Un’organizzazione di servizi finanziari fornisce PDF accessibili

La sfida

L’azienda ha archiviato i contenuti in un IBM Content Manager OnDemand Repository (CMOD) in formato AFP. Sebbene il loro strumento di composizione supportasse la conversione in PDF accessibile, questo approccio avrebbe richiesto che tutte le comunicazioni venissero convertite durante la composizione e archiviate come PDF accessibili, aumentando significativamente i tempi di elaborazione, il sovraccarico dell’infrastruttura e i requisiti di archiviazione. Inoltre, questa soluzione avrebbe funzionato solo con i documenti in movimento, poiché i dati archiviati in precedenza non sarebbero stati interessati.

Per migliorare l’efficienza e ridurre i requisiti di archiviazione e i costi correlati, l’account voleva esplorare la fattibilità di creare PDF accessibili (WCAG 2.0) al volo quando richiesto da un cliente, estraendo la comunicazione dai dati AFP archiviati in CMOD e creando e consegnando un PDF accessibile continuando a archiviare i dati nel formato AFP nativo. Non volevano modificare o interrompere il flusso di lavoro o l’ambiente esistente, che funzionava bene per loro e per i loro clienti.

Uno dei loro obiettivi principali era garantire un’esperienza positiva al cliente, un aspetto importante in un mercato altamente competitivo. Con questo in mente, hanno definito una soglia di prestazioni di non più di pochi secondi per documento per convertire e consegnare il PDF accessibile quando viene fatta una richiesta.

La soluzione

Dopo un’attenta revisione dell’ambiente, del flusso di lavoro e dei documenti correnti, CrawfordTech ha sviluppato una proof of concept con dati campione per convalidare il processo end-to-end, valutare le prestazioni e valutare la qualità dei file PDF accessibili risultanti. Per soddisfare i requisiti di prestazioni e gestire il volume previsto, inclusi i picchi stagionali, e per gestire failover e ridondanza, CrawfordTech ha raccomandato che la soluzione fosse distribuita su 19 server.

AccessibilityNow Transactional è stato implementato con le trasformazioni del flusso di stampa di CrawfordTech per convertire automaticamente AFP in PDF accessibile su richiesta. La soluzione è integrata con il repository CMOD dell’azienda, dando vita a un flusso di lavoro end-to-end che si basa ed estende i processi e l’ambiente esistenti che l’azienda voleva mantenere.

Con le soluzioni per l’accessibilità di CrawfordTech, l’impostazione dei tag di accessibilità, la creazione del testo alt, la definizione dell’ordine di lettura e la determinazione di altri parametri per l’accessibilità vengono eseguiti sulla struttura sottostante per ogni tipo di documento. Utilizzando questo approccio basato su modelli, i tempi di configurazione sono ridotti al minimo e anche i documenti transazionali più complessi possono essere etichettati correttamente in modo che la comunicazione possa essere facilmente navigata con le tecnologie assistive. La nostra architettura MasterOne, che si trova sotto il cofano di AccessibilityNow Transactional, supporta diversi formati di output accessibili con un’unica configurazione, risparmiando tempo e denaro. Se in futuro l’azienda volesse offrire un altro formato, come l’HTML accessibile, o un formato alternativo tradizionale come il braille o la stampa a caratteri grandi, non dovrebbe rietichettare gli stessi documenti.

Risultati

I clienti che richiedono un file accessibile, che provenga da un record archiviato in precedenza o da una nuova comunicazione, ora ricevono un PDF accessibile correttamente formattato (WCAG 2.0) in pochi secondi. Poiché il flusso di lavoro di base è rimasto lo stesso, l’implementazione, la formazione e l’accettazione interna degli utenti sono state rapide e semplici.

L’azienda ha calcolato che risparmierà decine di milioni di dollari in trent’anni in costi di archiviazione ridotti creando PDF accessibili dopo la composizione, su richiesta.