Introduzione
Il settore assicurativo è uno dei settori più intensivi in termini di contenuti oggigiorno. I fornitori di assicurazioni creano e distribuiscono milioni di documenti di polizza, avvisi di rinnovo e dichiarazioni di benefit, insieme a una serie di corrispondenza normativa, con i clienti e con i conti, ogni singolo giorno. L’enorme volume di informazioni che devono essere gestite insieme alla crescente complessità dei sistemi informativi aziendali rende la gestione di tutti questi contenuti una sfida senza fine.
Allo stesso tempo, i vincoli normativi stanno diventando sempre più rigidi e sono in continua evoluzione. L’incertezza relativa alle specificità della legislazione, insieme a condizioni geopolitiche spesso caotiche, rende l’assicurazione della conformità un’impresa sempre più difficile, soprattutto se l’organizzazione svolge attività oltre i confini regionali o nazionali.
Anche i fornitori di assicurazioni sono sfidati a tenere il passo con la “trasformazione digitale”. Mentre molti altri settori come i servizi finanziari e la produzione sono diventati sempre più digitali, l’eredità della carta è radicata nel settore assicurativo. I documenti delle polizze e le informative per la maggior parte rimangono stampati su carta; mentre una quantità crescente di attività transazionali come fatturazione, pianificazione e promemoria sono diventati digitali. Di conseguenza, gestire questo mix di carta e contenuti digitali è una sfida particolarmente importante per le compagnie assicurative.
Come possono le imprese di assicurazione affrontare questa sfida? Crawford Technologies offre una serie di soluzioni e servizi che possono aiutarti a migliorare le operazioni in questi modi importanti.
Conformità
Non è un segreto che la conformità normativa sia una preoccupazione importante per qualsiasi organizzazione assicurativa. I rischi posti da normative in continua evoluzione stanno influenzando gli assicuratori in tutto il mondo. Mi vengono in mente l’Affordable Care Act, così come l’HIPAA Privacy Rule e il Dodd-Frank Consumer Protection Act, come importanti parti della legislazione statunitense che guidano il settore. Al di fuori degli Stati Uniti, standard come il GDPR, le regole di condotta aziendale assicurativa della Financial Services Authority del Regno Unito e le linee guida della Canadian Life and Health Insurance Association modellano le aspettative di conformità per il settore.
Quando si tratta di conformità, molta attenzione è rivolta all’archiviazione e alla gestione dei record. Quali documenti e record vengono salvati e per quanto tempo sono aspetti comuni della gestione dei contenuti e della conformità normativa. In generale, i documenti delle polizze assicurative negli Stati Uniti devono essere archiviati per tre anni dopo la scadenza della polizza. La conservazione per le polizze assicurative sulla vita aumenta fino a sette anni dopo la fine della vita del contraente. Moltiplicando questo per il numero di documenti associati a ciascuna polizza e per il ciclo annuale di documenti emessi su più linee di business, il risultato è che le compagnie assicurative hanno requisiti di gestione dei record e conservazione dei documenti molto lunghi e complicati che devono essere gestiti in modo efficace o rischiano la non conformità.
Caso d’uso
Il nostro lavoro con IF Insurance è un esempio di come Crawford Tech aiuta le compagnie assicurative a garantire la conformità. IF Insurance è un’assicurazione contro danni e infortuni con sede in Finlandia e circa 3,8 milioni di clienti in tutta la regione nordica, tra cui Svezia, Norvegia, Finlandia e Russia. I loro sistemi esistenti contenevano oltre 150 milioni di documenti che dovevano essere conservati per almeno 11 anni al fine di rispettare le leggi locali in materia di documenti delle polizze assicurative. Di conseguenza, era fondamentale per loro trovare un metodo efficiente per convertire e migrare questi documenti in PDF/A. La nostra soluzione PRO Archiver è stata utilizzata per consolidare una serie di archivi eterogenei e tutti i 150 milioni di documenti sono stati migrati e convertiti da AFP a PDF/A per l’archiviazione e il recupero a lungo termine. Per saperne di più su IF Insurance clicca qui.
Accessibilità
L’accessibilità dei documenti è una preoccupazione crescente per le compagnie assicurative. Oltre 285 milioni di persone in tutto il mondo sono ipovedenti. Oltre 30 milioni di persone in Nord America vivono con una disabilità visiva e, secondo il National Eye Institute, si prevede che tale numero raddoppierà entro il 2020 a causa dell’invecchiamento della generazione dei baby boomer. Per gli ipovedenti, la possibilità di accedere a fatture, estratti conto e altri documenti transazionali significa maggiore indipendenza e soddisfazione del cliente. Per le aziende, accogliere i clienti ipovedenti non è solo un buon affare, è richiesto dalla legislazione federale.
La sezione 508 del Disability Discrimination Act statunitense richiede alle aziende di apportare modifiche al modo in cui erogano i propri servizi in modo che le persone disabili possano usufruirne. Altri esempi di legislazione internazionale includono l’Equality Act del Regno Unito, l’Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) e l’Accessibility for Manitobans Act (AMA) in Canada. E una legislazione più restrittiva che impone maggiori oneri alle organizzazioni per rendere i documenti più ampiamente accessibili è in corso anche in molti altri paesi.
Caso d’uso
Di recente abbiamo collaborato con una grande compagnia assicurativa riconosciuta a livello nazionale che aveva bisogno di fornire documenti accessibili per essere conforme ai requisiti di accessibilità degli Stati Uniti per l’Information and Communication Technology (comunemente noti come “aggiornamento della Sezione 508” del Rehabilitation Act) che proibiscono ai contraenti e ai subappaltatori federali di discriminare le persone con disabilità. Praticamente tutte le loro interazioni e comunicazioni con i clienti erano basate sul Web e archiviate in un sistema di gestione dei contenuti aziendali. L’azienda aveva bisogno di una soluzione che si integrasse con il loro sistema di archiviazione e convertisse automaticamente AFP in formati PDF accessibili e HTML5 accessibili. Utilizzano l’architettura CrawfordTech MasterONE per l’accessibilità che converte in entrambi i formati da un’unica configurazione. Quando i clienti richiedono un documento PDF accessibile o HTML5 accessibile, il sistema lo converte al volo, fornendo immediatamente al cliente ciò di cui ha bisogno, mantenendo il file originale nell’archivio di sistema.
Digitalizzazione
Sembra che ogni settore abbia l’obiettivo pressante di sbarazzarsi della carta, automatizzare i processi e digitalizzare le comunicazioni. Ma la trasformazione digitale non è così facile per le organizzazioni assicurative che devono gestire un mix impenetrabile di contenuti stampati e digitali.
In effetti, i clienti possono essere molto esigenti in termini di come vogliono che le loro comunicazioni vengano recapitate; e a volte questo significa contenuti digitali, mentre altre volte si preferisce la vecchia carta. Ad esempio, potresti volere che le tue bollette mensili arrivino in formato elettronico e che vengano pagate elettronicamente… ma vuoi comunque che i tuoi documenti di polizza vengano stampati e spediti per posta. Ricevere i promemoria degli appuntamenti tramite e-mail o messaggio di testo è un ottimo servizio, ma pochissimi clienti vogliono leggere i loro documenti di polizza su uno smartphone.
Il risultato è un mix di contenuti stampati e digitali che deve essere gestito in modo efficace e in base alle preferenze dell’utente. Ciò significa molto di più il taglio e la suddivisione di diversi tipi di comunicazioni e ciò richiede un grado maggiore di flessibilità e agilità da integrare nei sistemi di gestione dei contenuti.
Caso d’uso
Economical Insurance Group utilizza CrawfordTech Riptide per migliorare la risposta ai servizi e le prestazioni organizzative convertendo i documenti Metacode archiviati nel loro repository di contenuti in PDF per la presentazione online. Questo include un servizio self-service
repository online per broker. L’idea era di consentire ai broker di passare a un ambiente senza carta, controllando al contempo i costi di stampa e spedizione. Molti broker scansionavano i documenti e successivamente distruggevano quelle pagine solo per inserirle in un flusso di lavoro senza carta. Ciò comportava costi non necessari per stampare e spedire i documenti, per cominciare, così come per il broker in termini di hardware, sistemi e sforzi necessari per scansionare e digitalizzare la carta una volta ricevuta.
Andando avanti
Crawford Technologies ha le carte in regola per aiutare le organizzazioni assicurative ad affrontare gli aspetti critici della conformità normativa, dell’accessibilità dei documenti e della trasformazione digitale. Il nostro pluripremiato portafoglio di soluzioni per la gestione dei contenuti si applica alla stampa, all’archiviazione, alla reingegnerizzazione e alla presentazione con un elevato grado di flessibilità. Nessun’altra azienda vanta un’esperienza così ampia e profonda nella gestione dei contenuti.
Ma come puoi vedere, non devi solo credere alla nostra parola. Questi e altri casi d’uso sono solo alcune delle storie che dimostrano come abbiamo aiutato oltre 1.800 organizzazioni in tutto il mondo a soddisfare richieste di conformità normativa sempre più severe, a rispondere alla crescente necessità di documenti accessibili e a sfruttare tecniche avanzate e miglioramenti dei processi resi disponibili dalla trasformazione digitale.
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