Servizi di contenuto: cosa ci guadagno?
Il problema con ECM
Una delle sfide più grandi con le definizioni tradizionali e legacy di ECM (Enterprise Content Management) è che l’ideale di una soluzione perfetta è stato a lungo definito come una piattaforma singola e centralizzata per gestire tutte le informazioni in tutta l’azienda. Questo si è rivelato un obiettivo impossibile da raggiungere. La piattaforma centrale non ha mai avuto particolare successo o è stata realistica e ha lasciato lacune nel soddisfare tutte le esigenze di gestione delle informazioni dell’organizzazione. In un recente sondaggio, il ventidue percento della comunità AIIM ha ritenuto che le proprie iniziative ECM complessive fossero in stallo e spesso le aziende sono disseminate di silos di dati abbandonati.* Questi silos sono spesso gli avanzi dopo costose migrazioni da un sistema ECM poco performante a uno nuovo (il cinquanta percento degli intervistati ha tre o più sistemi ECM e il 22% ne ha cinque o più).
Dove si inseriscono i servizi di contenuto?
I servizi di contenuto rappresentano una strategia alternativa volta a fornire una soluzione più pratica per ottenere i vantaggi promessi dalla visione originale dell’ECM: acquisire informazioni in modo intelligente e fornirle alle persone giuste, al momento giusto e nel formato giusto, garantendo al contempo la conformità e creando efficienze di processo e di costo.
Non si tratta necessariamente di nuovi software, nuove piattaforme o nuovi sistemi. Una strategia di Content Services si basa su integrazioni e riunisce il supporto architettonico di più archivi di documenti e informazioni on-premise e potenzialmente basati su cloud. È un approccio multi-repository per gestire i contenuti indipendentemente dal repository di origine e fornire funzioni federate come la ricerca aziendale per creare soluzioni agili e convenienti.
Andare avanti?
Che cos’è un’applicazione ECM legacy?
Le applicazioni ECM legacy sono quelle che in genere esistono da molti anni, spesso da uno o due decenni. Queste applicazioni sono state inizialmente utilizzate su piattaforme informatiche mainframe e molte sono state trasferite su sistemi distribuiti. Queste applicazioni ECM legacy sono rigide e poco flessibili nei loro processi. Di conseguenza, richiedono una quantità significativa di hardware, un’organizzazione software complicata, una grande quantità di spese amministrative, un’interfaccia utente poco flessibile e notevoli costi di manutenzione e supporto.
Se non è rotto, perché aggiustarlo?
Sebbene il sistema legacy possa servire bene lo scopo del progetto originale, i requisiti cambiano. Il design rigido dei sistemi ECM legacy potrebbe non essere abbastanza flessibile da supportare nuovi processi e obiettivi aziendali e modificare questi sistemi per soddisfare i requisiti di distribuzione di più tipi di contenuto alle persone giuste utilizzando una varietà di metodi di distribuzione è troppo costoso.
Perché la mia organizzazione dovrebbe cambiare?
Poiché i contenuti risiedono in più silos (repository) e i clienti richiedono la distribuzione delle informazioni tramite una combinazione di stampa, posta elettronica, browser Web, messaggi di testo e altri canali emergenti, i contenuti devono essere estratti da numerose fonti, consolidati e trasformati nel formato appropriato per la distribuzione.
In questo mondo mobile e connesso, in cui tutto è elettronico e la velocità del business è in continua accelerazione, i servizi di contenuto consentono alle organizzazioni di tenere il passo.
Quali applicazioni?
Tutto il contenuto che deve essere archiviato, gestito e distribuito viene creato dalle applicazioni. Le applicazioni di origine e l’impatto che hanno sulla comunità di utenti sono le principali considerazioni quando si passa da ECM a Content Services. È possibile creare una migliore esperienza utente? Le applicazioni e i processi che sono adatti all’uso di Content Services hanno una o più delle seguenti caratteristiche:
- Applicazioni che continuano a caricare nuovi contenuti nei repository. Lo scopo principale è fornire informazioni transazionali correnti sia agli utenti interni che esterni.
- Applicazioni che creano dati e documenti soggetti a requisiti normativi di conservazione, che devono essere conservati e resi disponibili alle autorità legali e governative.
- Qualsiasi applicazione o sistema che crea documenti vincolati al repository che devono essere disponibili su richiesta del cliente.
- Per gli enti governativi, qualsiasi archivio in cui siano archiviati documenti che possono essere richiesti tramite il Freedom of Information Act (FOIA).
- Qualsiasi repository che contenga informazioni private e personali sui clienti che devono essere “sanificate” e trasformate in uno stato in cui possono essere distribuite legalmente. Ciò può comportare la rimozione o la redazione di determinate informazioni personali e private, come numeri di conto o di previdenza sociale.
Iniziare
È assolutamente necessario analizzare in dettaglio dove si può ottenere l’impatto più positivo.
Determinare l’impatto aziendale e il valore atteso
Ogni volta che si verifica una modifica a un processo esistente, si verifica un impatto sulle operazioni aziendali quotidiane. Bisogna fare attenzione a garantire che il valore atteso dalla modifica giustifichi l’impatto sull’azienda. Pertanto, è utile lavorare con PMI di documenti e applicazioni specifiche per determinare come gli utenti interagiscono con i documenti e le applicazioni che li creano e li utilizzano. L’obiettivo è identificare i repository di documenti che vengono utilizzati più di frequente e che, con l’introduzione di Content Services, possono avere l’impatto più positivo sull’azienda.
Domande da considerare
- I documenti e i dati in essi contenuti sono richiesti sia dagli utenti interni che da quelli esterni?
- Sono necessari più dati di un’applicazione per uno o più casi d’uso?
- Le informazioni basate su documenti devono essere distribuite a terzi?
- È possibile rendere self-service il processo di distribuzione delle informazioni con la tecnologia appropriata?
- Esistono o esisteranno requisiti futuri in materia di sicurezza, privacy e governance?
- Esistono più repository (silos) che trarrebbero vantaggio da una ricerca federata?
Implementazione
L’implementazione di una metodologia Content Services per la distribuzione di informazioni e documenti a un gruppo eterogeneo di utenti sia interni che esterni richiede un approccio diverso rispetto al tradizionale progetto IT. Potrebbe non essere necessario fornire e distribuire nuovi server e sistemi. Infatti, uno dei principali vantaggi dell’approccio Content Services è quello di potenziare i sistemi esistenti e “dare nuova vita” ai sistemi legacy esistenti che, in realtà, svolgono un ottimo lavoro di archiviazione e conservazione, ma falliscono nella distribuzione delle informazioni negli attuali requisiti di distribuzione multicanale. Alcuni punti da considerare quando si inizia includono:
- Determina la composizione della comunità di utenti. È principalmente interna o esterna? Quanta parte della comunità di utenti esterna è composta da clienti, partner commerciali o venditori, poiché la frequenza e il tipo di accesso saranno diversi?
- Stabilire quali casi d’uso potrebbero trarre vantaggio da una ricerca federata su più repository.
- Determinare quali casi d’uso che richiedono molto lavoro potrebbero essere trasferiti a un approccio self-service orientato al cliente.
- Considerare le applicazioni e i documenti che hanno impatti di conformità noti come HIPAA, CFR Parte II, SEC 17a-f, GDPR
- Verificare quali applicazioni e repository richiederanno l’accessibilità per i non vedenti e gli ipovedenti a causa di requisiti normativi e legali.
- Valutare le risorse coinvolte nella gestione, nel supporto e nell’amministrazione dei sistemi attuali.
- Esaminare l’attuale infrastruttura tecnologica per stabilire i potenziali requisiti hardware e software.
L’obiettivo è comprendere appieno la composizione del variegato panorama di creazione, gestione, archiviazione e distribuzione dei documenti e utilizzare tale conoscenza per progettare strategie di consolidamento e distribuzione che utilizzino metodi di servizi di contenuto per sfruttare i repository esistenti.
Perché dovrebbe interessarmi?
L’adozione di un approccio Content Services per la distribuzione di documenti e informazioni basate su documenti da repository esistenti ha il potenziale di aumentare la soddisfazione di clienti e partner commerciali, semplificare l’elaborazione interna e ridurre i costi amministrativi e di manutenzione. Inoltre, consente alle organizzazioni di stabilire un percorso verso il futuro eliminando la dipendenza dai sistemi legacy e implementando un approccio tecnologico moderno.
La grande domanda: ne vale la pena?
CrawfordTech offre un’analisi del portafoglio GRATUITA di mezza giornata, progettata per identificare i potenziali vantaggi che la tua organizzazione potrebbe ottenere adottando un approccio basato sui servizi di contenuto per la distribuzione e la consegna di informazioni basate su documenti.
Le raccolte di prodotti, strumenti e servizi di CrawfordTech ti daranno la possibilità di sfruttare il tuo investimento in applicazioni legacy per fornire informazioni alle persone giuste, al momento giusto e nel formato giusto, garantendo al contempo la conformità e creando efficienze di processo e di costo.
- Raccogli e distribuisci in modo sicuro contenuti eterogenei provenienti da repository diversi in un unico pacchetto sia ai richiedenti interni che a quelli esterni
- Ricerca e recupero federati da più repository di contenuti
- Trasforma i contenuti archiviati per la distribuzione multicanale senza programmazione o ricomposizione dei contenuti
- Scegli automaticamente il formato di consegna corretto in base alle preferenze dell’utente
