Il divario di accessibilità: milioni di persone lottano per accedere alle informazioni
La crescente necessità di documenti accessibili
Cecità, perdita della vista e disabilità cognitive colpiscono un numero significativo di persone. Si stima che oltre 258.000 individui in tutto il mondo, di cui 30 milioni negli Stati Uniti, abbiano difficoltà a leggere e comprendere le comunicazioni convenzionali stampate ed elettroniche. Si prevede che questo numero aumenterà a causa dell’invecchiamento della popolazione e di malattie comuni come la degenerazione maculare e il diabete.
Nonostante le nuove normative e l’applicazione rafforzata della legislazione vigente in materia di documenti accessibili , questa popolazione continua a essere sottoservita. Gli esperti del settore sottolineano che solo il 3-4% di tutte le comunicazioni viene consegnato in un formato accessibile. Tuttavia, le statistiche indicano che una percentuale compresa tra il 15% e il 20% della popolazione generale soffre di qualche forma di disabilità correlata alla stampa.
Il sistema attuale: rotto e inefficiente
Inoltre, quando qualcuno ha bisogno di un documento accessibile, l’onere di fare una richiesta ricade sull’individuo. Il processo tipico è che un cliente cieco o ipovedente chiama il servizio clienti e chiede un documento specifico in un formato accessibile. Il rappresentante del servizio clienti spesso non sa cosa significa o cosa dovrebbe essere fatto e deve coinvolgere un supervisore. A quel punto si discute spesso su cosa l’azienda può fornire, che potrebbe o meno soddisfare le esigenze del cliente. Non è raro che un rappresentante aziendale suggerisca al cliente di trovare qualcuno che gli legga il documento o si offra di leggerlo, di certo non una soluzione appropriata per informazioni personali e riservate! Va anche notato che questo approccio non costituisce in alcun modo la conformità alle normative sull’accessibilità dei documenti.
Il costo dei documenti inaccessibili
Una volta concordato che verrà fornito un formato accessibile, il documento deve essere individuato e inviato per la correzione. Il file completato viene quindi consegnato al cliente. Sebbene alcune aziende siano in grado di tracciare le preferenze dei documenti accessibili nel loro sistema CRM, è più comune che il cliente debba chiamare ogni volta che riceve una nuova comunicazione. Gli analisti del settore stimano che la famiglia americana media riceve 14 documenti al mese dalle organizzazioni con cui fa affari, quindi ciò significa che qualcuno dovrà effettuare 168 chiamate all’anno, chiaramente un processo che richiede molto tempo e inefficiente per le aziende e i loro clienti.
Non c’è dubbio che questo processo richiede tempo, erode i profitti, ha un impatto negativo sull’esperienza del cliente e, in ultima analisi, è discriminatorio, poiché una percentuale significativa della popolazione non ha pari accesso alle comunicazioni importanti. È necessario un nuovo approccio affinché i documenti accessibili possano essere forniti in modo proattivo, fornendo a tutti i consumatori informazioni a cui possono accedere e a cui possono rispondere in modo tempestivo.
Informazioni sui formati di documenti accessibili
Prima di discutere di come vengono creati i documenti accessibili, diamo un’occhiata veloce ai vari formati utilizzati oggi. Esistono diversi formati alternativi per i documenti accessibili e diverse persone preferiscono formati diversi. Un cliente potrebbe richiedere un documento in braille, mentre qualcun altro potrebbe richiedere caratteri grandi. Per soddisfare adeguatamente le richieste di formati accessibili, i provider di comunicazione devono consegnare un documento nel formato richiesto dal cliente.
I formati accessibili tradizionali includono braille, caratteri grandi, eText e audio. Questi sono solitamente noti come formati di accomodamento e sono forniti su richiesta.
La produzione e il testing di documenti in questi formati sono generalmente gestiti da un service bureau specializzato. Ogni formato ha standard e best practice che devono essere seguiti. I service provider specializzati possono garantire che le comunicazioni con i clienti in formati alternativi siano conformi alla legislazione e rispettino gli standard del settore.
L’ascesa dei formati elettronici: PDF accessibili e oltre
I formati accessibili elettronicamente includono PDF accessibile e HTML5 accessibile. In entrambi i formati, i tag vengono applicati a elementi quali paragrafi, titoli e tabelle, e le descrizioni di testo vengono aggiunte alle immagini. Questi tag consentono ai clienti ciechi e ipovedenti di navigare nei file utilizzando tecnologie assistive quali JAWS, NVDA e Voiceover. Gran parte della legislazione attuale richiede solo che i documenti PDF accessibili siano contrassegnati con WCAG 2.0 Livello AA, ma alcune organizzazioni scelgono ancora di avere file contrassegnati con lo standard normativo PDF/UA (Universal Access, ISO 14289-01). Affinché un documento possa essere contrassegnato, deve essere un PDF standard (ad esempio, deve essere conforme a ISO 32000-01).
L’HTML accessibile, sebbene sia un formato più recente che può essere più impegnativo da creare per le aziende, è preferito da molti destinatari, in particolare con l’aumento dell’uso di dispositivi mobili. L’HTML5 accessibile ha anche altri vantaggi. È molto più facile modificare i tag o il testo alternativo quando necessario, anche per qualcuno che non è il proprietario del contenuto.
Con l’uso crescente di dispositivi mobili e lettori di schermo nella comunità con problemi di vista, i formati elettronici stanno diventando sempre più popolari. Hanno anche il vantaggio di fornire una vera accessibilità ai documenti, poiché PDF accessibile, HTML5 accessibile può essere accessibile a chiunque, indipendentemente dal fatto che abbia o meno una disabilità di stampa.
Le preferenze dell’utente restano fondamentali: soddisfare esigenze diverse
Nonostante la crescita dei formati elettronici, le organizzazioni devono ancora considerare i diversi modi in cui i loro clienti ciechi o ipovedenti consumano i contenuti, poiché la tecnologia assistiva non rappresenta necessariamente le esigenze di tutti gli utenti. Le aziende dovranno comunque soddisfare le richieste di braille, caratteri grandi, e-text e audio.
Un universo di documenti: comprendere le esigenze di accessibilità
Ogni organizzazione produce un’ampia gamma di tipi di documenti interni ed esterni: moduli, opuscoli, materiale di marketing, contenuti web, e-mail, fatture, dichiarazioni, lettere e altro ancora. Molteplici individui e gruppi, come marketing e design, vendite, legale, dirigenti, risorse umane e altri condividono la responsabilità di queste comunicazioni. Inoltre, vengono utilizzate una varietà di applicazioni e strumenti per creare queste comunicazioni. Non c’è da stupirsi che possa essere così difficile per un’organizzazione definire e implementare una strategia di accessibilità dei documenti!
Categorizzazione dei tipi di documento
In termini generali, queste comunicazioni possono essere organizzate in diversi gruppi:
- Statico: questo termine si riferisce alle informazioni che sono le stesse per tutti gli utenti, come materiale di marketing e contenuti web.
- I documenti strutturati o transazionali includono tabelle o moduli complessi, sono basati sui dati e contengono informazioni personali e riservate.
- Una combinazione di quanto sopra: documenti che hanno contenuto statico e contengono anche dati variabili.
Costruire la tua roadmap per l’accessibilità: domande chiave da affrontare
Uno dei primi passi che un’organizzazione compie nello sviluppo di un piano di accessibilità dei documenti è valutare quali documenti devono essere gestiti e determinare quanto segue:
- Chi è coinvolto: quali gruppi e individui “possiedono” i documenti?
- Chi è il nostro pubblico? Quali formati sono già stati richiesti?
- Da dove dovremmo cominciare? A quali documenti dare priorità per quanto riguarda l’accessibilità?
- Considerata la nostra base di clienti e i documenti che forniamo, quali formati dovremmo rendere disponibili?
Una volta fatto quanto sopra, una strategia di alto livello e processi specifici possono essere sviluppati e comunicati in tutta l’azienda. Data la gamma di tipi di documenti, ha senso usare strumenti diversi per documenti diversi, quindi esaminiamo come i file sono stati tradizionalmente rimediati.
Le sfide della tradizionale correzione dei documenti
Un labirinto di processi: la complessità della bonifica manuale
La correzione dei documenti, ovvero il processo di impostazione di un documento per un formato accessibile, viene in genere eseguita manualmente. Gli strumenti o il software utilizzati dipenderanno dal formato richiesto. Poiché è richiesto un processo diverso per ogni formato, è comprensibile che le organizzazioni trovino il compito di rendere i documenti accessibili piuttosto scoraggiante. Con migliaia di documenti, pubblicazioni, fatture, dichiarazioni, lettere e libri da convertire, possono esserci costi significativi, in particolare all’inizio. È anche importante notare che il raggiungimento della conformità non è qualcosa che avviene da un giorno all’altro.
I documenti elettronici statici come i PDF sono in genere contrassegnati con strumenti come Adobe Acrobat professional o altri plug-in software. Ciò richiede una comprensione dell’accessibilità dei documenti (che include sia il tagging che il testing). In altre parole, un’organizzazione deve investire non solo negli strumenti, ma anche nella formazione di parte del suo personale per utilizzare gli strumenti in modo efficace. La correzione è un processo noioso che richiede un certo set di competenze. Il documento contrassegnato potrebbe non essere conforme o addirittura utilizzabile se il lavoro viene svolto da qualcuno che non ha familiarità con il software o con i requisiti di accessibilità dei documenti. Il testing per verificare che i file siano contrassegnati correttamente è un passaggio critico che richiede ulteriore manodopera qualificata e tempo. I documenti possono richiedere giorni per essere corretti e il risultato finale è che solo un file è stato reso accessibile. E naturalmente, quando il documento cambia, l’intero processo deve essere ripetuto.
Complessità e costi
Molte organizzazioni esternalizzano i documenti che devono essere corretti a società specializzate in rimedi. Il tagging manuale è tradizionalmente valutato in base alla pagina, con un’ampia gamma di costi in base alla complessità del documento. I documenti semplici costano in media meno di $ 10,00 USD a pagina, mentre i documenti da medi a complessi possono costare fino a $ 30,00 a pagina. Anche quando esternalizzato, il processo può comunque richiedere giorni o addirittura settimane.
Un passo avanti: automazione nella correzione dei documenti
Per i documenti strutturati o transazionali, gli strumenti automatizzati basati su regole aziendali impostate da un utente sono stati il progresso più recente. Questi strumenti automatizzano i documenti da inaccessibili ad accessibili a centinaia di pagine al secondo. Tuttavia, questo richiede ancora che la configurazione di base venga eseguita da una persona esperta che capisca l’accessibilità e sappia prendere decisioni sensate su cose come l’ordine di lettura e le tabelle complesse. Questi sono ottimi strumenti per la produzione di grandi volumi di documenti come fatture, estratti conto, lettere, polizze e qualsiasi output strutturato o generato dal sistema, ma la configurazione iniziale richiederà comunque molto tempo e competenza.
L’automazione semplifica l’accessibilità
Tagging automatico: automazione dell’accessibilità PDF
Con lo sviluppo continuo nello spazio dell’accessibilità, l’etichettatura PDF accessibile sta iniziando a vedere la genesi e l’implementazione di strumenti di etichettatura automatica. Questi strumenti sono utilizzati sia nelle categorie di pubblicazione o documenti statici, sia nel mondo dei documenti di transazione personalizzati o variabili.
Utilizzando la capacità di interrogare i font PDF e utilizzando un algoritmo sulla gerarchia di posizione del contenuto di testo, l’auto tagging può taggare automaticamente i PDF in entrata e correggerli in PDF accessibili per WCAG 2.0 Livello A e AA. Ciò può far risparmiare dal 25% al 100% degli sforzi di correzione manuale, a seconda della complessità del documento. Tuttavia, va notato che i test di garanzia della qualità saranno solitamente ancora richiesti come parte del flusso di lavoro per garantire la corretta interpretazione del documento.
Con l’auto tagging, la quantità di lavoro necessaria per l’etichettatura dei documenti può essere notevolmente ridotta. Infatti, una soluzione di auto tagging può impiegare solo pochi secondi per ottenere un PDF accessibile che soddisfi i requisiti normativi quali ADA, Sezione 508, AODA e altri mandati globali.
Crawford Technologies ha recentemente introdotto AccessibilityNow Publisher. Questa soluzione permette a tutti i tipi di documenti, dal materiale statico ai documenti transazionali ad alto volume, di essere taggati automaticamente in tutto o in parte e di essere convertiti in PDF o HTML5 accessibili. Questa soluzione viene offerta come software installato in azienda e come soluzione SaaS in cloud attraverso il sito di e-commerce sicuro di CrawfordTech.
Auto Tagging: la chiave per documenti accessibili
Sebbene il tempo risparmiato con l’auto-tagging sia impressionante, la ragione più convincente per sfruttare questa capacità è che apre le porte alla possibilità di rendere tutti i documenti elettronici ugualmente accessibili a tutti gli utenti. Con un costo notevolmente ridotto e una facilità d’uso garantita, PDF accessibili e HTML5 accessibili possono essere creati e distribuiti come parte normale delle attività commerciali, non come eccezione o in risposta a una richiesta speciale.
Si considerino governi e altre organizzazioni che hanno molti documenti creati nel corso degli anni e forniti al pubblico tramite un sito web. Questi documenti non possono essere rimossi per ottenere la conformità, ma devono essere corretti e resi disponibili a tutti. La soluzione definitiva è convertire questi documenti in PDF accessibili in modo che gli utenti che utilizzano tecnologie assistive possano accedere alle informazioni senza ulteriori interventi.
Scalabilità per soddisfare le esigenze di accessibilità in corso
Con volumi di documenti così grandi, la bonifica manuale può richiedere mesi e talvolta anni. Inoltre, a causa dei frequenti aggiornamenti, modifiche e aggiunte, il compito non è mai finito. Una soluzione di tagging automatico come AccessibilityNow Publisher di CrawfordTech può ridurre i tempi di correzione dei documenti da giorni o settimane a minuti o ore.
Le organizzazioni che hanno bisogno di rimediare ai documenti possono accedere a questa soluzione per ridurre i costi e accelerare i tempi di consegna. Che si tratti di una correzione una tantum, di una manutenzione continua o di una soluzione a livello aziendale, AccessibilityNow Publisher accetta i file PDF e corregge i documenti in PDF o HTML accessibili e conformi.
Come già detto, alcuni utenti avranno ancora bisogno di formati accessibili tradizionali come il braille, la stampa a caratteri grandi, l’eText o l’audio. Grazie all’architettura MasterONE di CrawfordTech, AccessibilityNow Publisher abbinato a una delle nostre soluzioni di Trasformazione Accessibile può produrre tutti i formati alternativi da un’unica configurazione. In questo modo si riducono i tempi e gli sforzi, semplificando la fornitura di documenti accessibili in tutti i formati.
Il futuro dei documenti accessibili: un percorso più luminoso per tutti
Non c’è dubbio che il futuro sia luminoso per quanto riguarda la creazione di documenti accessibili e la fornitura di pari accesso alle comunicazioni per tutti gli utenti. Siamo orgogliosi di essere un leader riconosciuto del settore nella fornitura di una selezione solida ed estesa di servizi e soluzioni che rendono più facile che mai la creazione di documenti accessibili.
