Introduzione
I sistemi Enterprise Content Management (ECM) sono importanti archivi di documenti di record, nonché componenti critici dei processi aziendali e dei casi operativi all’interno delle organizzazioni di ogni settore. Tutte le organizzazioni devono gestire una confluenza di contenuti sempre più complessa. Tutto, dai messaggi di posta elettronica e social media, a una moltitudine di database, archivi di documenti e sistemi legacy di stampa e posta, deve essere gestito, protetto e mantenuto affinché il “business as usual” proceda. Gestisci male anche un singolo pezzo del puzzle di gestione dei contenuti e le probabilità sono che la tua azienda non stia sperimentando prestazioni ottimali e che possa incorrere in un rischio maggiore.
Si presta molta attenzione ai sistemi che raccolgono e archiviano le informazioni aziendali. L’attenzione strategica è spesso rivolta all’acquisizione e alla conservazione delle informazioni in formato digitale e/o alla conversione di documenti cartacei in file digitali con l’obiettivo di eliminare la carta dai processi aziendali. Questa trasformazione digitale è in atto ed è comune per la maggior parte delle organizzazioni aziendali disporre di più sistemi informativi e repository di contenuti per supportare un numero qualsiasi di processi, reparti e giurisdizioni specializzati.
Informazioni in ingresso vs. informazioni in uscita
Mentre i sistemi ECM sono molto bravi nell’input di informazioni, non fanno un buon lavoro nell’output di informazioni. Tutte queste piattaforme offrono una grande capacità di catturare, cercare e visualizzare dati, ma la maggior parte non fornisce modi semplici o efficienti per l’output o la pubblicazione delle informazioni.
Si consideri un processo basato su casi che richieda agli utenti di raccogliere informazioni, ad esempio come parte di una richiesta di risarcimento assicurativo, di una richiesta di assistenza clienti o forse di un procedimento penale, e di fornire un fascicolo di documenti correlati per l’utilizzo da parte di altri team interni o terze parti.
La pubblicazione dei fascicoli può essere un processo manuale lento e soggetto a errori. Richiede di trovare, aprire e visualizzare ogni documento nel caso, per poi collazionare, assemblare e stampare o emettere in qualche canale di distribuzione digitale. Questo problema è aggravato nella maggior parte dei sistemi ECM dal fatto che i documenti possono essere archiviati in più formati, come documenti MS Office, immagini e file pronti per la stampa, tutti i quali devono essere combinati in un bundle finale, spesso nello stesso formato di documento, spesso come PDF. Non solo, ma i documenti richiesti potrebbero essere probabilmente distribuiti su più sistemi ECM separati, rendendo questo processo ancora più impegnativo.
Soluzioni alternative fatte in casa
Alcune piattaforme ECM hanno la capacità di generare manualmente risultati aggregati, ma come regola generale i risultati sono limitati al formato file originale dei documenti in un semplice file .zip senza la possibilità per l’utente di eseguire funzionalità a valore aggiunto come ordinamento, filigrana, annotazione o indicizzazione dei contenuti. Alla fine, anche con i sistemi ECM più avanzati, la maggior parte delle aziende soffre di una produttività operativa e di un’efficacia ridotte a causa di questa funzionalità di output mancante.
Molti clienti ricorrono allo sviluppo di una propria soluzione ECM publishing point interna per risolvere queste debolezze. Ma questo approccio comporta notevoli costi di sviluppo iniziali, oltre all’onere della manutenzione continua, spesso esacerbati dagli aggiornamenti del sistema ECM e dalle varie incompatibilità riscontrate.
Alla fine, soddisfare i requisiti aziendali comuni per l’output o la pubblicazione di contenuti dalla maggior parte dei sistemi ECM è difficile e costoso. Il risultato è una produttività inferiore degli addetti ai casi, un prodotto finale meno efficace e un investimento I significativo in assenza di una soluzione aziendale creata appositamente.
Un approccio migliore
Crawford Technologies offre un approccio migliore con Riptide®, una soluzione di gestione dell’output per i repository ECM. Questa soluzione innovativa offre la possibilità di produrre contenuti da piattaforme e soluzioni di Enterprise Content Management praticamente in qualsiasi formato di documento e per qualsiasi destinazione scelta. Utilizzando Riptide, puoi raccogliere e impacchettare i contenuti ECM da qualsiasi tipo di repository eterogeneo e poi produrre tali contenuti in formati di stampa e digitali standard.
Riptide supporta volumi molto elevati di documenti e si integra facilmente e senza problemi negli ambienti ECM aziendali multi-vendor e multi-repository esistenti e supporta tipi di file per ufficio, stampa e imaging.
Quando hai bisogno di raccogliere e pubblicare contenuti aziendali, Riptide ti permette di supportare facilmente un’ampia gamma di formati di input e di convertirli in una serie di canali di distribuzione con una vasta gamma di opzioni di consegna, tra cui stampa, e-mail, fax e altro ancora.
Casi d’uso
Riteniamo che Riptide sia uno strumento essenziale per un Enterprise Content Management efficace. Ecco alcuni esempi di Riptide al lavoro oggi:
Comunicazioni migliorate con i clienti nei servizi finanziari
Una società di servizi finanziari di Wall Street ha utilizzato Riptide per creare un sistema integrato per migliorare la comunicazione con i clienti. L’azienda ha utilizzato Riptide come parte di un importante sforzo di reingegnerizzazione aziendale per consolidare tutti i processi aziendali in un’unica soluzione gestita. I contenuti vengono accumulati attraverso diversi canali interni ed esterni e, a causa dell’elevato numero di documenti, era necessario automatizzare la produzione e la consegna. Gli utenti richiedono i contenuti di cui hanno bisogno, le richieste vengono inviate automaticamente a Riptide che recupera i contenuti e determina la destinazione di output. I lavori vengono convertiti automaticamente nel formato corretto per la consegna. Leggi l’intero caso d’uso qui.
Una gestione più efficiente dei casi nel governo
Questa amministrazione comunale combina la potenza dell’ECM con l’aggregazione automatizzata dei documenti e la capacità di gestione dell’output di Riptide. Il dipartimento di polizia di questo sobborgo di Los Angeles garantisce la sicurezza pubblica di quasi 210.000 residenti. Il loro problema: La gestione dei casi. Ogni fascicolo viene assemblato man mano che arrivano i documenti ed è composto da documenti in formati diversi. I fascicoli contengono sia documenti scannerizzati che elettronici. Man mano che il processo investigativo procede, i fascicoli devono essere esaminati dai vari dipartimenti e dalle persone coinvolte. In passato, si trattava di un processo manuale che prevedeva la stampa, la copia, la fascicolazione e così via. Ora Riptide viene utilizzato per trovare, assemblare e distribuire automaticamente i fascicoli. Il processo automatizzato non solo consente di risparmiare tempo, ma anche di tenere traccia degli errori, di registrare e di tenere traccia dei fascicoli inviati. Leggi l’intero caso d’uso qui.
Gestione e distribuzione dei casi per un ospedale
Questo ospedale ha sfruttato le capacità di integrazione di Riptide per collegare il proprio sistema di gestione delle informazioni sanitarie (HIM) con la piattaforma IBM FileNet Content Manager, ottenendo un sistema completo di gestione delle cartelle cliniche digitali basato sul web. Il sistema HIM raccoglie, archivia e presenta dati non strutturati integrati con dati strutturati di cartelle cliniche elettroniche (EPR). Con Riptide, i dati vengono raccolti, riformattati se necessario e poi rilasciati e distribuiti automaticamente ai reparti e alle persone appropriate. Eliminando i processi manuali, l’ospedale ha ridotto gli errori, risparmiato denaro e migliorato l’esperienza del cliente. Leggi l’intero caso d’uso qui.
Semplificazione dei processi amministrativi per una compagnia assicurativa
Questa grande compagnia assicurativa, specializzata nell’elaborazione dei sinistri di invalidità, aveva implementato Case Manager di IBM per l’archiviazione e la gestione dei documenti. Durante la gestione dei sinistri assicurativi, vengono generati numerosi rapporti da diverse fonti, in genere in formati diversi, tra cui documenti Word, formati immagine, PDF e trasmissioni XML. Poiché diversi destinatari devono ricevere queste informazioni in modo sicuro e tempestivo, era essenziale che la compagnia assicurativa trovasse una soluzione in grado di ottimizzare la raccolta e la distribuzione dei documenti relativi ai sinistri. Utilizzando Riptide, l’azienda è stata in grado di estrarre automaticamente i documenti da uno o più repository ECM, di assemblare un pacchetto comprendente una copertina, un indice e altri dati rilevanti e di inviare i pacchetti completi agli output designati, tra cui stampa, fax ed ePresentment. Grazie a questo processo automatizzato, la compagnia assicurativa ha ridotto i costi amministrativi e ha migliorato l’esperienza dei clienti. Leggi l’intero caso d’uso qui.
Andando avanti
Riptide offre una serie di importanti funzionalità che le aziende dovrebbero prendere in considerazione se vogliono realizzare la piena promessa di un Enterprise Content Management strettamente integrato con i processi aziendali e in grado di aggiungere valore al business. Con Riptide puoi produrre più documenti eterogenei in batch o in tempo reale. Estrai facilmente i contenuti da diversi repository ECM e poi distribuiscili in più formati e per più destinazioni o dispositivi. Elimina i colli di bottiglia associati all’output ECM e tieni traccia della consegna dei tuoi contenuti sotto forma di stampa, fax, e-mail, PDF e altro ancora.
Riptide supporta scenari di integrazione dei processi guidati dall’utente e automatizzati. Riptide si integra praticamente con qualsiasi sistema ECM tramite l’interfaccia CMIS standard o tramite l’API REST. L’integrazione con un processo automatizzato può essere facilmente realizzata con l’API REST. In entrambi gli scenari, è sufficiente designare i documenti necessari, specificare gli attributi desiderati come indice, filigrana, ordine delle pagine, ecc. e poi produrre in uno o più formati per il supporto e il metodo di consegna desiderato.
