Passare da un’operazione monocromatica a getto d’inchiostro continuo a colori a un’operazione di toner a fogli singoli può essere un grosso problema. Ci sono grandi vantaggi, ma la transizione comporta più di un semplice scambio di hardware. Comprendere l’impatto del getto d’inchiostro su un flusso di lavoro tradizionale e avere gli strumenti giusti per consentire una migrazione fluida sono fattori critici di successo.
Molte operazioni di stampa e posta transazionale stanno valutando di passare dagli ambienti di stampa a toner a fogli singoli su cui hanno fatto affidamento per anni a una soluzione a getto d’inchiostro continuo. Sebbene il getto d’inchiostro esista da molto tempo, nuovi sviluppi stanno rendendo la tecnologia più attraente che mai.
Le prime generazioni di macchine a getto d’inchiostro di produzione non erano in grado di produrre testo e immagini a colori che soddisfacessero gli standard aziendali in termini di coerenza e chiarezza. Tuttavia, la qualità di stampa è migliorata immensamente da quei primi giorni. Anche le scelte di substrato sono aumentate, dando alle organizzazioni la possibilità di stampare una varietà di applicazioni sugli stessi dispositivi. Le scelte di carta ampliate significano che possono aggiungere nuove applicazioni, espandere i loro mercati e ottimizzare la capacità delle loro nuove macchine a getto d’inchiostro. E ultimamente, i produttori di macchine hanno introdotto apparecchiature a prezzi economici che rendono il getto d’inchiostro un’opzione ragionevole per le organizzazioni che in passato non potevano giustificare l’investimento in macchine progettate solo per livelli di produzione molto elevati.
Meglio di tutto, i costi elevati un tempo associati alla stampa a colori sono praticamente scomparsi. Il costo di aggiunta di grafica a colori, loghi e foto ai documenti tradizionalmente stampati con toner nero non è più la barriera di una volta.
Ci sono molti vantaggi nel passare al getto d’inchiostro a colori continuo, ma l’ambiente non è lo stesso di un’operazione tradizionale con toner a fogli singoli. Conviene conoscere queste differenze all’inizio del processo di valutazione.
Non esattamente Plug and Play
Passare al getto d’inchiostro a colori può comportare grandi cambiamenti per un negozio la cui esperienza di documenti transazionali è limitata ai dispositivi a toner a fogli singoli. Non si tratta solo di scollegare un dispositivo e collegarne un altro. Ci sono molti aspetti da considerare quando si prende una decisione sul passaggio a nuove tecnologie di stampa.
La semplice replica di flussi di lavoro monocromatici a foglio singolo su macchine da stampa a getto d’inchiostro a colori alimentate a bobina annulla molti dei vantaggi che la maggior parte delle aziende ricerca quando investe nella tecnologia a getto d’inchiostro. Per ottenere miglioramenti della produttività, ridurre i costi di produzione o aggiungere nuove applicazioni, le organizzazioni devono apportare modifiche al modo in cui progettano, assemblano ed elaborano il loro lavoro. Data la disparità delle applicazioni di generazione di documenti, apportare queste modifiche nei sistemi di origine di solito non è un’opzione.
Modifica post-composizione la via più diretta
Il lavoro elaborato dalle operazioni di stampa interne normalmente proviene da diversi sistemi non collegati che generano documenti. Possono esserci applicazioni di fatturazione, software di corrispondenza con i clienti, programmi di notifica normativa e applicazioni specifiche del settore, tutti generanti documenti destinati alla stampa e alla spedizione da parte dell’operazione interna.
Apportare le modifiche necessarie per sfruttare appieno una fabbrica di stampa su carta bianca alimentata a bobina include modifiche come la combinazione di piccoli lavori, la riformattazione della stampa per adattare i posizionamenti delle finestre in una busta comune, l’aggiunta di colore o la modifica di linguaggi di stampa compatibili con le macchine da stampa a getto d’inchiostro. Si tratta di attività complicate e che richiedono molto tempo. E la maggior parte delle organizzazioni non ha le risorse per apportare le modifiche necessarie al codice sorgente.
I fornitori di servizi di stampa affrontano le stesse sfide, rese ancora più difficili dal fatto che in genere ricevono pagine precomposte o dati già compilati da molte fonti. Non hanno accesso all’ambiente di composizione dei documenti dei loro clienti o alle applicazioni che generano i dati che hanno creato i documenti che attualmente stampano.
Le organizzazioni si stanno rivolgendo alla riprogettazione dei documenti e agli strumenti di trasformazione per rendere possibile la transizione al getto d’inchiostro. Semplicemente non c’è altro modo. Anche se le aziende avessero personale tecnico adeguato e conoscenza dei sistemi (alcuni dei quali potrebbero avere decenni), ci vorrebbero anni di sviluppo per cambiare i programmi sorgente. La modifica post-composizione è l’unico approccio ragionevole.
Aggiungere colore
Molte delle modifiche che le aziende di stampa devono apportare comportano l’aggiunta di colore al flusso di lavoro. La stampa di fatture e rendiconti con toner nero su carta prestampata non richiede esperienza con la scienza e l’arte necessarie per produrre documenti a colori in un ambiente a getto d’inchiostro. I termini “gestione del colore” e “prestampa” potrebbero non essere stati nel vocabolario dell’operazione di stampa transazionale. La corrispondenza dei colori è un’abilità irrilevante quando tutta la stampa viene renderizzata con lo stesso toner nero.
Anche le aziende con esperienza nella stampa offset scopriranno che la regolazione del colore per le macchine da stampa a getto d’inchiostro è diversa dalle loro procedure abituali. Con l’offset, gli operatori possono effettuare regolazioni del colore BlueBank direttamente sulla macchina da stampa. Con il getto d’inchiostro, tutte le calibrazioni e le impostazioni vengono eseguite sui dati prima che arrivino al motore di stampa.
Le aziende che non dispongono di risorse interne esperte nelle tecniche di stampa a colori dovrebbero prendere in considerazione l’assunzione di personale esterno che le assista in questo nuovo aspetto della composizione e produzione dei documenti.
L’importanza della carta
Un fattore spesso trascurato è l’impatto che la carta ha sul testo e sulla grafica a colori. A differenza del toner laser, che si trova sulla parte superiore della carta, l’inchiostro a getto d’inchiostro viene assorbito. Le proprietà della carta, i rivestimenti e le tonalità cambieranno l’aspetto del testo e della grafica a colori. Infatti, la carta è essenzialmente un quinto colore aggiunto a ciano, magenta, giallo e nero. Con la produzione a getto d’inchiostro, i colori vengono effettivamente calibrati separatamente per carte diverse.
Per realizzare i vantaggi operativi dei flussi di lavoro del white paper, i fornitori di servizi e gli stabilimenti vorranno utilizzare una comune carta per il maggior numero possibile di lavori. Potrebbero dover spiegare ai clienti perché i colori che appaiono sui loro documenti sono leggermente diversi dalle aspettative. La maggior parte dei clienti si troverà a suo agio con piccole differenze di colore nei propri documenti transazionali, in particolare se potranno godere di tempi di consegna più rapidi, maggiore personalizzazione o costi postali inferiori.
L’effetto dell’inchiostro
Anche la quantità di inchiostro utilizzata su ogni pagina può essere un problema. Gli esperti di colore devono ottimizzare la grafica per riprodurla in modo efficiente e accurato. Le illustrazioni progettate per lo schermo del computer, ad esempio, potrebbero richiedere più inchiostro del necessario per stampare l’immagine su macchine da stampa a getto d’inchiostro ad alta velocità. Qualcosa di semplice come un logo non ottimizzato può causare problemi di qualità o un picco nei costi quando l’immagine appare su ogni pagina.
I produttori possono configurare le presse a getto d’inchiostro per usare inchiostri a base di pigmenti o coloranti. Ognuna produrrà colori diversi su carte diverse. Non solo la durata della stampa varierà a seconda dell’inchiostro, ma alcune carte sono progettate per la tintura e altre per il pigmento. Se l’integrità del colore è critica, è consigliabile testare su diverse combinazioni di carte, inchiostri e presse per trovare la soluzione che riproduce i colori aziendali in modo più accurato prima di impegnarsi nell’acquisto di un dispositivo.
Considerare la progettazione del documento
I designer potrebbero dover modificare alcuni elementi del documento che funzionano perfettamente sulle stampanti laser. Poiché la carta assorbe l’inchiostro a getto d’inchiostro, alcuni elementi stampati potrebbero non apparire nitidi quando vengono stampati su macchine da stampa a getto d’inchiostro di produzione. Ciò può essere più evidente con caratteri piccoli o in aree di stampa invertite. Piccole modifiche nel design del documento possono migliorare la leggibilità.
Altri elementi, come ampie aree di colore pieno, possono mostrare difetti che occasionalmente si verificano quando i getti spruzzano inchiostro sulla pagina. Modificare lo sfondo può rendere questi difetti meno evidenti. I progettisti di documenti non dovrebbero ricreare ciecamente shell prestampate in formato digitale. Inoltre, l’inchiostro è una componente importante del costo di produzione del documento. Più inchiostro viene utilizzato per pagina, maggiore è il costo. Se la stampa del colore di sfondo non aggiunge valore al documento, si può prendere in considerazione la possibilità di passare a un riquadro di contorno o a un colore spot per ridurre il consumo di inchiostro.
C’è un altro motivo per evitare un’applicazione eccessiva di inchiostro. L’inchiostro a getto d’inchiostro è per lo più acqua, che entra in contatto con la carta e si asciuga rapidamente. L’applicazione di acqua in eccesso su pagine con una copertura di inchiostro elevata può causare sbavature o trasferimento di inchiostro. Potrebbe persino essere necessario rallentare la pressa per fornire più tempo di asciugatura. Problemi di arricciatura dei bordi o di impilamento possono influire sulle operazioni di finitura quando l’aggiunta e la rimozione di acqua causano la modifica della forma della carta.
Molte aziende scoprono che il getto d’inchiostro consente loro di sostituire gli inserti prestampati con grafica e testo variabili stampati in linea, sfruttando lo spazio bianco esistente sui documenti. Il costo inferiore del getto d’inchiostro e l’eliminazione della segmentazione dei lavori grazie alle configurazioni dell’inseritore rendono questa strategia interessante dal punto di vista operativo. I fornitori di servizi di stampa possono persino creare un nuovo flusso di entrate stampando contenuti promozionali mirati di valore più elevato sui documenti anziché utilizzare inserti generici prestampati. Il software di reingegnerizzazione dei documenti può gestire lo spazio bianco e inserire testo e grafica variabili nei documenti stampati.
I vantaggi di unire i lavori
La combinazione di lavori ha un duplice vantaggio per le operazioni sui documenti. Unire la stampa di diversi piccoli lavori in un singolo flusso di stampa migliora la produttività nelle operazioni di stampa e finitura. Meno fermate e ripartenze per cambiare materiali, modificare le impostazioni della macchina o compilare la documentazione di registrazione dei lavori significa che le macchine possono elaborare più lavoro in un turno. Un flusso di lavoro efficiente del white paper si tradurrà in una capacità di produzione eccessiva, consentendo a un’organizzazione di aggiungere più lavoro senza acquistare nuove attrezzature o assumere più personale.
I risparmi postali sono abilitati anche combinando i lavori. Invece di qualificare i lavori individualmente per gli sconti di preselezione postale, i lavori combinati possono trasformare la posta precedentemente inviata a tariffe a 3 cifre, ad esempio, in posta qualificata a 5 cifre. I costi postali possono diminuire, a volte in modo significativo.
L’inserimento di documenti da clienti e applicazioni diversi in buste con finestra richiede che tutti gli indirizzi vengano stampati nello stesso posto. La maggior parte delle operazioni utilizza buste con due finestre per consentire loro di inserire i documenti creati da lavori combinati senza interruzioni. Lo spostamento di blocchi di indirizzi in una posizione fissa può essere eseguito automaticamente dal software di reingegnerizzazione dei documenti in modo che non sia necessario modificare il codice del programma legacy per raccogliere i vantaggi della creazione di stampe più grandi e dell’inserimento di lavori.
Naturalmente, il software per tracciare singoli documenti e pezzi di posta è essenziale per i negozi che combinano i lavori. Il software deve identificare ogni documento mentre passa attraverso le fasi del flusso di lavoro. Il software di reingegnerizzazione dei documenti riposiziona gli indirizzi di invio e di ritorno in posizioni fisse, oltre a generare codici a barre utilizzati per il controllo delle apparecchiature di finitura, il tracciamento e l’elaborazione postale. Il software Automated Document Factory (ADF) traccia i documenti.
Attrezzatura di finitura
La maggior parte delle organizzazioni che generano documenti transazionali completano i pezzi piegando e inserendo le pagine nelle buste. Le buste con finestra sono la configurazione più comune. Alcune attività utilizzano buste chiuse e aggiungono le informazioni sull’indirizzo in linea con le testine a getto d’inchiostro montate sull’attrezzatura di inserimento. Alcune operazioni di documentazione hanno integrato attrezzature per l’imballaggio o la fabbricazione di buste nei loro flussi di lavoro di produzione.
Indipendentemente dai singoli metodi, le aziende devono assicurarsi che le loro apparecchiature e procedure di finitura siano compatibili con i nuovi documenti provenienti dalle macchine da stampa a getto d’inchiostro. Chiedere consiglio ai propri fornitori di apparecchiature di finitura prima di impegnarsi ad acquistare una particolare macchina da stampa a getto d’inchiostro è una mossa intelligente.
Gli inceppamenti causati da carta scivolosa uccidono la produttività e aumentano il numero di ristampe. Gli errori di lettura che si verificano quando le fotocamere o gli scanner di codici a barre non riescono a interpretare i dati stampati causeranno anche l’arresto dell’apparecchiatura di finitura. Le sbavature dai rulli utilizzati per trasportare il materiale attraverso l’apparecchiatura di finitura possono essere un problema. La maggior parte della carta a getto d’inchiostro solitamente utilizzata per i documenti transazionali dovrebbe funzionare sull’apparecchiatura di inserimento esistente senza modifiche, ma è altamente consigliabile effettuare dei test.
Le operazioni di documentazione devono decidere se effettuare la finitura in linea o near-line. Il vantaggio della finitura in linea è, ovviamente, la produttività. La carta bianca entra nella linea da un lato e la posta finita esce dall’altro. Tuttavia, c’è anche un rischio. Se una delle tante parti mobili dei componenti di finitura si guasta, l’intera produzione si ferma.
Linee di stampa e finitura separate sono comuni per i fornitori di servizi di stampa e altre organizzazioni che producono una varietà di documenti diversi, ma questa configurazione può anche avere degli svantaggi. Attendere di stampare un intero rotolo prima di inviare l’output alla finitura potrebbe essere indesiderabile in alcune circostanze.
Le organizzazioni che gestiscono grandi volumi delle stesse applicazioni ogni giorno optano generalmente per una configurazione di finitura in linea. Per tutti gli altri, una qualche versione di finitura near-line è la soluzione più diffusa.
Un’altra decisione di finitura che le operazioni di documentazione devono affrontare riguarda i moduli di input per l’inserimento delle apparecchiature. Se in precedenza l’officina utilizzava stampanti a fogli singoli, tutti i suoi inseritori avranno alimentatori di fogli. Sostituire gli alimentatori di fogli con svolgitori e taglierine a bobina può essere costoso. Anche lo spazio fisico può essere un problema. La stampa two-up aggiunge complessità e richiede l’aggiunta di capacità di taglio e fascicolazione.
Anche la velocità relativa dell’attrezzatura di finitura rispetto alle presse a getto d’inchiostro è un fattore. Se un’officina necessita di più dispositivi di finitura per tenere il passo con ogni pressa a getto d’inchiostro, allora una configurazione roll-to-cut sheet per la linea a getto d’inchiostro probabilmente ha più senso.
La perforazione e la punzonatura sono operazioni di finitura a volte dimenticate quando le stampanti di documenti transazionali passano da ambienti a fogli singoli a quelli a bobina. I fornitori di carta aggiungono queste caratteristiche alla carta a fogli singoli quando la producono. Questo non vale per la carta a bobina. Le operazioni potrebbero ritenere necessario aggiungere perforazione dinamica o altri moduli alla loro linea di finitura di produzione a getto d’inchiostro per creare gli attributi della carta richiesti dalle loro applicazioni.
L’operazione di finitura è l’ultima possibilità di individuare errori nei documenti prima che vengano spediti per posta. I sistemi di visione collegati al software di tracciamento dei pezzi e ai database consentono a un’organizzazione di confrontare i risultati fisici con l’output previsto. Se il sistema di tracciamento dei pezzi rileva pagine mancanti, pagine extra o componenti non corrispondenti, può deviare il materiale o fermare l’attrezzatura per consentire ispezioni manuali. I sistemi Automated Document Factory (ADF) gestiscono questi passaggi critici nei flussi di lavoro di produzione e distribuzione dei documenti.
Vantaggi del getto d’inchiostro a colori per le stampanti di documenti transazionali
Il modo tradizionale di creare documenti transazionali richiede almeno due passaggi. I moduli vengono stampati su macchine da stampa offset in cui vengono aggiunti il branding a colori e altri elementi. Quindi i moduli vengono consegnati al centro di stampa dei documenti transazionali in cui i dati variabili vengono sovrastampati utilizzando il toner nero.
Passare al getto d’inchiostro a colori elimina uno di questi passaggi. Stampare contemporaneamente gli elementi del modulo e i dati variabili elimina gli sprechi dovuti all’obsolescenza, i ritardi causati quando le scorte non vengono rifornite in modo adeguato e gli errori causati dalla stampa sui moduli sbagliati. Le aziende di stampa possono reagire immediatamente alle richieste dei clienti di modificare i loro moduli. Possono offrire ai loro clienti un time-to-market più rapido.
Il software di reingegnerizzazione dei documenti post-composizione consente alle aziende di stampa di aggiungere messaggi promozionali a colori personalizzati ai documenti transazionali, senza richiedere ai clienti di apportare modifiche al software. I documenti diventano più preziosi per trasmettere informazioni importanti sull’account (e ridurre le chiamate al servizio clienti), upselling, cross-selling e indirizzare i clienti verso contenuti aggiuntivi tramite tecniche come codici QR e URL personalizzati. Aggiungendo valore ai documenti, le aziende di stampa delle fatture migliorano le relazioni con i clienti da fornitore a partner strategico.
Grazie ai miglioramenti della produttività resi possibili da un flusso di lavoro di carta bianca a getto d’inchiostro, le aziende di stampa possono continuare a guadagnare su un’applicazione importante per le loro attività. Gli analisti prevedono che il volume di documenti transazionali monocromatici diminuirà nei prossimi anni, ma il volume di documenti a colori aumenterà. La migrazione al getto d’inchiostro a colori consente a un’azienda di stampa di sfruttare i trend della comunicazione e, allo stesso tempo, di fornire un mezzo per espandere le relazioni con i clienti.
La transizione non è semplice, però. Sfruttare tutti i vantaggi offerti dal getto d’inchiostro a colori richiede che i negozi di toner a fogli singoli cambino il modo in cui elaborano il lavoro. Fortunatamente, ci sono persone competenti e alcuni ottimi strumenti che sono stati creati per aiutare le aziende a effettuare il passaggio.
Uno di questi strumenti è Pro Inkjet Express di Crawford Technologies.
PRO Inkjet Express è un set di strumenti appositamente progettati per aiutare le organizzazioni a implementare e gestire i flussi di lavoro di produzione necessari in un ambiente inkjet a colori. I componenti di questo software consentono alle aziende di migrare senza modificare il codice sorgente o ricomporre i flussi di stampa esistenti.
La funzionalità integrata di PRO Inkjet Express consente alle aziende di effettuare la transizione dal toner a fogli singoli al getto d’inchiostro continuo grazie al software e al supporto ottimizzati per questa specifica attività. L’aggiunta di PRO Inkjet Express consente alle aziende di stampa di effettuare con sicurezza il passaggio al getto d’inchiostro a colori continuo sapendo di avere tutti gli strumenti e il supporto di cui avranno bisogno per trasferire il volume alla nuova apparecchiatura in modo rapido e sicuro.
