PRO Conductor Offre un servizio di automazione del flusso di lavoro

Dopo un’analisi approfondita delle soluzioni di workflow, la società di servizi finanziari ha deciso di implementare Crawford Technologies’PRO Conductor.

PRO Conductor è una piattaforma moderna che supporta i requisiti di un’interfaccia a basso codice e di una reportistica grafica, pur garantendo la trasformazione ad alta velocità delle applicazioni di stampa legacy e i requisiti del flusso di lavoro di produzione di un sistema ADF (Automated Document Factory).

Questa prima fase consisteva nel definire un set di standard e regole. La società di servizi finanziari ha un team IT molto talentuoso e voleva una soluzione di flusso di lavoro che fosse in grado di elaborare tutti i tipi di lavoro e vari flussi di stampa senza la necessità di forzare la standardizzazione a un formato di progettazione. Inoltre, non volevano dover gestire la creazione di centinaia di modelli per ogni tipo di documento che avrebbero dovuto essere modificati ogni volta che un’unità aziendale modificava un documento.

Normalizzazione

Insieme al team di servizi di CrawfordTech, sono stati in grado di sviluppare tecniche per mappare tutti i lavori nel processo di normalizzazione di CrawfordTech.

La normalizzazione dei dati viene eseguita quando un lavoro di stampa entra in PRO Conductor. Questa tecnica semplifica notevolmente la gestione dei flussi di lavoro di stampa. La loro distribuzione di produzione utilizza solo tre solidi flussi di lavoro completi:

• Un flusso di lavoro di stampa legacy Xerox che utilizza un formato di output standardizzato
• Un flusso di lavoro di consolidamento, suddivisione, unione e segmentazione di PDF
• Flusso di lavoro di posta di marketing in formato PDF per lavori di posta di marketing/in massa più specifici.

Centinaia di applicazioni sono state normalizzate ed elaborate attraverso questi flussi di lavoro, eliminando la necessità che ogni applicazione avesse un modello, un flusso di lavoro o una hot folder individuale. Questo ha semplificato la distribuzione e la gestione di tutte le applicazioni e ha garantito che il rollout potesse essere completato in una frazione di tempo rispetto alla maggior parte delle distribuzioni ADF. Questa implementazione avanzata del flusso di lavoro è definita “Normalizzazione” dal team di Crawford Technologies.

Archiviazione

L’archiviazione dei documenti e l’accesso a quei dati erano componenti fondamentali del progetto, in quanto costituivano un collegamento critico all’iniziativa di trasformazione digitale dell’azienda. Il processo originale utilizzava cicli di elaborazione per creare file PDF e indici per l’archiviazione in un sistema di archiviazione documentale FileNet, con un impatto su altri sistemi e processi a valle.

Nell’ambito dell’implementazione di PRO Conductor, CrawfordTech ha spostato l’indicizzazione su un server e ha automatizzato il caricamento di FileNet con tutti i documenti di corrispondenza. I rappresentanti del servizio clienti (CSR) hanno ora facile accesso alla visualizzazione di specifici pezzi di posta e comunicazioni dei clienti in FileNet e tramite un accesso sicuro via web all’ADF prima che il pezzo sia stato spedito.

Questo approccio si è rivelato particolarmente vantaggioso, in quanto l’organizzazione stava vivendo un periodo di forte contrazione delle risorse IT. La nuova soluzione ha permesso all’azienda di procedere in modo efficiente con la sua trasformazione digitale.

Gestione del lavoro

La gestione e la tracciabilità dei lavori e dei pezzi di posta è stata una parte estremamente importante dell’implementazione dell’ADF. Il personale utilizzava un’interfaccia legacy (SDSF) per inviare i lavori alle stampanti. Questo processo era manuale e veniva ripetuto migliaia di volte alla fine di un trimestre solo per completare il normale processo di stampa e spedizione.

Nell’ambito della soluzione PRO Conductor, il processo di distribuzione dei lavori è stato migrato verso processi di invio automatizzati basati sull’interfaccia grafica (GUI) e sul drag-and-drop. Oggi, utilizzando la GUI, gli operatori possono semplicemente trascinare le voci dei lavori sull’icona di una stampante. Il sistema è stato configurato in modo da mantenere i diritti e le regole di utilizzo dell’operatore e della stampante esistenti.

Come molte grandi aziende, l’assistenza per le apparecchiature era un problema per questa società. I vincoli di budget limitavano la possibilità di aggiornare inseritori e stampanti con l’hardware più recente. Il software di post-composizione Crawford Technologies ha risolto questo problema. Alcuni lavori di grandi dimensioni richiedevano agli operatori di inserire manualmente la posta nelle buste perché l’inseritore richiedeva l’uscita in ordine inverso.

La soluzione PRO Conductor è stata in grado di invertire l’ordine di stampa, aggiungere nuovi codici a barre sul retro dei fogli e automatizzare completamente il processo di inserimento. Hanno potuto utilizzare le attrezzature di inserimento esistenti senza dover investire centinaia di migliaia di dollari in nuovi dispositivi.
Alla fine del mese, il numero di lavori era troppo elevato per il team operativo. A volte c’erano dai 4.000 ai 5.000 lavori di stampa individuali, che andavano da singoli pezzi di posta a lavori di grandi dimensioni che richiedevano fino a 20 ore per completare la stampa. Questo creava diversi problemi:

• Come è possibile gestire, monitorare e contabilizzare manualmente 5.000 lavori di stampa?
• Come possiamo garantire che ogni lavoro venga stampato correttamente?
• Come possiamo essere certi di non aver stampato lo stesso lavoro due volte?
• Come possiamo ridurre al minimo il numero di cambi di lavoro e di stock per massimizzare l’utilizzo delle attrezzature di produzione? O per ridurre al minimo i tempi di fermo?

Consolidamento

PRO Conductor è stata in grado di consolidare molti dei piccoli lavori in un unico grande file di output di produzione. Questi file di grandi dimensioni sono stati poi suddivisi, segmentati, ordinati ed emessi in base al tipo di impostazione dell’inseritore per garantire che l’impostazione della stampante e dell’inseritore fosse completata una sola volta per un determinato tipo di carta o di busta.

La capacità di ordinare e unire migliaia di file rapidamente e di ridurre migliaia di file a solo una dozzina di file di stampa di produzione ha reso il processo di contabilità e produzione semplice e facile. I file sono stati raggruppati in base a peso e numero di pagine, destinazione, carta o tipo di busta, pur continuando ad associare ogni pezzo di posta al file di stampa iniziale per la verifica e il monitoraggio completo a livello di pezzo.

Ristampe

Un problema che a volte viene trascurato durante la creazione e l’implementazione di un ADF è il monitoraggio e la verifica delle ristampe. Il processo originale richiedeva agli operatori di tornare al mainframe o di selezionare un intervallo di pagine da ristampare sul controller della stampante Xerox. Questo processo presentava delle inefficienze, caratterizzate da ritardi di ristampa di uno o due giorni e da una funzionalità di verifica limitata.

Il nuovo processo utilizza la più recente integrazione dell’iperautomazione di CrawfordTech. PRO Conductor comunica con l’inseritore per garantire che tutti i pezzi vengano inseriti correttamente. Quando un pezzo di posta è danneggiato, PRO Conductor raccoglie automaticamente tutte le risorse e i documenti necessari, produce un nuovo file di stampa e lo reinserisce nella coda di stampa, quindi attende un feedback dall’inseritore per assicurarsi che ogni pezzo sia stato inserito correttamente. Questo processo è automatizzato al 100%, non richiede alcun intervento e garantisce che ogni pezzo di posta di importanza critica venga stampato e consegnato correttamente all’USPS.

Il flusso di lavoro precedente richiedeva processi manuali per tutte le verifiche e i controlli. Quando il team ha stabilito gli obiettivi per l’iniziativa del flusso di lavoro, ha identificato molti miglioramenti in termini di reportistica, tracciamento, verifica e approvazioni. PRO Conductor è una piattaforma di integrazione avanzata in grado di connettersi praticamente a tutte le stampanti, inseritori e altri sistemi aziendali. L’eliminazione dei processi manuali è stata parte integrante della soluzione PRO Conductor. Non è più necessario camminare in officina con le lavagne per svolgere le attività di monitoraggio del lavoro. Oggi i manager guardano un cruscotto in tempo reale, con le informazioni e i grafici che selezionano. Possono visualizzare file, lavori o persino informazioni a livello di pezzo da qualsiasi dispositivo collegato che abbia accesso all’interfaccia di PRO Conductor. Per quanto riguarda l’approvazione, PRO Conductor consente l’approvazione e la revisione in tempo reale via web per i diversi reparti, il che si è rivelato estremamente utile.

Incartare

Infine, e di fondamentale importanza strategica, avevano bisogno di un modo per collegare le loro operazioni di stampa/posta con la strategia digital-first imposta dall’azienda. Ciò significava che tutte le informazioni dovevano essere disponibili a un membro sul suo canale preferito quando lo desiderava.

In parole povere, l’azienda aveva bisogno di garantire che l’intero team di gestione degli output potesse essere parte proattiva dell’infrastruttura di eDelivery e della Customer Experience multicanale. Questa integrazione è stata guidata dal team IT e ha sfruttato PRO Conductor per sopprimere qualsiasi output di stampa per le persone che hanno richiesto l’eDelivery, che è uno standard.

Un aspetto entusiasmante di questo progetto è stato l’uso dell’iperautomazione multicanale. Se un’e-mail tornava indietro, una chiamata API raccoglieva le informazioni dell’individuo e poi creava un lavoro di stampa con la corrispondenza importante che non poteva essere consegnata elettronicamente, in modo che il destinatario ricevesse la comunicazione fisica (o la posta). L’archivio FileNet veniva quindi aggiornato con la disposizione finale effettiva per scopi di audit.

I servizi finanziari possono essere un’attività molto soggetta a contenziosi e il team che gestisce l’implementazione si è concentrato nel garantire che ogni membro ricevesse la propria comunicazione anche se un canale non fosse disponibile e che fosse disponibile a portata di mano un registro di controllo dettagliato e conforme alle normative.

L’installazione e il successo di qualsiasi implementazione ADF si basano su visione, esperienza e tecnologia. Per questo progetto, PRO Conductor era la tecnologia, il team di Crawford Technologies Services ha fornito l’esperienza di implementazione e il cliente ha fornito e articolato uno stato futuro che ha fornito un enorme valore all’azienda.