Un grande fornitore di servizi di stampa ottimizza i file PDF

La sfida

La sfida che questa stampante ha dovuto affrontare è stata che molti dei loro file PDF richiedevano ore per essere elaborati, o addirittura si bloccavano, rallentando o interrompendo l’intero processo di produzione. L’impatto sull’efficienza e in definitiva sulla redditività è stato significativo, poiché i file PDF problematici hanno comportato ritardi in altri lavori e messo a rischio la consegna puntuale ai clienti.

Sebbene il PSP disponesse di un prodotto esistente per la gestione dei file PDF, questo non soddisfaceva le sue esigenze e non supportava un ambiente di produzione ad alto volume e con tempi di consegna rapidi.

Secondo il loro Operations Manager, “Stavamo provando un prodotto basato su MS Windows che dipendeva da un’interfaccia GUI ed elaborava tutto internamente tramite il formato PDF. Pensavamo che, poiché utilizzava il PDF come formato di elaborazione interno, avrebbe soddisfatto i nostri requisiti di produttività e i nostri requisiti di produrre PDF strutturati correttamente per la massima produttività. Ma molti dei nostri file PDF richiedevano ancora troppo tempo per essere elaborati e stampati.

Sempre più clienti ci inviano file di stampa in formato PDF e si aspettano che saremo in grado di prenderli e di elaborarli correttamente. Stavamo diventando estremamente frustrati dalla nostra capacità di gestire correttamente questi file PDF mal formati e di ottimizzarli per soddisfare le nostre esigenze di produzione. Stavamo persino pensando di aggiungere server aggiuntivi o di aggiornare ciò che avevamo nel tentativo di velocizzare l’elaborazione. E avevamo bisogno di qualcosa che potessimo integrare con i nostri sistemi di flusso di lavoro esistenti, qualcosa che non era in atto e che contribuiva alle inefficienze generali”.

Soluzione

Dopo aver valutato i loro file e il loro attuale flusso di lavoro, Crawford Technologies ha consigliato una serie di prodotti combinati che avrebbero ottimizzato e migliorato i loro file PDF per massimizzare la produttività di tutti gli aspetti della loro produzione di stampa. È stato installato un proof of concept presso la sede del cliente, in modo che potesse eseguire una valutazione completa e garantire l’integrazione con i sistemi esistenti.

Secondo il loro direttore operativo, Crawford Technologies era l’unico fornitore in grado di soddisfare tutti i loro requisiti:

• Riduzione al minimo delle dimensioni del file PDF per un’elaborazione più rapida ed efficiente
• Ottimizzazione dei PDF per la stampa, inclusa l’eliminazione di elementi grafici ripetitivi, la standardizzazione della struttura del PDF, l’eliminazione di font ripetitivi con nomi diversi, l’eliminazione di set di caratteri di font mal strutturati e
• Supportare l’integrazione perfetta con il sistema di flusso di lavoro esistente, inclusa la semplificazione del conteggio delle pagine, dei fogli, delle dimensioni dei lavori e la fornitura di altre statistiche operative e di fatturazione.

Risultati

Il fornitore di servizi di stampa ha riscontrato una significativa riduzione del tempo di elaborazione dei propri file PDF in diversi punti del flusso di lavoro di produzione. I file che in precedenza richiedevano 7 ore per essere elaborati, ora vengono completati in meno di 20 minuti, un miglioramento significativo. Sono necessarie meno risorse per preparare, risolvere i problemi e modificare i file PDF, risparmiando ulteriore tempo e denaro. Inoltre, non devono più prendere in considerazione costosi aggiornamenti dei propri server nel tentativo di migliorare la velocità di elaborazione.

“Siamo rimasti stupiti dalla produttività e dalla flessibilità del software CrawfordTech. L’elaborazione più rapida dei file più problematici è stata notevole, ma abbiamo riscontrato significativi miglioramenti della produttività per tutti i nostri tipi di file PDF. E poiché possiamo richiamare il loro software da uno script, da una riga di comando o tramite una chiamata API, abbiamo la flessibilità di produzione e l’integrazione di cui abbiamo bisogno. Si integra anche bene con gli altri moduli nel nostro sistema di flusso di lavoro. Hanno davvero pensato a tutto in termini di dati e metodi di cui avremmo bisogno per integrare il loro prodotto nel nostro attuale sistema di flusso di lavoro di produzione”.

Più che un semplice fornitore di software, Crawford Technologies ascolta le esigenze specifiche del nostro ambiente. La competenza e l’esperienza reale del team di Crawford Technologies sono di prim’ordine. È piacevole sentirsi dire “Oh, mi sono già imbattuto in questo problema. So come correggerlo”.