Un fornitore di soluzioni finanziarie automatizza il proprio flusso di lavoro
Sfondo
Questa grande azienda, con un fatturato annuo di circa 10 miliardi di dollari, fornisce soluzioni di benefit finanziari, quali assicurazioni per invalidità, vita, salute e infortuni, a 30 milioni di persone direttamente e tramite oltre 150.000 broker e consulenti negli Stati Uniti e nel Regno Unito.
La loro struttura di stampa in posizione centrale si affida alla tecnologia a getto d’inchiostro per produrre e spedire dichiarazioni e altro materiale. Poiché il volume di output è molto elevato e devono essere conformi agli SLA normativi, questo fornitore ha implementato il sistema di flusso di lavoro Océ PRISMAproduction di Canon per la massima efficienza di produzione.
La sfida
La società di benefit finanziari aveva investito nel software di ottimizzazione postale Satori che doveva essere integrato con il loro flusso di lavoro e ambiente di produzione. Poiché l’integrazione doveva supportare sei diversi tipi di documenti, tra cui sette diverse versioni di dichiarazioni fiscali 1099, c’erano delle sfide nel riuscire a creare con successo una soluzione completamente integrata.
La soluzione
Crawford Technologies ha consigliato di integrare Operations Express con il sistema di workflow di produzione Canon Océ PRISMAproduction e con il loro software di ottimizzazione postale, collegando di fatto i due sistemi. Per gestire tutti i tipi di documenti e fornire un elevato grado di automazione, il team di servizi professionali di CrawfordTech ha creato un processo in più fasi che ha normalizzato i flussi di stampa specifici delle applicazioni e ha fornito un flusso di lavoro standard per supportare ulteriori tipi di documenti e consentire futuri miglioramenti del flusso di lavoro.
Il processo
Il primo passaggio del flusso di lavoro è estrarre i dati del blocco di indirizzi, salvare tali informazioni, inclusi i font e il posizionamento degli indirizzi, rimuovendoli dalla pagina originale. Queste informazioni vengono quindi passate al processo di ottimizzazione postale Satori, che aggiorna il singolo record di indirizzo o imposta un flag per indicare che l’ottimizzazione postale non è riuscita per quel record.
Nella fase successiva, il flusso di lavoro standard aggiunge automaticamente le informazioni aggiornate sull’indirizzo nei documenti corretti e divide il file originale in base al fatto che l’indirizzo sia stato aggiornato o meno. L’output viene quindi indirizzato ai flussi di lavoro di archiviazione o stampa downstream, in base al fallimento o al successo dell’ottimizzazione postale. Inoltre, lo streaming e la combinazione di lavori o la segmentazione di lavori molto grandi sono abilitati per ottimizzare l’output su più dispositivi e per automatizzare ulteriormente i processi di post-produzione. Ad esempio, vengono creati diversi bundle in base al numero di pagine in ciascun documento in modo che l’output possa essere distribuito in modo intelligente in base alle dimensioni delle buste richieste per la spedizione. L’output viene modificato automaticamente per includere pagine banner del cliente, codici a barre e indici per l’archiviazione.
Inoltre, i processi di ottimizzazione consentono il bilanciamento del carico di stampa, l’inoltro di diversi tipi di documenti ai dispositivi di inserimento automatico appropriati in base al numero di pagine per confezione, la creazione automatica di codici a barre operativi, indici e metadati per l’archiviazione dei documenti, pagine banner per documenti specifici dei clienti e molto altro ancora.
Poiché la soluzione CrawfordTech doveva essere integrata con un ambiente di flusso di lavoro basato su Linux, è stata sviluppata una convenzione di denominazione standard in modo che i componenti possano essere facilmente aggiunti senza modifiche. L’intero sistema è stato progettato in modo che gli aggiornamenti software e i nuovi moduli possano essere implementati con il minimo sforzo e senza interruzioni alla produzione in corso.
Risultati
Una volta completata l’implementazione iniziale, il provider è stato in grado di produrre tutte le dichiarazioni 1099 in due settimane, rispettando le scadenze imposte dal governo per la stampa e l’invio di questi documenti. Gli input del flusso di lavoro da più piattaforme sono ora integrati in un unico flusso di lavoro end-to-end, con conseguente processo altamente automatizzato, che consente a questa azienda di rispettare scadenze rigorose, mantenendo i propri processi snelli ed efficienti, risparmiando sui costi operativi.
