Conformità: integrità della posta nelle comunicazioni con i clienti

Inoltre, i vantaggi includono anche

1. aggiornare le applicazioni e i processi di comunicazione con i clienti ormai obsoleti.
2. automatizzare i flussi di lavoro manuali per eliminare l’errore umano
3. aggiungendo funzionalità di integrità operativa e documentale, inclusa la creazione di percorsi di controllo end-to-end.
4. mitigare il rischio a lungo termine insito in un gruppo sempre più ridotto di dipendenti dotati di “conoscenza tribale” di processi legacy e manuali e di coloro che dipendono dalla programmazione e dalla scrittura di script.
5. eliminando e sostituendo i processi legacy che limitano la capacità di servire meglio un maggior numero di clienti, di mantenere la conformità normativa e di audit e di limitare la crescita aziendale e la redditività.
6. implementare moderne applicazioni di comunicazione con i clienti che sfruttano interfacce utente basate sul Web, consentono l’integrazione end-to-end, incorporano l’automazione e l’orchestrazione dei processi, facilitano il monitoraggio a livello di singolo pezzo e forniscono visibilità sui processi operativi tramite dashboard di facile utilizzo.

In modo esplicito, mantenere la conformità con HIPAA e proteggere le informazioni di identificazione personale (PII) distribuendo

Soluzione di reingegnerizzazione dei documenti “Post Composition” di Operations Express

• Aggiunge marchi di produzione e modifiche necessarie a tutti i file di stampa di produzione per abilitare il monitoraggio e le tracce di controllo a livello di pezzo di posta aziendale, inclusa l’abilitazione delle funzionalità di inserimento basate su file sull’hardware di inserimento corrente
• Si integra perfettamente con la produzione e l’evasione degli ordini correnti per sfruttare ed estendere gli investimenti e le infrastrutture attuali]
• Fornisce efficienze di stampa e posta senza richiedere la riprogrammazione “a monte” degli strumenti di composizione delle comunicazioni con i clienti. Le capacità includono l’importazione, la manipolazione, la concatenazione, la codifica a barre, la suddivisione, l’ordinamento e la combinazione di tutti i tipi di file specificati da qualsiasi formato di input al formato di output desiderato.

PRO Conductor: integrazione aziendale, automazione del flusso di lavoro e dashboard aziendale.

• Piattaforma di gestione della produzione end-to-end configurata per integrare, automatizzare, orchestrare e monitorare ogni sistema e fase dell’ambiente di produzione delle comunicazioni con i clienti.
• Fornisce dashboard utente personalizzate in base al ruolo, alla posizione, all’unità aziendale e/o alle autorizzazioni per consentire alle parti interessate di visualizzare e monitorare lo stato della produzione e gestire o controllare tutte le fasi di produzione.
• Automatizza l’intero processo di comunicazione con il cliente, dalla ricezione del file di stampa alla riprogettazione, stampa, inserimento, ottimizzazione postale, archiviazione/recupero e ristampe.
• Fornisce una solida raccolta dati e reporting, tra cui metriche dettagliate delle prestazioni, addebiti automatici per unità aziendali/dipartimenti, report standard e personalizzati, monitoraggio degli SLA e percorsi di controllo completi nell’intero ambiente di produzione.

Come funziona

Nell’attuale contesto di posta e messaggistica ad alto volume, i supervisori delle fabbriche di documenti devono massimizzare la flessibilità per gestire applicazioni nuove e impegnative o modifiche con breve preavviso, nonché ottimizzare l’integrità per garantire la qualità e ridurre i costi associati al servizio clienti dovuti a posta errata.

Il modo migliore per ottimizzare sia la flessibilità che l’integrità del processo è implementare un meccanismo di feedback che consenta di monitorare il flusso di posta il più presto possibile e durante tutto il suo ciclo, insieme a schemi di controllo integrati che consentano all’utente di dirigere e gestire le fasi del processo.

L’elaborazione basata su file fornisce questo come schema di monitoraggio e controllo, fornendo miglioramenti di produttività e integrità con un impatto minimo sulle operazioni esistenti. Una volta che un’applicazione di posta cresce fino al punto in cui ogni pezzo di posta non è costruito esattamente nello stesso modo, è richiesta una qualche forma di meccanismo di controllo “intelligente” in modo che ogni pezzo di posta possa essere elaborato in modo univoco durante l’intero processo di produzione. Esiste una grande varietà di formati di codifica di controllo e tecniche di controllo che possono essere utilizzati per implementare il controllo intelligente dell’inseritore, ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.

Per analizzare tutti i dettagli, è essenziale riconoscere che ci sono due ingredienti chiave e distinti per un sistema di controllo dell’inseritore intelligente:

1. Le informazioni vengono applicate al documento come codice a barre

Nel metodo consigliato ‘Mail Run Data File’ (MRDF), un numero di sequenza viene applicato al documento che fa riferimento alle informazioni in un database correlato. Queste informazioni possono essere una varietà di informazioni utilizzate per identificare specificamente un documento, il suo numero di pagine e altri elementi.

Il vantaggio più ovvio di questa elaborazione basata su file è che fornisce una grande quantità di dati per il controllo del processo di spedizione utilizzando solo un piccolo codice sulla pagina. La maggiore quantità di dati consente di implementare applicazioni che altrimenti sarebbero impossibili, come la stampa in linea. È facile includere sia gli indirizzi di consegna che quelli di ritorno insieme a messaggi pubblicitari personalizzati o di marketing 1:1 nel file di dati in modo che possano essere stampati sulla busta.

Creare il file di dati L’elaborazione di base basata su file è abbastanza semplice da implementare. Il requisito principale è quello di ottenere un file contenente informazioni sui pezzi di posta da elaborare. Il file viene generato dalla soluzione Operations Express precedentemente menzionata estraendo le informazioni sugli invii dal file di stampa e il codice a barre corrispondente viene aggiunto al file di stampa del documento.

2. Le informazioni vengono incrociate con il codice a barre letto dall’inseritore

Il sistema di controllo dell’inseritore utilizza il file stesso, insieme alle informazioni sulla sequenza inerenti al file e lette dal documento per garantire l’affidabilità e l’integrità del sistema e fornire monitoraggio e controllo del processo di officina. Poiché i record nell’MRDF sono nello stesso ordine dei documenti, il sistema di controllo sa sempre quale pagina verrà dopo. Può “guardare avanti” nel file di dati al pezzo di posta successivo e prevedere cosa verrà inserito. Ciò consente la correzione dei dati di scansione mancanti e un miglioramento della produttività del sistema. Poiché l’MRDF è essenzialmente un elenco di ogni pezzo di posta che si prevede venga completato, il sistema di controllo spunta ogni pezzo dall’elenco mentre viene elaborato, chiudendo il ciclo tra applicazione e posta fisica. Ciò consente di creare automaticamente un elenco di rigenerazione che include sia i pezzi danneggiati sia quelli che non sono mai arrivati all’inseritore, anche se non sono mai stati stampati!