Remediate e Acrobat: strumento appositamente progettato contro plug-in Acrobat

Introduzione

Miranda è una Document Accessibility Specialist presso la LBB Corporation. È responsabile della correzione di tutto, dai report annuali alle brochure di prodotto. Miranda e il suo team utilizzano Acrobat Acrobat da diversi anni, ma con l’aumento dei volumi sta trovando molto più difficile rispettare le tempistiche interne ed esterne. Grazie ai suoi molti anni di esperienza con la correzione dei PDF, a Miranda è stato chiesto di rivedere le procedure del suo team e di elaborare alcune raccomandazioni per migliorare l’efficienza. Ha stabilito che, sebbene alcune modifiche al loro processo di gestione degli ordini sarebbero utili, la sfida più grande è il tempo necessario per etichettare ogni file.

La situazione attuale

Il team di bonifica di LBB Corporation usa Acrobat Acrobat per contrassegnare i file PDF per l’accessibilità. Questo software può fare il lavoro e ha alcuni vantaggi, ma come ha scoperto Miranda, ci sono anche alcune inefficienze.

Un PDF tipico contiene elenchi, tabelle e grafici e la maggior parte dei documenti ha una lunghezza minima di dieci pagine. Miranda e i membri del suo team spesso trascorrono diverse ore a correggere un singolo documento, soprattutto quando tengono conto del QA. Anche con la nuova funzionalità di auto-tagging di Acrobat, i correttori devono comunque apportare numerose modifiche ai tag e all’ordine di lettura. Apportare queste modifiche può essere macchinoso e richiedere molto tempo. Come ha detto un membro del team, “Sei sempre a più clic di distanza da dove devi essere”.

Il rapporto di Miranda si conclude con la seguente affermazione: “Ciò di cui abbiamo realmente bisogno è uno strumento di bonifica appositamente progettato, facile da usare e dotato di funzionalità di tagging automatizzate per accelerare il processo di bonifica”.

In seguito alle sue scoperte, Miranda è stata incaricata di confrontare Acrobat Acrobat con AccessibilityNow Remediate®.

La soluzione al problema

AccessibilityNow Remediate è uno strumento con interfaccia grafica che consente di etichettare in modo semplice e veloce i documenti per renderli accessibili. Una differenza fondamentale tra Acrobat Acrobat e AccessibilityNow Remediate è che mentre la correzione è un aspetto di Acrobat Acrobat, AccessibilityNow Remediate è stato costruito appositamente con l’obiettivo di creare documenti accessibili. In altre parole, la componente di tagging di Acrobat Acrobat è come un plugin per i PDF. D’altra parte, AccessibilityNow Remediate è uno strumento indipendente costruito appositamente per produrre documenti conformi a tutti gli standard e le linee guida PDF.

Come funziona AccessibilityNow Remediate

Questo strumento si concentra sul tagging dei documenti PDF per garantire l’accessibilità per le persone non vedenti o ipovedenti. Fornisce un approccio user-friendly per taggare rapidamente e facilmente elementi come elenchi e tabelle, regolare l’ordine di lettura, applicare testo alternativo alle immagini e verificarne la conformità.

L’interfaccia utente di AccessibilityNow Remediate è composta da quattro aree principali:

1. Il riquadro Contenuto pagina (Tag Tree) elenca tutto il contenuto taggato nel documento e visualizza anche l’ordine di lettura. Gli utenti possono scorrere questo elenco e selezionare tag specifici in modo da poter visualizzare il contenuto associato, che viene poi evidenziato nel riquadro di visualizzazione del documento.
2. Il riquadro Dettagli mostra i dettagli del tag selezionato, fornendo informazioni e contesto aggiuntivi per assistere chi esegue la correzione.
3. Il riquadro Visualizzazione documento mostra il contenuto del file e ne aggiorna l’aspetto man mano che i tag vengono modificati.
4. Il riquadro Assistente tag/Convalida mostra tutte le opzioni per creare o modificare un tag da un tipo a un altro e consente inoltre all’utente di verificare eventuali errori di conformità nel processo.

AutoSense e Tagging

AccessibilityNow Remediate è in grado di etichettare automaticamente molti degli elementi presenti nei documenti PDF, come paragrafi, elenchi e tabelle. Si tratta di un ulteriore risparmio di tempo, soprattutto perché gli elenchi e le tabelle sono sempre più diffusi. Anche nei casi in cui la funzionalità AutoSense di Remediate non etichetta perfettamente questi elementi, apportare le modifiche necessarie è intuitivo ed efficiente.

A differenza di Acrobat, gli utenti di Remediate possono selezionare un blocco di testo e designarlo come elenco o tabella con un solo clic. L’editor di tabelle di Remediate contrassegna automaticamente gli ID di intestazione e le associazioni, ed è facile modificarli se necessario.

Lo scontro diretto

Miranda ha deciso che il modo migliore per determinare se Remediate potesse risolvere i problemi del suo team sarebbe stato quello di far sì che un collega taggasse un file con Acrobat Acrobat e che un altro lo taggasse con Remediate. I risultati sono stati sorprendenti:

• La funzionalità di auto-tagging di Acrobat non era molto precisa e richiedeva all’utente di apportare diverse modifiche, mentre AutoSense di Remediate ha ridotto significativamente il tempo necessario per etichettare correttamente il file.
• L’interfaccia di Acrobat richiedeva all’utente di passare continuamente da un riquadro all’altro per svolgere diverse attività, mentre l’utente di Remediate poteva completare il processo di tagging all’interno della stessa vista.
• Acrobat ha mantenuto i tag della fase di progettazione del documento, ma poiché molti di essi dovevano essere modificati o eliminati, ciò ha solo aumentato il tempo necessario per etichettare il file.
• L’albero dei tag in Acrobat non riflette necessariamente l’ordine di lettura, richiedendo una vigilanza extra da parte dell’utente per garantire che l’ordine di lettura nel file sia corretto. Questo non è il caso in Remediate, dove l’utente può vedere chiaramente l’ordine di lettura visualizzando l’albero dei tag.
• In Acrobat ci sono voluti 14 minuti per taggare l’indice, mentre in Remediate l’operazione è stata eseguita quasi istantaneamente.
• Entrambi gli strumenti richiedono un certo livello di conoscenza dell’accessibilità, ma Remediate offre alcune indicazioni integrate per aiutare gli utenti che potrebbero avere meno familiarità con il processo di tagging.
• Adobe Checker è uno strumento utile per verificare la conformità, ma AccessibilityNow Validator (integrato in Remediate) è molto più approfondito. Inoltre, consente agli utenti di effettuare test per WCAG, PDF/UA e HHS, o per tutti e tre se necessario.
• L’utente di Remediate ha impiegato 11,5 minuti per taggare il file di 10 pagine utilizzato nel face-off. Dopo 45 minuti l’utente di Acrobat era solo a pagina 5 e ci sono voluti circa un’ora e 15 minuti per taggare l’intero file con Acrobat. Era chiaro che Remediate aveva vinto la sfida.

Accessibilità e supporto tecnico

La LBB Corporation fa affari con enti governativi, quindi è importante che qualsiasi software utilizzi sia testato per l’accessibilità. Gli utenti di screen reader possono modificare i tag in Acrobat ma non possono lavorare con un file senza tag perché questo può essere fatto solo usando un mouse. Al contrario, Remediate ha le scorciatoie da tastiera abilitate e gli utenti di screen reader possono navigare tra i vari riquadri e menu.

Risultati complessivi

Dopo aver confrontato questi due prodotti, Miranda ha concluso che l’efficienza del suo team sarebbe migliorata notevolmente se LBB Corporation avesse acquistato AccessibilityNow Remediate. La sua interfaccia intuitiva e le funzionalità di AutoSense lo rendono uno strumento prezioso per le organizzazioni che cercano di creare documenti accessibili in modo tempestivo ed economico.

Scopri di più su AccessibilityNow Remediate.

Per vedere un vero e proprio confronto tra Acrobat e AccessibilityNow Remediate, guarda questo webinar.