Una compagnia di assicurazioni sanitarie implementa l’accessibilità dei documenti
Sfondo
Questa grande compagnia assicurativa sanitaria statunitense aveva bisogno di fornire documenti accessibili ai propri clienti ciechi, ipovedenti e con disabilità cognitive. Sapevano di dover rispettare normative quali il Rehabilitation Act Section 508 ICT Refresh e l’ACA, e ritenevano inoltre che tutti i loro clienti dovessero avere un accesso equo e indipendente alle comunicazioni vitali.
La sfida
Praticamente tutti i documenti dei loro clienti venivano consegnati tramite il web e archiviati in un sistema di gestione dei contenuti aziendali in formato AFP e presentati elettronicamente in HTML e PDF. La compagnia assicurativa aveva bisogno di una soluzione che si integrasse con il loro sistema ECM e che potesse gestire grandi volumi di documenti complessi come spiegazioni di benefit, dichiarazioni e fatture. Volevano assicurarsi che l’architettura della soluzione e le licenze fornissero loro una base flessibile e scalabile per supportare la futura crescita ed evoluzione aziendale.
Quando si considerano le opzioni per formati accessibili, l’azienda ha deciso di offrire sia PDF accessibile che HTML5 accessibile poiché i suoi clienti si affidavano già a ePresentment per le loro comunicazioni. Hanno riconosciuto che, sebbene HTML5 accessibile potrebbe essere un formato preferito per documenti come fatture, le comunicazioni multipagina come le spiegazioni dei vantaggi sarebbero più adatte a PDF accessibile.
Avevano bisogno di automatizzare la conversione dai flussi di stampa AFP in PDF accessibile e HTML5 accessibile con la completa integrità del documento, assicurando che tutte le informazioni corrispondessero esattamente all’originale, nel corretto ordine di lettura e potessero essere facilmente fruibili con la tecnologia assistiva.
La soluzione
Grazie all’innovativa architettura MasterONE, CrawfordTech è stata in grado di supportare entrambi i formati accessibili con un’unica configurazione, risparmiando tempo e denaro. Utilizzando AccessibilityNow Gateway, un’API per qualsiasi repository conforme a CMIS, Crawford Technologies è stata in grado di integrarsi con il proprio sistema ECM e di implementare una base tecnica per le esigenze aziendali immediate e per i requisiti futuri. Le soluzioni lavorano insieme per trasformare automaticamente i file AFP in PDF accessibili o HTML5 accessibili, mantenendo il file AFP nativo all’interno del sistema ECM.
AccessibilityNow Designer offre un’interfaccia grafica facile da usare per consentire al personale di etichettare facilmente i documenti, determinare l’ordine di lettura corretto e verificare i risultati sullo schermo. I servizi professionali di CrawfordTech e i team che si occupano di accessibilità dei documenti hanno fornito servizi di consulenza, personalizzazione, implementazione e formazione, assicurando una transizione senza intoppi mentre l’azienda proseguiva con i processi in corso.
Risultati
Quando un cliente richiede PDF accessibile o HTML5 accessibile, il file viene ora convertito al volo nel formato desiderato, mantenendo il contenuto del documento mentre si trasforma in un formato che ne consente la lettura tramite tecnologia assistiva. Il servizio clienti può accedere facilmente allo stesso documento, con informazioni personali e riservate opportunamente censurate per garantire la privacy.
Continuando a memorizzare i documenti in formato AFP, l’azienda trae vantaggio dal fatto di aver bisogno di meno spazio di archiviazione, garantendo al contempo che tutti i documenti possano essere facilmente convertiti in PDF accessibile o HTML5 accessibile, indipendentemente dal fatto che un cliente abbia bisogno di un formato accessibile ora o in futuro.
Questa compagnia di assicurazione sanitaria è ora conforme alle normative, tra cui l’ACA e l’aggiornamento ICT della Sezione 508, e beneficia dell’efficienza di un flusso di lavoro strettamente integrato. Ancora più importante, nessuno dei loro clienti subisce discriminazioni quando accede a comunicazioni importanti.
