Un fornitore di comunicazioni semplifica il proprio flusso di lavoro
Sfondo
Questo fornitore di servizi con sede negli Stati Uniti è specializzato nella fornitura di comunicazioni mission-critical per i clienti per settori quali sanità, finanza, servizi di pubblica utilità, telecomunicazioni e recupero crediti, dove sicurezza, accuratezza e conformità sono essenziali. Stampano ben oltre 1 miliardo di pagine all’anno e spediscono quasi mezzo miliardo di pacchi, quindi cercano di rendere il loro processo di produzione il più efficiente possibile.
La sfida
L’azienda riceve file da più clienti in formati diversi e con una gamma di requisiti di produzione diversi. Poiché avevano un mix di macchine da stampa a foglio singolo e a alimentazione continua, avevano bisogno di produrre sia PDF che AFP e, quando possibile, combinare e standardizzare i lavori che erano troppo piccoli per essere prodotti sui loro dispositivi a bobina.
Una componente essenziale dei loro requisiti era che la soluzione fosse flessibile e scalabile per supportare future versioni del software, cambiamenti nelle apparecchiature, nonché crescita ed evoluzione della loro attività.
La soluzione
CrawfordTech ha implementato una selezione di prodotti per convertire i flussi di stampa in arrivo in PDF o AFP e per riprogettare i file per una migliore automazione ed efficienza. Il processo del flusso di lavoro viene avviato automaticamente all’arrivo di un file .zip contenente un numero qualsiasi di file PDF individuali e un file MRDF utilizzato per estrarre le informazioni sul lavoro.
Una volta decompressi i file, un processo automatizzato verifica che il conteggio dei record MRDF e il conteggio dei documenti PDF corrispondano, posizionando eventuali file non corrispondenti in una cartella di errore e generando un’e-mail di notifica. Il processo quindi richiama la REST API per recuperare le istruzioni necessarie per elaborare i lavori.
I valori e i parametri della REST API includono:
- Il nome del file individuale originale per ogni documento
- Il nome e l’ID del cliente
- Il tipo di pacco in base ai requisiti di spedizione/invio
- Il codice di fatturazione del cliente
- Una determinazione del numero di pagine presenti in ogni documento
- Tipo di stampante (a bobina o a foglio)
- Se il lavoro deve essere stampato simplex o duplex, inclusa l’aggiunta di una pagina vuota per garantire che tutti i documenti abbiano un numero pari di lati
- Aggiunta di codici a barre 2D nella posizione corretta per gli inseritori
- Aggiungere colori pieni e/o convertire il colore in scala di grigi
- Creazione di intestazioni di visualizzazione e pagine banner
- Ridimensionamento delle pagine non standard
- Estrazione dell’indirizzo postale dal documento. L’indirizzo postale viene memorizzato per un uso successivo.
- Altri parametri per facilitare e tracciare l’output
Se un singolo PDF non riesce a superare questo processo, verrà inserito nella cartella degli errori e verrà inviata una notifica via e-mail.
I lavori pronti per l’output vengono inseriti in cartelle di lavoro per diverse dimensioni di busta (standard, 6″ x 9″ o piatte) in base al numero di pagine. A questo punto, il processo concatenerà l’output in singoli file, creerà un nuovo file MRDF e un testo di riepilogo per la fatturazione e inizierà a elaborare i lavori.
Risultati
Questo cliente ha automatizzato il suo flusso di lavoro e migliorato i tempi di risposta, riducendo al contempo gli errori. Il flusso di lavoro modificato è completamente trasparente per i suoi clienti e non ha richiesto modifiche significative alla sua infrastruttura o ai suoi processi standard.
