L’organizzazione di servizi finanziari converte i documenti transazionali pronti per la stampa in formati reattivi per dispositivi mobili

La sfida

In qualità di leader del settore finanziario e pioniere della tecnologia, noto per offrire un’esperienza cliente superiore, l’istituto si è trovato di fronte a clienti che richiedevano che i loro documenti transazionali, come estratti conto, fatture e avvisi, fossero resi disponibili in formati diversi dalla stampa. Ciò era dovuto al fatto che i loro clienti si stavano allontanando dai servizi bancari tradizionali e si stavano orientando verso i servizi bancari elettronici. Volevano usare i loro dispositivi mobili portatili per usare l’app mobile dell’istituto finanziario per effettuare transazioni, leggere estratti conto e ricevere notifiche. Poiché i documenti transazionali degli istituti erano composti per la stampa, non erano reattivi e compatibili con dispositivi mobili portatili con schermi piccoli. I clienti degli istituti finanziari si stavano rapidamente innervosendo per la routine di “pizzicare e strizzare gli occhi” richiesta per provare a leggere documenti PDF sui loro dispositivi mobili.

Le sfide legate alla conversione di documenti transazionali pronti per la stampa in documenti reattivi per dispositivi mobili sono state molteplici, ma si possono suddividere in queste categorie principali:

• Tempo di immissione sul mercato: per creare nuovi documenti responsive, ottimizzati per dispositivi mobili e per il Web, è stato necessario ripetere il lavoro di ricomposizione di documenti che sono stati verificati e controllati dagli enti regolatori aziendali e governativi.
• Numero di tipologie di documenti: l’ampia varietà, variabilità e complessità delle tipologie di documenti, nonché l’enorme volume da comporre, impedivano di trovare una soluzione unica per tutti.
• Composizione: la paternità dei documenti transazionali era decentralizzata e gestita da unità aziendali. Ciò ha portato a un approccio di progettazione incoerente.
• Documenti archiviati: i documenti di registrazione, come gli estratti conto archiviati nei repository, devono essere formattati per la stampa, ma devono essere disponibili in formati reattivi. Archiviare più versioni degli stessi documenti è costoso e potrebbe essere considerato una violazione legale.

L’istituto finanziario voleva eliminare qualsiasi ritardo. Il time-to-market era fondamentale. Aveva bisogno di una soluzione per implementare un sistema in grado di convertire documenti transazionali composti, on-demand e rivolti al cliente in formati reattivi da visualizzare su dispositivi mobili portatili. La soluzione doveva considerare il metodo di recupero dei documenti da parte dei clienti e come dovevano essere visualizzati. Doveva anche adattarsi all’enorme volume di documenti generati da una varietà di sistemi, applicazioni e programmi che venivano archiviati in diversi repository di sistemi di gestione dei contenuti aziendali.

La soluzione

L’istituto finanziario ha deciso di implementare un processo di creazione di modelli che avrebbe trasformato o convertito i file di documenti transazionali nuovi ed esistenti dall’attuale output di stampa standardizzato a un formato reattivo adatto ai dispositivi mobili. Il processo doveva adattarsi automaticamente alle differenze di font e formato inerenti alle diverse versioni dello stesso documento.

L’istituto finanziario si è rivolto all’esperienza, al software e ai servizi di Crawford Technologies per creare modelli in grado di convertire i documenti originariamente progettati per la stampa in formati responsive pronti per i dispositivi mobili.

HTML5 è stato scelto come tipo di output perché si adatta facilmente allo schermo di un dispositivo mobile quando utilizzato con un browser web come Google Chrome, Microsoft Edge o Mozilla Firefox.

Il prodotto Sunrise di Crawford Technologies, un gestore di trasformazione di documenti per i servizi web, è stato scelto per fornire la flessibilità e le prestazioni necessarie a rispondere alle richieste di documenti dei clienti. È in grado di convertire e formattare in tempo reale un documento transazionale pronto per la stampa in un formato HTML responsive pronto per i dispositivi mobili e adatto ai clienti.

L’istituto finanziario ha deciso di adottare un approccio graduale per implementare la soluzione:

Fase 1 – Progettazione del modello

L’istituto finanziario ha implementato PRO Designer, un’interfaccia grafica utente (GUI) potente e intuitiva. È stata utilizzata con i formati di documenti transazionali esistenti (estratti conto, fatture, avvisi) per progettare e configurare modelli di conversione dei documenti da AFP e PDF a HTML responsive. Il processo di creazione di nuovi modelli di configurazione dei documenti non ha richiesto la programmazione o il coinvolgimento dell’IT.

Dopo aver creato e valutato i modelli di conversione dei documenti per soddisfare i requisiti dell’istituto finanziario, il passo successivo è stato l’implementazione di Sunrise. È stato utilizzato per l’elaborazione in tempo reale delle conversioni dei documenti in HTML responsive utilizzando i modelli creati da PRO Designer e i dati dinamici dei clienti.

Fase 2 – Distribuzione

Sunrise è un gestore di trasformazione dei documenti tramite servizi web che utilizza un livello di integrazione API per gestire la comunicazione tra gli archivi di documenti dell’istituto finanziario, i modelli di conversione dei documenti e il Document Transformation Engine (DTE) di Crawford Technologies. Può essere distribuito on-premises, nel Cloud o in un ambiente ibrido.

Quando un cliente richiede un estratto conto o una fattura utilizzando il portale bancario o l’app mobile dell’istituto finanziario, viene inoltrata una richiesta di servizio a Sunrise. Sunrise richiama dinamicamente il modello di trasformazione del documento appropriato e i servizi di trasformazione di DTE per convertire il documento in HTML reattivo per dispositivi mobili o in PDF se la richiesta proviene da un personal computer. Dopo che Sunrise ha completato la conversione, il documento convertito viene reinoltrato al servizio richiedente e quindi al cliente che ha fatto la richiesta.

I risultati

Sunrise assicura che il modello di documento, il font e le altre risorse appropriate siano combinate correttamente con il testo dinamico del documento (numero cliente, indirizzo e dati) in base alla data del documento originale.

Il processo automatizzato consente agli utenti di richiedere documenti nel formato desiderato in modalità self-service, eliminando la necessità di interventi manuali, di coordinamento con un call center o di interazione con il servizio clienti.

Quando si utilizza Sunrise con un portale e un’app mobile per fornire assistenza ai clienti, è possibile identificare il tipo di dispositivo dell’utente richiedente e selezionare il formato del documento (PDF a pagina intera o HTML dinamico e reattivo) ed effettuare automaticamente la conversione del documento appropriato.

Sunrise, insieme a PRO Designer, DTE e ai suoi servizi di trasformazione, è un gestore automatico di trasformazione dei documenti basato su modelli che fornisce un accesso continuo a estratti conto, fatture e altri documenti transazionali.