Un’organizzazione di servizi di stampa automatizza la produzione
Sfondo
Questa grande organizzazione di servizi di stampa distribuita a livello internazionale è uno dei maggiori mailer del Nord America e produce una percentuale significativa di posta internazionale. Fornisce un’ampia gamma di servizi, tra cui composizione di documenti, presentazione elettronica, stampa, ottimizzazione delle spese postali, marketing, mailing e servizi correlati.
La sfida
L’azienda produce oltre 1 miliardo di documenti stampati ed elettronici all’anno. La capacità di accettare file in diversi formati da una varietà di clienti e di elaborarli e inviarli per la stampa, la presentazione elettronica e l’archiviazione tramite un flusso di lavoro automatizzato è essenziale per la loro redditività e crescita.
La soluzione
Crawford Technologies ha collaborato con questa organizzazione per valutare le loro esigenze in relazione alla loro attuale infrastruttura internazionale e multi-sito, tenendo conto dei picchi di produzione, dei flussi di lavoro end-to-end e dei requisiti di ridondanza del sistema, oltre che delle loro aspettative di crescita. Avevano bisogno di una soluzione che potesse essere richiamata tramite API e facilmente integrata nel loro ADF per l’uso in ciascuna delle loro strutture, che gestisse tutti i flussi di dati possibili e supportasse un numero illimitato di dispositivi di stampa e finitura. La soluzione consisteva nell’implementazione delle soluzioni di trasformazione e reingegnerizzazione dei documenti Operation Express di Crawford Technologies insieme ai prodotti DDA Archiving di Crawford Technologies.
Come funziona
Il fornitore di servizi utilizza i prodotti Crawford Technologies in quattro modi principali:
1 – Preparazione dei documenti per lo stabilimento produttivo
Uno dei motivi principali del successo di questa organizzazione è la preparazione elettronica di tutti i documenti in modo coerente e ottimizzato dal punto di vista operativo. Crawford Technologies Operations Express viene utilizzato per analizzare automaticamente ogni tipo di documento ricevuto. Questa valutazione utilizza le regole aziendali per estrarre i dati e incorporare i metadati critici nei TLE e nei record no-op in ogni pagina di ogni documento. I sistemi a valle si basano su questi metadati per la pianificazione della produzione, l’ottimizzazione dell’affrancatura, la programmazione della produzione e l’instradamento verso le apparecchiature di produzione più convenienti. Il tutto viene determinato elettronicamente e senza alcun intervento umano.
2 – Ottimizzazione della velocità di visualizzazione dei documenti elettronici
Molti dei clienti di questa organizzazione ottengono significativi risparmi sulla produzione e sulle spese postali utilizzando l’invio elettronico dei documenti dal loro archivio. L’azienda utilizza la tecnologia di archiviazione DDA di Crawford Technologies per archiviare i documenti dei clienti nel loro formato di stampa nativo, di solito AFO, e per recuperare gli stessi file al volo e convertirli in PDF per presentarli ai clienti finali attraverso l’integrazione con i siti web dei clienti.
3 – Ottimizzato per la produzione a getto d’inchiostro a colori
Con la diffusione della stampa a getto d’inchiostro a colori, elementi come immagini, loghi, grafici e altri contenuti grafici sono tutti contenuti come immagini nel file di stampa. L’uso di immagini grafiche nei file di stampa consente di risparmiare sui moduli prestampati e di fornire contenuti personali e pertinenti più convincenti su ogni documento del cliente. Tuttavia, queste immagini ad alta risoluzione sono di grandi dimensioni e possono aumentare il tempo necessario per la conversione da AFP a PDF per la presentazione dei documenti elettronici. Lavorando con questa organizzazione, Crawford Technologies ha implementato tecniche che utilizzano immagini pre-convertite, ottenendo una significativa riduzione dei tempi di elaborazione e del numero di server necessari per ottenere tempi di risposta accettabili per la presentazione elettronica. L’utilizzo di questa funzionalità ha portato a miglioramenti della velocità fino al 1.000%.
4 – Riduzione al minimo dello spazio di archiviazione
Uno dei costi maggiori associati agli archivi è la quantità di spazio di archiviazione richiesta per archiviare i dati. Un’altra considerazione significativa è la validità dei dati come rappresentazione reale dei dati in un momento specifico.
Per ridurre al minimo l’archiviazione, la tecnologia DDA di Crawford Technologies impiega una compressione e un’indicizzazione intelligente per archiviare il file di stampa originale. Questa tecnica consente di ottenere la migliore compressione disponibile e in genere produce file di dimensioni inferiori dal 25% al 90% rispetto al file di stampa AFP originale. In un caso, un file pronto per la stampa da 1 milione di pagine e 20 Gigabyte è stato ridotto a 2 Gigabyte.
Per garantire la validità dei dati, il file di stampa originale viene salvato nell’archivio DDA. Ciò garantisce che il file che genera l’output stampato sia quello salvato. Include dati preziosi come comandi di selezione del vassoio, comandi di finitura e altri dati che sarebbero necessari per produrre quel documento esattamente come è stato generato e spedito in origine. Molte normative richiedono la produzione di documenti come bollette, fatture, estratti conto e altri documenti come la vera registrazione di relazioni finanziarie, rendendo fondamentale la capacità di riprodurre questi documenti in vera fedeltà.
Risultati
Grazie alla collaborazione con Crawford Technologies, questa organizzazione è stata in grado di raggiungere l’obiettivo iniziale di implementare un processo di produzione automatizzato altamente efficiente, con notevoli risparmi per loro e per i loro clienti. È stata in grado di ridurre i costi di spedizione, di ottenere di più con meno risorse e di diminuire le spese per l’hardware e l’infrastruttura.
