L’automazione della produzione garantisce efficienze
Sfondo
Formost mediaOne fornisce servizi di stampa e distribuzione di fatture, estratti conto e altre comunicazioni essenziali per i clienti per una serie di aziende nei mercati dei servizi finanziari, delle telecomunicazioni, dei servizi di pubblica utilità e dell’assistenza sanitaria. Sono noti per fornire costantemente alta qualità, prezzi competitivi, consegne puntuali e un servizio clienti eccezionale.
L’azienda è costantemente alla ricerca di soluzioni hardware e software innovative. Sono passati da apparecchiature offset continue, a fogli e a bobina a quelle digitali a bobina e a fogli, e sfruttano le economie di scala e i migliori hardware e software di razza che consentono loro di soddisfare i requisiti operativi e dei clienti e di fornire costantemente valore alla propria base di clienti.
La sfida
Formost mediaOne stava già lavorando con una banca per stampare e distribuire gli estratti conto su base trimestrale. Quando la banca ha spostato il suo database legacy su un altro sistema, l’output risultante consisteva in un PDF per ogni conto, ovvero circa 180.000 singoli documenti PDF, la maggior parte dei quali con più pagine. Questa situazione non aveva senso in un ambiente di produzione, quindi Formost mediaOne si è rivolta a Crawford Technologies per avviare una discussione a tre con la banca, Formost mediaOne e CrawfordTech.
La sfida fondamentale era come combinare questi file individuali per creare dichiarazioni all’interno di una tiratura di stampa che avrebbe ottimizzato la produttività, guidato i loro inseritori, supportato le faccende domestiche e sfruttato le opportunità di risparmio postale. Inoltre, l’output doveva essere raggruppato in modo intelligente, in base al fatto che la dichiarazione fosse per un rivenditore o un cliente, con il raggruppamento ulteriormente perfezionato in base al numero di pagine, alla posizione e alla lingua. Poiché avevano riscontrato problemi relativi ai font con la precedente uscita PDF, creando ulteriori inefficienze e colli di bottiglia, Formost mediaOne e il loro cliente avevano bisogno di una soluzione che identificasse automaticamente i font mancanti e li sostituisse con font definiti correttamente.
La soluzione
Dopo aver analizzato il flusso di lavoro attuale, i file PDF esistenti e aver esaminato i requisiti e gli obiettivi, CrawfordTech ha consigliato di implementare Operations Express insieme a PRO Concatenator. La banca ha convenuto che sarebbe stato meglio affidare a Formost mediaOne la responsabilità completa del software e di tutte le attività di produzione e distribuzione.
PRO Concatenator viene utilizzato per unire automaticamente e in modo intelligente i singoli PDF in batch di circa 50.000 file, un processo di produzione molto più efficiente.
Operations Express viene utilizzato per incorporare o sostituire i font, applicare i codici a barre OMR per gli inseritori di Formost mediaOne e raggruppare automaticamente i file di output in base al destinatario del documento, al numero di pagine e alla posizione. Viene utilizzato anche per dividere e indicizzare i file per prepararli all’archiviazione e all’ePresentment.
Risultati
L’implementazione è stata completata, compresi i test, in meno di una settimana. Con una routine di elaborazione batch implementata dai servizi professionali CrawfordTech, l’elaborazione e l’output dei file sono ora altamente automatizzati e privi di errori. Hanno esteso questo flusso di lavoro ad altri clienti, sfruttando le stesse capacità principali per aumentare la produttività e ottenere efficienze.
Alex Calpito, Direttore delle operazioni commenta: “Siamo fiduciosi nelle capacità del software. Fa esattamente ciò di cui abbiamo bisogno e continuiamo a farne di più. Ciò che è più impressionante è il modo in cui CrawfordTech ha risposto alle nostre esigenze. Sono stati fenomenali! Le persone e i team con cui lavoriamo sono sempre lì per noi e si piegano all’indietro per accontentarci”.
Formost mediaOne sta già pianificando l’aggiunta di altre soluzioni di Crawford Technologies e attualmente sta pianificando l’implementazione di una soluzione di accessibilità dei documenti per automatizzare la creazione di file PDF accessibili per un nuovo cliente.
“Non vediamo l’ora di continuare a lavorare con Crawford Technologies e consideriamo il nostro rapporto come una partnership collaborativa e di successo”, ha dichiarato Alex Calpito.
“Siamo fiduciosi nelle capacità del software. Lo fa
esattamente ciò di cui abbiamo bisogno e continuiamo a farne di più.”
