Il fornitore di servizi di stampa semplifica il flusso di lavoro

Standardizzazione minima

Nel tempo, CCS ha adottato molte procedure per i clienti. Si vantavano di transizioni fluide per i loro clienti adottando i processi di produzione dei documenti dei loro clienti. Sfortunatamente, questa pratica ha portato a centinaia di istruzioni di configurazione della stampante e modalità di inserimento che si basavano troppo sulla conoscenza dell’operatore. Gli stessi lavori venivano eseguiti in modo diverso in ogni struttura e gli operatori delle apparecchiature apportavano modifiche a livello di macchina senza un punto di controllo centrale.

CCS tracciava metriche operative per valutare l’efficienza delle proprie operazioni di produzione, ma la raccolta dati era per lo più manuale. Gli operatori e i manager immettevano le informazioni manualmente, con conseguenti errori e incoerenza dei dati. Il Chief Technology Officer John Slaney ha stimato che il personale impiegava più tempo a risolvere gli errori che ad analizzare i dati principali.

“Avevamo bisogno di un sistema di flusso di lavoro più solido che ci consentisse di gestire più strutture”, ha affermato Slaney. “Il nostro processo di riconciliazione manuale ci richiedeva di suddividere i lavori di grandi dimensioni in segmenti gestibili, con conseguente perdita di tempo, angoscia e lavoro amministrativo per bilanciarli”.

Cerca una soluzione

Alla fine, un nuovo cliente spinse CCS a un livello di controllo qualità Six Sigma e l’azienda riconobbe di aver bisogno di una soluzione che collegasse insieme tutti i processi di produzione. Volevano integrare e standardizzare i loro processi senza annullare tutte le procedure e i programmi che erano stati eseguiti per molti anni, in particolare un sistema ERP creato internamente chiamato OPALS che era la spina dorsale del flusso di lavoro e collegato ai sistemi di contabilità di CCS. Era inoltre fondamentale una soluzione che consentisse a CCS di continuare a utilizzare la soluzione di gestione della stampa PRISMA di Canon, da cui dipendevano per la stampa di produzione giornaliera.

L’azienda ha esaminato tutte le opzioni disponibili, cercando qualcosa che le permettesse di sfruttare le risorse attuali e le conoscenze sviluppate. Non volevano riconfigurare i loro processi per adattarli allo strumento del flusso di lavoro. Dopo un’ampia ricerca, CCS ha scelto PRO Conductor di Crawford Technologies. La loro decisione ha permesso loro di passare da un ambiente che si basava su sistemi non collegati e sulla raccolta manuale dei dati a un ambiente automatizzato che consente all’azienda di continuare a crescere e di fornire il livello di servizio e di efficienza che i clienti si aspettano.

PRO Conductor consente a CCS di raccogliere tutte le informazioni che risiedono sulle macchine di produzione o sui vari server e di archiviarle in un unico repository centrale per visualizzarle immediatamente sulla dashboard di PRO Conductor e per la creazione di report consolidati. La dashboard di PRO Conductor consente inoltre a CCS di controllare i lavori dall’inizio alla fine per tutti e tre i siti.
I fornitori di servizi di stampa e posta spesso elaborano una serie di applicazioni diverse, e questo è il caso di CCS. Il lavoro entra nell’organizzazione come stampa composta, dati grezzi o immagini di stampa. PRO Conductor supporta tutti questi metodi di ingresso dei dati, il che ha permesso a CCS di risparmiare “probabilmente anni” di programmazione personalizzata, secondo Slaney.

“Siamo passati dall’essere un’azienda di stampa e posta a un’azienda di documenti
azienda di elaborazione con un flusso di lavoro semplificato e automatizzato.”
– John Slaney, CTO Soluzioni critiche per i contenuti

È interessante notare che CCS ha scoperto alcuni aspetti del proprio sistema di produzione che, fino alla conversione a PRO Conductor, erano rimasti nascosti. Ad esempio, CCS ha stimato e prezzato alcuni lavori in base a un processo di produzione a getto d’inchiostro a bobina. Sono rimasti sorpresi nell’apprendere che in realtà i lavori venivano eseguiti con stampanti a foglio. L’azienda ha dovuto riconfigurare alcuni lavori in modo che corrispondessero alle migliori pratiche adottate dai dipendenti della produzione.

Risultati

I miglioramenti apportati al flusso di lavoro della produzione di CCS sono stati significativi. Dopo l’installazione di PRO Conductor, CCS può facilmente ridistribuire il lavoro quando è necessario, ad esempio in caso di guasti alle apparecchiature. PRO Conductor controlla che il sito di ricezione abbia i materiali necessari per il lavoro e può spostare il lavoro da un sito di produzione all’altro.

Ora CCS produce lavori con il livello di qualità richiesto da Six Sigma, abbinato a metriche e report rilevanti. Il management è in grado di esaminare i processi storici e di apportare modifiche alla lavorazione che migliorano la produttività, la qualità e il margine di profitto. Hanno eliminato gli interventi manuali che a volte creavano problemi e hanno migliorato la produttività. A titolo di esempio, Slaney cita un grosso lavoro che prima dell’implementazione di PRO Conductor durava sette giorni. Ora lo stesso lavoro viene eseguito in 36 ore.

Come previsto, CCS ha integrato le macchine da stampa a getto d’inchiostro Canon, gli inseritori BlueCrest e Bell + Howell, Prisma e il sistema OPALS di CCS in un unico punto di controllo, il PRO Conductor dirawford Technologies. Se dovesse essere sviluppata una nuova tecnologia di elaborazione dei documenti che li aiuti a raggiungere i loro obiettivi, CCS è sicura di poter integrare questi nuovi componenti con la stessa facilità.

Nell’affrontare il COVID-19, CCS ha sfruttato il cruscotto PRO Conductor per spostare la produzione da uno stabilimento all’altro in base alle fluttuazioni della forza lavoro e alla disponibilità dei materiali.

Poiché PRO Conductor consente di standardizzare le procedure, CCS sa di poter elaborare i lavori in modo corretto e coerente, indipendentemente dai dipendenti che li eseguono. Questa sicurezza e flessibilità è estremamente vantaggiosa in caso di interruzione del lavoro, come nel caso di una pandemia, che impedisce ad alcuni dipendenti di recarsi al lavoro.

Alcuni clienti di CCS eseguono audit periodici, in cui i clienti verificano come CCS ha completato il lavoro, fino al livello del plico. Dare agli ispettori un accesso limitato al sistema PRO Conductor ha ridotto il tempo necessario per eseguire un audit. Gli ispettori possono ora completare il loro lavoro in poche ore, mentre prima impiegavano diversi giorni. I clienti ne sono felici!

Altri risultati

Ora che i processi sono standardizzati e controllati da PRO Conductor, l’inserimento dei clienti è diventato più rapido e semplice. Le ristampe sono ora completamente automatizzate, il che ha migliorato il completamento puntuale del lavoro. Inoltre, CCS è ora in grado di misurare con precisione le prestazioni dei dispositivi e dei dipendenti.

Una strategia impiegata da molte attività di stampa mentre passano alle presse a getto d’inchiostro ad alta velocità è il consolidamento di piccoli lavori. Con applicazioni come fatture o estratti conto, CCS deve tracciare e verificare ogni pagina di ogni documento in ogni fase di elaborazione. La responsabilità al 100% è normalmente difficile quando si combinano lavori.

Con PRO Conductor, invece, CCS unisce piccoli lavori in tutta tranquillità. Verifica automaticamente l’integrità degli invii e tiene traccia del lavoro, anche se ha unito diversi piccoli lavori in unità di lavoro più grandi. I piccoli volumi di lavoro che i fornitori di servizi di stampa devono spesso accettare dai clienti per aggiudicarsi i lavori più grandi vengono ora eseguiti attraverso il flusso di lavoro automatizzato. Prima, molti piccoli lavori venivano assemblati a mano.

Un altro esempio dei vantaggi di cui CCS ha beneficiato dopo la conversione a PRO Conductor è il tasso di scarto dei lavori, che è diminuito del 200%. Lo scarto avviene quando un lavoro è sbilanciato e non si riesce a trovare l’errore. La soluzione per la maggior parte delle officine è quella di scartare il lavoro e di rieseguirlo. Se l’affrancatura è stata applicata tramite contatore, l’operazione di stampa/mail può recuperare l’affrancatura applicata ai pezzi non spediti, ma si tratta di un’operazione manuale. L’USPS rimborsa solo l’80% dell’affrancatura applicata alle buste non spedite, quindi diminuire il tasso di scarto riduce contemporaneamente il carico di lavoro e i costi.

Il passaggio a PRO Conductor è stato il culmine di un grande cambiamento nelle modalità di elaborazione del lavoro dei clienti da parte di CCS. Grazie a piattaforme di stampa e inserimento più efficienti, unite al flusso di lavoro automatizzato e al controllo qualità fornito da PRO Conductor, CCS può facilmente aggiungere nuovi clienti e volumi senza temere che un sistema di controllo della produzione frammentato metta a rischio il lavoro.

Slaney ha stimato che “ora stiamo facendo il 40% di lavoro in più senza aggiungere attrezzature o manodopera grazie all’aumento di efficienza ottenuto con l’adozione di PRO Conductor di CrawfordTech”.

Per saperne di più su PRO Conductor, il CTO di Content Critical Solutions, John Slaney, può visitare il sito: https://bit.ly/ContentCritical2020.