Un In-Plant standardizza le operazioni

Sfide

Praticamente senza alcuna standardizzazione, l’impianto gestiva diversi formati di flussi di stampa in entrata, tra cui AFP, PDF e LCDS. I ritardi nell’elaborazione e nella spedizione causavano la perdita di SLA guidati dal reparto e, poiché i clienti non ricevevano notifiche e fatture in modo tempestivo, ritardavano la ricezione dei pagamenti. Avevano bisogno di adattarsi a tutti i formati, convertirli in AFP e integrarli con il loro sistema di flusso di lavoro esistente.

Soluzione

CrawfordTech print stream transforms e Operations Express sono stati implementati e integrati con il flusso di lavoro e i sistemi esistenti, dando vita a un flusso di lavoro automatizzato end-to-end. Il software di Crawford Technologies è stato installato su un server centralizzato per garantire un migliore accesso al personale.

Il nuovo flusso di lavoro viene avviato quando i file e i dati vengono ricevuti dall’operazione interna. I file MRDF vengono utilizzati per identificare i componenti di pagina e documento e per creare controlli standard dei documenti, tra cui il contenuto e la posizione del codice a barre, i numeri di sequenza per le buste con finestra e la determinazione di ristampe, riparazioni manuali e resi danneggiati.

Le modifiche e i miglioramenti selettivi ai flussi di stampa in arrivo includono:

• Rimozione e aggiunta di codici a barre per inseritori e ottimizzazione postale
• Estrazione e/o riposizionamento del blocco di indirizzi
• Valutazione del profilo dell’elenco lavori per determinare l’elaborazione
• Creazione di pagine banner per configurazioni e controlli
• Conversione e normalizzazione dei flussi di stampa in AFP contenenti record TLE con metadati
• Creazione del file di output finale con nuovi controlli di fabbrica e record MRDF

La soluzione CrawfordTech supporta la possibilità di agire su qualsiasi contenuto della pagina e di inviare e-mail di aggiornamento agli operatori con lo stato degli errori e il completamento del lavoro. Il processo di ristampa è stato automatizzato, con i lavori che rimangono attivi fino al completamento di tutte le ristampe. Tutti i lavori, i registri, i file MRDF e le informazioni vengono compressi e compressi per facilitare il monitoraggio e l’analisi della produzione.

Risultati

Utilizzando un approccio graduale, lo stato ha introdotto il nuovo flusso di lavoro in due dipartimenti e ha visto migliorare i livelli di servizio e la soddisfazione del cliente. Poiché il processo di invio dei lavori non è cambiato, l’adattamento è stato fluido e diretto. Non vedono l’ora di integrare altri dipartimenti e considerano le soluzioni CrawfordTech come una solida base per la crescita futura.