Superare le sfide della traduzione dei documenti: un fornitore di servizi sanitari risparmia 4 milioni di dollari all’anno

Un’azienda di servizi sanitari regionale degli Stati Uniti ha dovuto affrontare una sfida ardua per conformarsi alle complessità del regolamento finale del CMS del 2023 sull’equità sanitaria. Questa impone l’invio di comunicazioni sanitarie in più lingue, tra cui arabo, italiano, coreano, russo, tagalog e vietnamita, e in formati accessibili/alternativi, tra cui braille, caratteri grandi, audio e PDF accessibili. Sottoscrivendo la soluzione AccessibilityNow® Translate di Crawford Technologies, l’azienda è riuscita a ottenere un risparmio di 4 milioni di dollari all’anno sulla traduzione e sui formati dei documenti.

I processi di traduzione manuale e di formato alternativo non solo richiedevano molto tempo, ma erano anche soggetti a errori, il che portava a significative inefficienze operative. Con una forza lavoro dedicata a questo compito, l’azienda ha sostenuto oltre $ 400.000 di spese mensili, distogliendo risorse critiche dall’assistenza ai pazienti. Il tempo medio di elaborazione per la produzione di un documento tradotto e accessibile superava le 72 ore, spesso causando ritardi nella comunicazione e potenziali rischi di conformità.

La sfida

I processi di traduzione dei manuali e di formati alternativi dell’azienda di servizi sanitari erano caratterizzati da diverse sfide chiave:

• Costi elevati. L’azienda ha stanziato un budget consistente di oltre $ 500.000 al mese per un processo dedicato esclusivamente alle attività di traduzione e formattazione. Ciò rappresentava una grande percentuale del budget operativo complessivo del dipartimento.
• Inefficienza e ritardi. Il processo manuale richiedeva molto tempo, con un tempo di elaborazione medio di 5 giorni per documento. Ciò ha comportato ritardi nell’invio delle comunicazioni ai pazienti, un aumento delle richieste dei clienti e ha comportato rischi di conformità.
• Incoerenza e controllo di qualità. Mantenere una formattazione e una terminologia coerenti in più lingue e tipi di documenti è stata una sfida significativa. Garantire l’accuratezza e l’aderenza alle linee guida normative ha richiesto rigorose misure di controllo della qualità, che hanno richiesto molto tempo e risorse.
• Problemi di scalabilità. Il processo manuale faceva fatica a tenere il passo con l’aumento dei volumi di documenti e del numero crescente di lingue richieste e di formati accessibili/alternativi.
• Mancanza di standardizzazione. L’assenza di processi e strumenti standardizzati per la traduzione e la formattazione ha portato a incongruenze e inefficienze. Questa mancanza di standardizzazione ha ostacolato il trasferimento di conoscenze, la formazione e la capacità di implementare miglioramenti dei processi. E, cosa peggiore, i membri del piano hanno ricevuto informazioni incoerenti e talvolta fuorvianti.

Risultati e impatto

Risparmio sui costi: L’implementazione di AccessibilityNow Translate ha prodotto miglioramenti sostanziali in diverse metriche. Prima della soluzione, l’azienda di servizi sanitari sosteneva costi superiori a 400.000 dollari al mese per la traduzione manuale e la formattazione. Con AccessibilityNow Translate, questi costi sono crollati a una frazione della spesa iniziale, con un risparmio annuale di oltre 4 milioni di dollari all’anno.

Questo studio di caso dimostra il potenziale per risparmi significativi sui costi, anche per un fornitore di assistenza sanitaria regionale. Le organizzazioni sanitarie più grandi con volumi di documenti più elevati possono prevedere ritorni sugli investimenti ancora più sostanziali. Automatizzando i processi di traduzione e formattazione, queste organizzazioni possono riallocare le risorse verso altre esigenze operative e iniziative strategiche.

Miglioramenti dei tempi di consegna: oltre ai vantaggi finanziari, la soluzione ha migliorato significativamente l’efficienza operativa. Il tempo medio di consegna per la traduzione dei documenti e i formati alternativi/accessibili è sceso da un laborioso 5 giorni a un sorprendente 2-3 minuti per documento. Questa drastica accelerazione ha semplificato i flussi di lavoro, ridotto i colli di bottiglia e consentito all’azienda di rispettare facilmente le rigide scadenze normative.

Accuratezza della traduzione: Inoltre, AccessibilityNow Translate ha svolto un ruolo fondamentale nell’aumentare la soddisfazione dei pazienti. Fornendo traduzioni e formattazioni tempestive e accurate di informazioni sanitarie critiche in più lingue, l’azienda ha dimostrato un forte impegno verso l’inclusività e l’accessibilità. Questo ha migliorato l’esperienza dei membri e ha rafforzato la reputazione dell’azienda come organizzazione incentrata sul paziente.

Conformità: La conformità alle normative CMS è stata un’altra area critica in cui AccessibilityNow Translate ha fornito risultati tangibili. I documenti tradotti sono stati anche rimediati in PDF conformi alle WCAG in modo da poter essere caricati direttamente nel portale dei pazienti. La capacità del fornitore di produrre anche formati alternativi come il braille e la stampa a caratteri grandi, oltre a più lingue, ha garantito all’azienda il rispetto di tutti i requisiti normativi. Questo ha ridotto il rischio di sanzioni e ripercussioni legali, garantendo la tranquillità dell’organizzazione.

Sintesi: l’implementazione di AccessibilityNow Translate si è rivelata una decisione trasformativa per l’azienda di servizi sanitari. La soluzione offre un notevole risparmio sui costi, una migliore efficienza operativa, una maggiore soddisfazione dei pazienti e garantisce la conformità alle normative. Questi vantaggi combinati consolidano la posizione di AccessibilityNow Translate come strumento strategico per l’azienda.

Conclusione

L’esperienza di questa società di servizi sanitari sottolinea il profondo impatto che AccessibilityNow Translate può avere sulle organizzazioni che hanno a che fare con una base di clienti eterogenea e con background etnici diversi. Automatizzando la traduzione e la formattazione dei documenti, la soluzione libera risorse preziose, accelera i processi e migliora l’efficienza operativa complessiva.

Inoltre, l’impegno di Crawford Technology per l’accessibilità e l’inclusività la distingue dai tradizionali fornitori di servizi di traduzione. La capacità di fornire traduzioni di documenti accurate e tempestive in più lingue, insieme al supporto per formati alternativi/accessibili, dimostra il potenziale della soluzione per migliorare l’esperienza del cliente e rafforzare le relazioni con la comunità.

Con la continua evoluzione del settore sanitario, la richiesta di comunicazioni multilingue e accessibili è in rapido aumento. Crawford Technologies ha posizionato la piattaforma AccessibilityNow® per essere all’avanguardia in questa tendenza, consentendo alle organizzazioni di fornire un’assistenza eccezionale ai pazienti e di rispettare gli obblighi normativi. Investendo in soluzioni innovative come queste, gli operatori sanitari possono costruire un futuro più forte e resistente.