PRO DocNow: Tutta la potenza di rielaborazione dei documenti di cui hai bisogno. Quando ne hai bisogno!

L’elaborazione nel cloud fa risparmiare tempo e denaro

Praticamente tutte le operazioni di stampa che ricevono dati di immagini stampate da clienti interni o esterni devono manipolare tali dati prima della stampa per una serie di scopi diversi. PRO DocNow è un nuovo modo di gestire le attività di reingegnerizzazione dei documenti. Operando in un cloud privato sicuro, PRO DocNow è in grado di eseguire tutte le modifiche disponibili in una soluzione software on-premise a una frazione del costo.

Sfide

Praticamente tutte le operazioni di stampa che ricevono dati di immagini di stampa da client interni o esterni devono manipolare tali dati prima di stampare per diversi scopi. Potrebbero dover modificare l’aspetto dei documenti stampati aggiungendo codici a barre di inserimento posta o spostando il blocco indirizzo per allinearlo alle finestre della busta. In altre occasioni, i client richiedono modifiche più evidenti, come l’aggiunta di colori di dati variabili o la modifica dei layout di pagina.

Spesso i file di stampa sono stati creati in formati non compatibili con le stampanti o il software di gestione della stampa dell’organizzazione e devono essere convertiti in un linguaggio di stampa compatibile. Molti file di stampa PDF non sono efficienti e possono causare ritardi di elaborazione e stampa se non sono ottimizzati.

Spesso i dati di stampa non sono stati preparati correttamente per l’ufficio postale e richiedono una serie di ottimizzazioni postali per essere elaborati al fine di tenere sotto controllo i costi postali.

Una sfida per molte organizzazioni è che potrebbero aver bisogno di reingegnerizzare i documenti solo occasionalmente. Forse solo uno dei loro lavori mensili ripetitivi necessita di manipolazione o un nuovo lavoro richiede estrazione dati, segni di controllo o miglioramento dei documenti. L’acquisto di sistemi software on-premise per la reingegnerizzazione occasionale dei documenti potrebbe non essere conveniente.

Senza la possibilità di manipolare i dati delle immagini di stampa, i fornitori di servizi di stampa (PSP) perderanno nuove opportunità di guadagno o si scontreranno con flussi di lavoro inefficienti. Fino a poco tempo fa, l’installazione in sede era l’unica scelta.

La riprogettazione dei documenti non è mai stata così semplice

PRO DocNow è un nuovo modo di gestire le attività di reingegnerizzazione dei documenti. Operando in un cloud privato sicuro, PRO DocNow è in grado di eseguire tutte le modifiche disponibili in una soluzione software on-premise a una frazione del costo. Questo servizio è una soluzione perfetta per le aziende che non possono giustificare le spese di licenza e manutenzione di un software on-premise a tempo pieno, ma che hanno comunque bisogno delle funzionalità offerte da questo sistema.

Servizio completo di reingegnerizzazione dei documenti PRO DocNow fornisce ai professionisti dei documenti tutto ciò di cui hanno bisogno per correggere o migliorare i documenti. Che si tratti di migliorare l’usabilità e l’aspetto dei documenti o di renderli compatibili con un flusso di lavoro standard per l’elaborazione dei documenti, le funzioni di PRO DocNow soddisferanno le tue esigenze.

Ecco alcune funzioni del software di reingegnerizzazione dei documenti che le aziende utilizzano di più

Aggiunta, spostamento o miglioramento dei dati

I clienti non sempre progettano i loro documenti in modo che siano compatibili con le apparecchiature di inserimento della posta disponibili. Potrebbero non avere i codici a barre giusti o avere codici a barre posizionati in modo non corretto per le telecamere sull’apparecchiatura. Risolvere questo problema è l’attività più comune per il software di reingegnerizzazione dei documenti. Convertire o spostare i codici a barre in modo che i documenti vengano elaborati senza problemi durante l’intera operazione di elaborazione dei documenti è un’attività semplice per il software di reingegnerizzazione dei documenti.

Man mano che le operazioni di servizio di stampa migrano verso la stampa a getto d’inchiostro ad alta velocità, cercano modi per massimizzare la produttività delle loro nuove stampanti. Una strategia popolare è quella di combinare piccoli lavori in tirature di stampa più grandi. Un aspetto impegnativo di questo approccio è la posizione dei blocchi di indirizzi postali. Per inviare i documenti da un lavoro di stampa combinato, è necessario posizionare gli indirizzi in modo che siano visibili attraverso la finestra di una busta in uscita condivisa da tutti i documenti. Il software deve spostare i blocchi di indirizzi per allinearli con la nuova posizione standard della finestra.

Trasformazioni del flusso di stampa

Se i tuoi dispositivi di stampa accettano tutti flussi di stampa PDF e PostScript, cosa succede se un cliente ti invia un file AFP o Xerox Metacode da stampare? Devi convertire questi flussi di stampa stranieri in un formato che le tue stampanti possano accettare. Ciò richiede una trasformazione integrata in PRO DocNow. Utilizza questo software on-demand per gestire quei lavori difficili che i clienti spesso chiedono ai fornitori di servizi di accettare prima di assegnare il lavoro redditizio che il fornitore di stampa desidera.

Senza la trasformazione del flusso di stampa, le aziende di servizi di stampa spesso eseguono flussi di stampa esteri a basso volume o poco frequenti su una piccola stampante acquistata esclusivamente per questo scopo. In alternativa, subappaltano il lavoro a qualcun altro. Entrambe queste soluzioni riducono i profitti e sono rischiose in quanto aggirano i normali controlli e flussi di lavoro. Errori, esposizione dei dati o bracconaggio competitivo sono rischi aggiuntivi.

Con PRO DocNow, le anomalie e i rischi associati vengono eliminati. Basta caricare il file dell’immagine di stampa e ricevere un file di stampa convertito che potrai utilizzare con le apparecchiature di produzione che preferisci.

Ottimizzazione PDF

Non tutti i file PDF sono uguali.

Dopotutto, i PDF sono veri e propri programmi: alcuni funzionano molto bene, ma altri causano molti problemi durante l’elaborazione o la stampa.

PRO DocNow è dotato del famoso PDF Accelerator di CrawfordTech, che può essere utilizzato per ottimizzare i file PDF e velocizzarne la stampa e l’elaborazione. Utilizzarlo per quei PDF problematici è un modo molto conveniente per risolvere molti problemi.

Non tutti i file PDF sono uguali.

Dopotutto, i PDF sono veri e propri programmi: alcuni funzionano molto bene, ma altri causano molti problemi durante l’elaborazione o la stampa.

PRO DocNow è dotato del famoso PDF Accelerator di CrawfordTech, che può essere utilizzato per ottimizzare i file PDF e velocizzarne la stampa e l’elaborazione. Utilizzarlo per quei PDF problematici è un modo molto conveniente per risolvere molti problemi.

Colorare

Il colore aggiunto a un documento aiuta a migliorare la leggibilità e la comprensione. A volte, colorare aree chiave di un documento può avere un effetto drammatico sul numero di volte in cui i clienti chiamano per domande, riducendo i costi di supporto complessivi.

In un ambiente di elaborazione di carta bianca, la stampa a colori è essenziale. Loghi a colori, elementi di modulo o altra grafica consentono di eliminare la carta prestampata e combinare i lavori per creare documenti in modo più efficiente e meno costoso. Dai nuova vita ai documenti monocromatici creati con software legacy senza mai toccare il codice che genera le pagine!

Negli Stati Uniti, le modifiche alle tariffe postali nel corso degli anni hanno consentito ai mittenti di aggiungere pagine di marketing o contenuti informativi ai documenti transazionali senza alcun aumento delle spese postali. Le aziende possono sfruttare la potenza del colore nei messaggi promozionali a pagina intera per creare offerte personalizzate e altamente segmentate, un enorme miglioramento rispetto agli inserti prestampati.

Gli studi dimostrano che il colore aumenta il riconoscimento del marchio e la conservazione delle informazioni. Con PRO DocNow, la tua attività di stampa può aggiungere valore ai documenti senza dover fare un grosso investimento in software o richiedere il supporto dell’IT o dello sviluppo per modificare le routine di composizione dei documenti.

Estrazione dei dati

Le attività di stampa possono aggiungere valore ai documenti prodotti per i clienti interni o esterni estraendo dati dai file di immagini di stampa.

Alcune attività standard di estrazione dati includono informazioni necessarie per creare file di dati di inserimento posta. Questi file di dati di esecuzione posta (MRDF) indicano all’inseritore quante pagine vanno in ogni busta, se deviare un pezzo di posta e quali inserti utilizzare. I sistemi di integrità del pezzo di posta utilizzano i dati MRDF per arrestare la macchina se le pagine sono fuori sequenza, mancanti o duplicate, in modo che l’operatore possa correggere l’errore. I file MRDF possono anche controllare le stampanti montate sulle macchine di inserimento per stampare le buste con indirizzi postali, indirizzi di ritorno, elementi di branding o messaggi personalizzati.

Le aziende spesso utilizzano dati estratti da file di immagini stampate per creare indici utilizzati dai sistemi di archiviazione dei documenti. Quando caricano le immagini nell’archivio dei documenti, le informazioni estratte consentono agli utenti di recuperare i documenti utilizzando numeri di conto, nomi o altri dati. I documenti transazionali contengono una grande quantità di informazioni su acquisti, utilizzo, livelli di fedeltà dei clienti e altro ancora. Le organizzazioni possono utilizzare i dati già presenti nei documenti per migliorare il valore delle comunicazioni e creare una relazione più stretta con ciascun cliente.

Si consideri l’impatto delle pubblicità basate sui dati basate sulle righe di dettaglio di una fattura, ad esempio. I clienti potrebbero vedere annunci generati dinamicamente per accessori o garanzie estese associate ai loro acquisti, a seconda dei dati estratti dalle righe di dettaglio della fattura.

Come funziona

PRO DocNow opera in un ambiente cloud privato AWS sicuro. Il servizio elabora ogni file in base a specifiche predefinite. Le operazioni richieste possono includere la trasformazione dei flussi di stampa, la colorazione, l’estrazione dei dati, l’aggiunta di codici a barre o qualsiasi altra funzione supportata.

La definizione di nuovi lavori è facile con PRO DocNow e non richiede particolari competenze tecniche. Il team tecnico di Crawford Technologies codificherà le istruzioni di trasformazione e reingegnerizzazione del software in base alle tue specifiche e richieste. Una volta definito, il lavoro verrà registrato nell’applicazione cloud e aggiunto al tuo Directory Monitor. Tutto ciò che dovrai fare è assicurarti che i tuoi processi inseriscano il file da reingegnerizzare nella posizione appropriata affinché venga rilevato dal Directory Monitor.

I clienti di Crawford Technologies pagano PRO DocNow solo quando lo utilizzano. Il costo si basa sul numero di pagine elaborate.

Il PRO DocNow Directory Monitor è una piccola applicazione che viene installata in sede e che controlla la presenza di file di stampa da elaborare. Identifica automaticamente i file e li invia all’applicazione di elaborazione nel cloud. Una volta completato il lavoro, il servizio cloud invia automaticamente i file di stampa rielaborati a Directory Monitor, dove possono essere posizionati automaticamente dove devono essere stampati o elaborati a valle. Directory Monitor mantiene anche i dati di backup e gestisce notifiche, avvisi e audit. Gli utenti hanno visibilità sull’attività attraverso una dashboard basata sul web.

Vantaggi per i fornitori di servizi di stampa

Puoi migliorare le tue entrate perché la tua attività non dovrà più rifiutare il lavoro o sviluppare elaborate procedure manuali per elaborare i file in arrivo nel modo più efficiente. La potenza di PRO DocNow è disponibile quando ne hai bisogno e rimane inattiva in attesa di lavoro quando non ne hai bisogno.

I costi possono essere ridotti perché le tue operazioni documentali non devono investire in server, manutenzione, supporto IT o licenze per i posti a sedere connessi a un software commerciale on-premise. È sufficiente creare un account e iniziare a lavorare con i professionisti di Crawford Technologies per impostare il tuo primo lavoro. Una volta registrati i lavori, l’elaborazione può continuare automaticamente.

PRO DocNow è utile sia per le operazioni di stampa in sede che per i PSP in outsourcing. Gli stabilimenti possono utilizzare il sistema per ottimizzare l’utilizzo delle piattaforme di stampa. Quando migrano verso un ambiente di produzione di carta bianca, possono regolare le posizioni dei blocchi di indirizzi e altri elementi che consentono di combinare i lavori.

I messaggi basati su colori e dati in base al contenuto dei documenti possono aggiungere valore ai documenti prodotti per la propria organizzazione, senza dover finanziare un costoso progetto di sviluppo IT.

I PSP in outsourcing supportano molte applicazioni da più clienti. La disparità nei formati, nei segni di controllo dei documenti e nel layout rende la reingegnerizzazione dei documenti una capacità imprescindibile. Senza questa funzionalità, il lavoro sarà meno redditizio o addirittura perso a favore di un concorrente.

I PSP operano in un mercato altamente competitivo in cui i clienti talvolta considerano i servizi documentali come una merce. Per distinguersi dalla concorrenza e ottenere margini di profitto più elevati, i PSP devono aggiungere valore. La reingegnerizzazione dei documenti consentita da PRO DocNow è un modo semplice per raggiungere questo obiettivo. Mostra ai potenziali clienti come migliorare la CX attraverso i documenti che pensavano fossero solo una spesa necessaria. Questa strategia può consentire ai PSP di aggiudicarsi l’attività e di fissare il prezzo dei servizi in base al valore che forniscono.

L’attività di CCM è soggetta a rapidi cambiamenti con il progredire della tecnologia aziendale. Le organizzazioni si sforzano di fornire una CX di qualità superiore e questo impegno include i documenti transazionali che inviano ai loro clienti. Grazie alle funzionalità on-demand di PRO DocNow, le attività di stampa possono migliorare i documenti prodotti per i clienti interni o esterni. I documenti rielaborati supporteranno gli obiettivi di CX del cliente.

A volte le organizzazioni si trovano ad affrontare difficoltà inaspettate durante l’elaborazione di lavori poco frequenti, come i documenti fiscali di fine anno. Invece di dover apportare modifiche al programma, possono modificare i documenti con PRO DocNow ed evitare di chiedere il supporto informatico necessario per rispettare le incombenti scadenze di rendicontazione.

Che dire di Operations Express?

Operations Express è il prodotto per la reingegnerizzazione dei documenti e la trasformazione dei flussi di stampa che i clienti di Crawford Technologies utilizzano da anni.

CrawfordTech continua a supportare, mantenere ed estendere Operations Express e i clienti possono acquistare questa soluzione on-premises. Per le organizzazioni con esigenze di utilizzo continuo di grandi volumi, una soluzione on-premise potrebbe essere più sensata. Gli utenti di PRO DocNow possono passare a Operations Express se le loro esigenze cambiano in futuro e le definizioni dei lavori possono essere spostate facilmente.

PRO DocNow offre alle aziende con requisiti meno stringenti e con una strategia operativa in cloud la possibilità di beneficiare delle funzionalità di reingegnerizzazione dei file di stampa e immagine senza le spese, i problemi amministrativi e funzionali e le complicazioni associate a un’installazione on-premise.

Casi d’uso

Periodi di picco di elaborazione

Si consideri un PSP o un’operazione di stampa interna che stampa e invia per posta estratti conto per istituti finanziari. Gli accordi sul livello di servizio (SLA) per questo tipo di lavoro possono variare, in base al tipo di documento, alla sua criticità e ad altri fattori. L’elaborazione degli estratti conto mensili che richiedono la reingegnerizzazione dei documenti non è un problema per un’azienda che utilizza una soluzione on-premise.

Tuttavia, l’elaborazione di rendiconti trimestrali e di fine anno può essere una sfida. In questi momenti di picco dell’elaborazione, il volume di lavoro aumenta del 50% o più. Con una soluzione on-premise, l’organizzazione deve acquistare server extra per elaborare il lavoro di re-engineering dei documenti entro il tempo consentito. Questi server elaborano i lavori solo per pochi giorni all’inizio di ogni trimestre. Rimangono inattivi per il resto del tempo.

Con PRO DocNow, le aziende possono sfruttare la potenza di elaborazione aggiuntiva necessaria durante i periodi di picco senza alcun investimento aggiuntivo in hardware o software. PRO DocNow assegna automaticamente i server AWS quando necessario in base al carico.

Fabbrica di carta bianca

L’installazione di una pressa a getto d’inchiostro a colori consente alle attività di stampa di generare più stampe in meno tempo, risparmiando denaro su attrezzature e manodopera. La sfida, tuttavia, è alimentare la nuova pressa con dati sufficienti per mantenere la macchina in funzione alla velocità ottimale. Frequenti avvii e arresti sono dispendiosi e inefficienti sulle presse a getto d’inchiostro ad alta velocità.

In una fabbrica di documenti in carta bianca, i lavori di stampa non necessitano più di gusci prestampati. Le aziende di stampa spesso combinano i documenti di più lavori di piccole dimensioni in un unico lavoro di grandi dimensioni per un’elaborazione efficiente, ma senza un supporto prestampato, i dati variabili devono essere uniti alle versioni elettroniche di moduli, loghi e testo statico. PRO DocNow è in grado di leggere i dati dell’immagine di stampa, determinare la corretta sovrapposizione dei moduli e applicare la sovrapposizione al flusso di dati in un formato pronto per la stampa nel tuo ambiente.

Un altro problema che si presenta quando si combinano i lavori è il posizionamento del blocco dell’indirizzo in modo che si veda correttamente attraverso la finestra di una busta comune. PRO DocNow aiuta anche in questo caso, prelevando le informazioni sull’indirizzo dall’immagine di stampa originale e spostandole nella posizione corretta sulla pagina.

Qualità dell’indirizzo

Il servizio postale statunitense offre sconti postali a chi corregge gli indirizzi e preseleziona la posta.

Con PRO DocNow, le operazioni di stampa possono estrarre gli indirizzi postali dai file pronti per la stampa e dalle immagini di stampa ed elaborare i dati attraverso il software di preparazione postale.

PRO DocNow inserisce quindi gli indirizzi standardizzati e aggiornati, compresi i codici a barre USPS Intelligent Mail, nelle pagine corrette del file di stampa.

Estendi la durata dell’applicazione

Molti dei programmi che ancora compongono documenti transazionali sono stati scritti decenni fa in linguaggi come COBOL. Il codice sorgente potrebbe non esistere più, oppure l’organizzazione potrebbe non riuscire a compilare i programmi se dovesse apportare una modifica. Ancora peggio, la maggior parte delle persone che sapevano programmare in COBOL non sono più nella forza lavoro. Ciò potrebbe accadere anche con i vecchi software di composizione CCM.

Se le organizzazioni vogliono apportare anche una piccola modifica ai documenti transazionali stampati a causa di normative o altri cambiamenti nel business, il software di reingegnerizzazione dei documenti è un must. Senza mai toccare il codice sorgente legacy o richiamare un vecchio programmatore, le aziende possono modificare i loro documenti e ritardare un costoso progetto di riprogrammazione.

Formattazione eDelivery

Le aziende consegnano molti documenti in formato elettronico, ma i programmi che li generano sono stati progettati esclusivamente per la stampa. La visualizzazione di queste immagini in formato PDF sui dispositivi mobili è poco pratica. Con PRO DocNow, le aziende possono trasformare i file delle immagini stampate in HTML5 responsive e mobile-friendly e fornire le informazioni tramite un portale per i clienti.

Le applicazioni cloud sono soluzioni aziendali comuni oggi. Le aziende le cercano come prima opzione in molti casi. Non vogliono le spese generali e i costi infrastrutturali che derivano dalle soluzioni on-premise, a meno che non siano assolutamente necessarie.

La riprogettazione dei documenti non è diversa. Infine, è possibile pagare per questi servizi solo quando ne hai bisogno. Puoi smettere di investire nella spesa annuale di hardware e software, utilizzandoli solo nei periodi di punta o per determinati lavori nella tua attività di produzione di stampa.

I clienti PRO DocNow non hanno bisogno di risorse di ingegneria documentale per generare i documenti desiderati dai loro clienti interni o esterni. Basta iscriversi e iniziare a migliorare i documenti.