AFP, PCL, PDF, PostScript, DJDE, Metacode, PDF/A e molti altri) in formato PDF/A pronto per l’archiviazione. Nel fare ciò, catturiamo metadati rilevanti che formano l’indice e i criteri di ricerca utilizzati per archiviare e successivamente localizzare documenti specifici una volta che sono nell’archivio. Infatti, PRO Transform Plus è utilizzato dai più grandi produttori di documenti transazionali dei clienti nel mondo e consente di trasformare flussi di stampa di documenti transazionali critici per la missione in PDF/A senza la necessità di riprogrammazione.
Caso d’uso
Dominion of Canada è un esempio di come le aziende utilizzano le tecnologie di trasformazione CrawfordTech per creare PDF/A. Dominion è una delle più grandi compagnie assicurative di danni e proprietà del Canada. Di conseguenza, hanno un volume sempre crescente di documenti di dichiarazione di polizza da gestire e archiviare. Un continuo affidamento sulla carta stava diventando un peso sia per l’azienda che per la sua rete di broker. Poiché non era disponibile alcun archivio online, ogni broker riceveva una copia cartacea del documento di dichiarazione di polizza di ogni contraente per riferimento.
Le montagne di carta sono diventate ingestibili e Dominion ora utilizza la nostra tecnologia di trasformazione per convertire i file di stampa originali in PDF/A. Di conseguenza, i broker hanno sostituito le loro copie cartacee con immagini elettroniche che possono leggere online. Le versioni archiviate rispecchiano esattamente le versioni stampate ed eliminano i costi e l’inefficienza derivanti dall’affidamento alla carta. Poiché PDF/A è lo standard ISO per l’archiviazione elettronica dei documenti, Dominion è certa che il suo approccio soddisferà le sue esigenze immediate e i requisiti di archiviazione a lungo termine. I broker sono ora in grado di trovare i documenti in modo rapido e semplice, il che si traduce in un servizio migliore per i loro clienti e il team operativo di Dominion sta riscontrando una riduzione delle spese in carta e produzione, risparmiando alberi e denaro.
Redazione
Le violazioni della sicurezza dei dati e il furto informatico rappresentano una minaccia molto concreta per le organizzazioni di tutte le dimensioni e di tutti i settori. I titoli sono pieni di segnalazioni di hacker che si introducono nelle reti di dati e negli archivi di informazioni e si impossessano di migliaia, se non milioni, di record sensibili. Come avvertono i numerosi report di alto profilo, anche le organizzazioni più esperte in materia di sicurezza sono a rischio. A peggiorare le cose, molti strumenti di redazione in atto coprono solo le informazioni, ma lasciano i dati nel file, il che significa che sono ancora disponibili anche per un hacker alle prime armi.
Di conseguenza, le organizzazioni cercano sempre di essere un passo avanti. Un modo per farlo è quello di utilizzare i nostri strumenti di redenzione automatica per trasformare il rischio in un vantaggio operativo. Il nostro strumento Redaction Express, ad esempio, aiuta a proteggere le aziende dalla divulgazione involontaria di informazioni riservate durante la produzione e l’archiviazione di documenti transazionali come fatture, estratti conto e altra corrispondenza con i clienti. Le informazioni sensibili e private vengono cancellate automaticamente e di conseguenza le aziende di tutti i settori sono in grado di gestire il rischio di conformità in modo più economico. Tecniche come l’eliminazione in un solo passaggio di tutti i flussi di stampa e di tutti i tipi di documenti fanno sì che tutti i documenti in uscita vengano analizzati automaticamente alla ricerca di potenziali violazioni della riservatezza.
Abbiamo costruito i nostri strumenti di redazione da zero per soddisfare le esigenze anche dei vincoli più difficili del settore e delle normative per la privacy delle informazioni. In effetti, CrawfordTech è lo strumento di scelta quando c’è bisogno di redigere informazioni da flussi di stampa, PDF e documenti composti in ambienti di produzione ad alto volume.
Caso d’uso
Tutte le organizzazioni hanno bisogno di inviare e scambiare documenti di vario tipo, ma ogni interazione comporta il rischio di divulgare inavvertitamente informazioni riservate. Ad esempio, potresti voler testare i tuoi lavori di stampa sulla macchina di un fornitore prima di acquistare una macchina a getto d’inchiostro a colori. L’ideale sarebbe mantenere la posizione dei caratteri originali per poter effettuare prove di stampa, test e confronti, ma dato che i documenti di produzione contengono spesso informazioni personali e riservate, i test possono essere problematici e sollevare una serie di problemi di sicurezza dei dati. Usando Redaction Express, i nostri clienti eliminano e proteggono automaticamente le informazioni riservate su questi documenti prima che vengano rilasciati per le prove.
Un altro esempio del valore della redazione automatizzata è quando un’organizzazione ha bisogno di recuperare un documento da un archivio che contiene informazioni sensibili. Sia le comunicazioni esterne che quelle interne devono fluire liberamente per supportare il flusso di lavoro e i processi, ma non tutte le destinazioni o i destinatari hanno una “necessità di sapere” o hanno l’autorizzazione per visualizzare informazioni sensibili o riservate. Un agente del servizio clienti potrebbe non aver bisogno di vedere informazioni riservate come un numero di previdenza sociale, ad esempio, ma richiedere un accesso pertinente e immediato ai record dei clienti per fornire un livello di servizio appropriato. Le aziende possono fornire questo accesso proteggendo al contempo le informazioni riservate utilizzando i nostri strumenti di redazione automatizzata per trasformare i documenti e redigere il contenuto in base al ruolo della persona che recupera le informazioni.
Conformità
Regolamentazioni finanziarie sempre più severe continuano a dare il tono al settore dei servizi finanziari globali. I requisiti di conformità sono in aumento e una serie di nuove regole ora richiedono a banche, unioni di credito, broker-dealer e società fiduciarie di eseguire una due diligence più rigorosa come parte delle loro attività in corso. Le aziende sono tenute a monitorare le transazioni dei conti in corso per attività sospette e ad avere una base ragionevole per conoscere i fatti essenziali riguardanti ogni conto cliente.
Un modo per farlo è usare le nostre tecnologie per estrarre informazioni rilevanti da un archivio per fornire la prova di conformità. Molte istituzioni finanziarie risentono dell’aumento dei costi del personale come risultato della gestione delle aspettative normative e i nostri strumenti forniscono un modo automatizzato e completo per ridurre tali costi, mitigando al contempo in modo più efficace il rischio normativo. Il fatto è che nonostante la digitalizzazione del business odierno, molte istituzioni finanziarie continuano a fare affidamento su controlli manuali su carta o su sacche disparate di tecnologia per garantire la conformità. Questo approccio semplicemente non è più pratico dal punto di vista dei costi e non è più sufficiente per garantire la conformità alle aspettative normative in evoluzione e impegnative.
Caso d’uso
Considerate la storia di uno dei nostri clienti, una delle più grandi banche al dettaglio al mondo, che nel 2013 è stata tenuta a fornire una prova legale della sua conformità alle normative bancarie, fornendo un’analisi completa dei suoi precedenti 10 anni di estratti conto delle carte di credito dei clienti. Si sono rivolti a noi per creare una soluzione automatizzata per identificare, estrarre e riutilizzare le informazioni necessarie affinché la banca potesse soddisfare quegli esigenti obblighi normativi.
Poiché gli estratti conto delle carte di credito dei clienti erano archiviati in un formato Advanced Function Presentation (AFP), le informazioni non erano facilmente estraibili e formattate in quel formato nativo. Sono stati utilizzati strumenti CrawfordTech per convertire i dati estratti da AFP in XML e quindi posizionare i dati XML nel data warehouse della banca dove sarebbero stati convalidati, analizzati e correttamente segnalati. L’approccio recupera automaticamente gli estratti conto dall’archivio e identifica ed estrae tutti i dati richiesti per la verifica. Gli estratti conto selezionati vengono inviati tramite un sistema di analisi e analizzati per potenziali addebiti eccessivi e pagamenti in eccesso, in modo che la banca potesse determinare se ai clienti erano dovuti soldi e dovevano essere rimborsati. Di conseguenza, la banca ha evitato azioni legali non necessarie e multe costose per inadempienza, gestendo in modo proattivo i clienti a cui potrebbero essere stati addebitati importi impropri.
Ottimizzazione aziendale
PDF accessibile
I nuovi requisiti legali stanno spingendo le organizzazioni a valutare la propria strategia per documenti aziendali accessibili. L’obiettivo è servire adeguatamente tutti i clienti che non possono accedere a documenti aziendali prodotti in modo tradizionale. I tre principali testi legislativi in Nord America incentrati sull’accessibilità per i non vedenti sono la Sezione 508 del Rehabilitation Act, il Titolo III dell’Americans with Disabilities Act (ADA) e la legislazione AODA per la provincia dell’Ontario in Canada. Entrambe le leggi sono molto chiare nell’affermare che sia le versioni accessibili in formato cartaceo sia la disponibilità di versioni accessibili elettronicamente devono essere rese disponibili da tutte le organizzazioni.
Per i ciechi, gli ipovedenti e per coloro che hanno disabilità cognitive, la possibilità di accedere a bollette, estratti conto e altri documenti transazionali significa maggiore indipendenza. Con oltre 21 milioni di nordamericani con gravi problemi visivi, governi e aziende stanno cercando di eliminare le barriere nel fornire sistemazioni ragionevoli per le comunicazioni con i clienti.
Gli strumenti per l’accessibilità dei documenti di Crawford Technologies aiutano a trasformare documenti transazionali come fatture, estratti conto e corrispondenza con i clienti in formati alternativi in braille, large print, audio, e-text e PDF accessibile in formato WCAG 2.0 AA. Le banche al dettaglio, le società di gestione patrimoniale, gli emittenti di carte di credito, le società di servizi e di telecomunicazioni e le organizzazioni governative possono beneficiare della possibilità di creare queste comunicazioni specializzate in formato alternativo per i clienti.
Caso d’uso
Considera come un centro di servizi di prestiti agli studenti negli Stati Uniti gestisce l’accessibilità dei documenti. Nell’ottobre del 2014, la National Federation of the Blind ha raggiunto un accordo con il Dipartimento dell’Istruzione degli Stati Uniti (DOE) in merito all’accessibilità dei documenti. Con questo accordo, le società di servizi di prestiti agli studenti, incaricate dal DOE, devono rendere tutte le comunicazioni, inclusi moduli, siti Web e altri documenti che fanno parte del programma Direct Loan del DOE, accessibili a clienti ciechi, ipovedenti o con disabilità cognitive. Per essere conforme, questo centro di servizi di prestiti doveva fornire materiale in più formati di accesso, tra cui PDF accessibile, voiceover e altri formati alternativi popolari come Braille, caratteri grandi e altri.
Poiché ricevevano file di stampa PCL senza struttura gerarchica e non avevano accesso agli strumenti di creazione o composizione dei contenuti, questo provider aveva bisogno di poter convertire migliaia di documenti in modo rapido e automatico. Pro Transform for Accessible PDF è stato utilizzato per convertire questi file in PDF accessibile per la consegna elettronica e l’archiviazione. Il centro di assistenza è ora conforme e i destinatari dei documenti sono in grado di consumare informazioni personali e riservate in modo indipendente.
Andando avanti
Come puoi vedere, sia i nuovi utenti che i clienti esistenti possono trarre vantaggio dalle tecnologie CrawfordTech per trasformare il loro business. I nuovi utenti traggono vantaggio dai nostri anni di esperienza e da una comprovata esperienza nell’implementazione di soluzioni che affrontano un’ampia gamma di esigenze aziendali. I clienti esistenti traggono vantaggio dall’estensione del valore dei loro investimenti esistenti e sfruttando un percorso di aggiornamento semplice e conveniente per farlo.
Per saperne di più, ti invitiamo a visitare CrawfordTech.com per maggiori informazioni sulle nostre trasformazioni e tecnologie. Oppure chiamaci al numero verde 1-866-679-0864 per discutere di come possiamo aiutarti a risparmiare denaro, creare efficienze, garantire la conformità e aumentare le prestazioni organizzative.
