Perché l’accessibilità dei documenti è essenziale nei tuoi servizi

Perché dovresti preoccuparti dell’accessibilità

Ci sono molte ragioni per cui dovresti preoccuparti dell’accessibilità e dell’usabilità nei tuoi contenuti. E anche se non le elencheremo tutte, ne copriremo tre fondamentali.

1. Inclusività e la tua esperienza del cliente

Se le tue comunicazioni con i clienti alienano parte della tua base di utenti, questo è un problema. Molti documenti transazionali includono informazioni personali e riservate. E hanno una portata più ampia di quanto tu possa immaginare. Chiediti se la tua attività crea e distribuisce una delle seguenti:

• Spiegazione dei benefici per la salute,
• Corrispondenza Medicare/Medicaid,
• Corrispondenza tra governo e agenzia, o
• Qualsiasi altra informazione personale o identificabile

Una persona cieca o ipovedente, o con disabilità cognitive, avrà, come minimo, bisogno di un accomodamento. Devi a questi clienti lo stesso livello di cura e rispetto che fornisci agli altri utenti. Assicurandoti che le tue comunicazioni siano accessibili e utilizzabili, puoi offrire un’esperienza cliente eccezionale a tutti.

2. Il vasto mercato dei clienti anziani

Di 1 americano su 5 con disabilità, molti hanno più di 50 anni. Possono iniziare a perdere la vista a causa di malattie comuni come il diabete e la degenerazione maculare. Questo gruppo viene spesso trascurato quando le aziende cercano nuovi mercati e clienti per tutta la vita. Ma è un errore.

Questi individui hanno spesso un reddito disponibile significativo. E se li tratti bene, rimarranno con te per il resto della loro vita. Detto questo, con le leggi attuali, questa fascia demografica rende ancora più importante garantire che le tue comunicazioni possano essere facilmente consumate e gestite in modo indipendente.

Regole e leggi da conoscere

• Legge sull’assistenza sanitaria accessibile (1557)
• Legge sull’innovazione della sicurezza alimentare e farmaceutica (904)
• Telecom Act Sezione 255 (ora parte della Sezione 508 ICT)
• Air Carrier Access Act – Regola DOT sull’accessibilità delle compagnie aeree – Titolo 14 CFR Parte 32
• Legge sull’istruzione per le persone con disabilità (IDEA)

3. Attenuare i rischi legali per la tua attività

Se una persona ritiene di essere maltrattata, può, giustamente, diventare litigiosa. Le cause legali e gli accordi strutturati ai sensi dell’Americans with Disabilities Act (ADA) sono aumentati in modo esponenziale. L’ADA è, essenzialmente, una legge sui diritti civili che protegge le persone con disabilità dalla discriminazione. L’ADA richiede che le comunicazioni siano accessibili, navigabili in modo indipendente e fornite in modo tempestivo. E le organizzazioni che non rispettano questo imperativo legale hanno dovuto affrontare cause legali fino a valori di sette cifre.

Cause legali ADA degne di nota (e quanto costano)

• Obiettivo – 6 milioni di dollari
• Harvard/MIT (sentenze multiple) – Oltre 2 milioni di dollari
• Florida (città, paesi e contee) – Accordo medio di $ 20.000

Per prevenire e limitare contenziosi o lettere di richiesta, le organizzazioni devono dimostrare la dovuta diligenza nei loro sforzi per soddisfare le richieste di accomodamento. Per i fornitori di servizi di stampa, ciò significa prendere file pronti per la stampa e convertirli in documenti digitali accessibili, braille, caratteri grandi, audio o altri formati accessibili.

Le organizzazioni devono anche essere consapevoli che i siti Web e i contenuti basati sul Web devono essere resi accessibili. Con la crescente domanda di distribuzione Web e presentazione elettronica, arrivano nuove sfide e opportunità. Le persone con disabilità vogliono dichiarazioni elettroniche completamente accessibili. In questo modo possono prendere decisioni e pagamenti tempestivi senza incorrere in sanzioni. Anche se tutto ciò può sembrare scoraggiante, c’è una buona strada da seguire.

Come iniziare

Innanzitutto, dovresti assumere esperti di accessibilità per implementare sia una soluzione interna che una basata sul fornitore. Test e audit devono essere eseguiti spesso. Ancora più importante, qualsiasi programma di accessibilità dovrebbe avere una sponsorizzazione esecutiva. Per maggiori dettagli, segui i passaggi sottostanti:

1. Crea una politica di accessibilità. Questa politica dovrebbe guidare gli individui sui tuoi obiettivi di accessibilità e inclusività. Inoltre, dovrebbe fornire modi per trovare informazioni organizzative o sui clienti in un formato accessibile. Questo può essere, come minimo, un accomodamento. Dovrebbe anche specificare se fornirai braille, formati accessibili digitali o altri formati.
2. Implementare soluzioni per rendere accessibili i contenuti non inclusivi per gli screen reader. Ciò potrebbe includere un sito web, una dichiarazione o un documento.
3. Implementare un flusso di lavoro che dimostri la prova della dovuta diligenza. Assicurarsi che mostri modi e mezzi per iniziare con gli accomodamenti e poi passare all’accessibilità per tutti.
4. Scegli un fornitore con cui collaborare. Assicurati che entrambi lavoriate su obiettivi per rendere le vostre comunicazioni inclusive.
5. Scegli strumenti e soluzioni per la correzione on-demand e la produzione di grandi volumi di documenti in documenti accessibili.
6. Implementa soluzioni e documentale. Aggiorna le tue policy di accessibilità secondo necessità.
7. Testa, verifica e testa ancora. Imposta una cadenza di test mensile.

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