Il fornitore di servizi di stampa accelera l’elaborazione PDF complessa

La Critical Communication Division (CCD) di Wright è un’attività SOC 2 Tipo 2 specializzata nell’elaborazione e nella distribuzione multicanale di informazioni sensibili e di identificazione personale (PII) a supporto di molteplici settori, tra cui: sanità, banche, servizi di pubblica utilità, recupero crediti e altro ancora.

Concentrandosi sulla posta transazionale USPS di prima classe stampata, Wright CCD fornisce comunicazioni critiche, variabili e ad alto volume ai clienti tramite una fabbrica di documenti automatizzata, riducendo al minimo l’accesso ai dati e massimizzando l’efficienza. Elabora comunemente lavori complessi che richiedono programmazione e integrazione personalizzate, il che differenzia Wright CCD dalle tipiche “case di posta”.

La sfida

Tempi di consegna rapidi sono essenziali per Wright CCD per rispettare i propri accordi sul livello di servizio (SLA). L’onboarding e l’automazione dei lavori iniziano non appena i dati del cliente arrivano sulla loro piattaforma di trasferimento file sicura. In un tempo medio di 15 minuti dall’inizio alla fine, il flusso di lavoro include il controllo delle regole di integrità aziendale e dei dati, l’elaborazione CASS/NCOA, la trasformazione e la composizione dei dati, la creazione di file di stampa, l’aggiornamento della piattaforma ERP, la creazione di PDF elettronici e le notifiche tramite e-mail o API. Il turnaround SLA standard di Wright CCD è in arrivo entro le 9:00 e in uscita il giorno lavorativo successivo per posta, rendendo le prestazioni essenziali.

Con l’aumento dell’utilizzo dei PDF, l’attività di Wright CCD si è evoluta dall’accettazione di vari formati di dati strutturati (.csv, xml, json, ecc.) all’accettazione dei formati PDF. A causa dell’aumento dei volumi di file PDF complessi, in particolare durante la stagione delle imposte, è diventato evidente che senza una soluzione di automazione ad alte prestazioni per elaborare l’aumento, Wright CCD non avrebbe rispettato gli SLA dei propri clienti.

Il team di Wright CCD ha implementato e testato varie soluzioni per aggiungere dati da file esterni o estrarre dati e riprogettare i PDF. Sebbene queste soluzioni fossero in grado di elaborare i PDF, erano troppo lente per soddisfare le aspettative di prestazioni di Wright CCD. Infatti, una soluzione ha impiegato 3 giorni per elaborare un’applicazione di prova su 2 server. Wright CCD ha accelerato la sua ricerca per trovare una soluzione che soddisfacesse i suoi complessi requisiti di elaborazione PDF.

La soluzione

Wright CCD ha testato una combinazione di soluzioni di Crawford Technologies, Operations Express e il suo componente PDF Accelerator, per eseguire una serie di complesse operazioni di elaborazione dei PDF, tra cui l’ottimizzazione e la suddivisione dei file PDF e l’estrazione dei dati. Queste soluzioni hanno soddisfatto le aspettative di elaborazione di Wright CCD, producendo risultati ad alte prestazioni e senza errori. Operations Express e PDF Accelerator non solo hanno permesso a Wright CCD di rispettare i suoi SLA, ma non hanno nemmeno causato alcuna interruzione dei processi e dei flussi di lavoro esistenti.

Operations Express, la soluzione di reingegnerizzazione dei documenti di Crawford Technologies, aumenta l’efficienza operativa utilizzando il suo motore avanzato di trasformazione dei documenti per sfruttare i flussi di stampa esistenti per ottimizzare la produzione di stampe e posta. Facilita l’ottimizzazione della produzione con codici a barre di integrità, l’estrazione di dati e contenuti preziosi per la pulizia degli indirizzi, l’indicizzazione dei documenti, l’analisi, ecc. Operation Express supporta anche la suddivisione di file di grandi dimensioni in più file di piccole dimensioni per massimizzare l’utilizzo del dispositivo e la produttività.

PDF Accelerator offre funzionalità di ottimizzazione flessibili e di miglioramento delle prestazioni per l’elaborazione di PDF di grandi dimensioni. Le ampie funzionalità di configurazione e implementazione offrono la flessibilità necessaria per ottimizzare i PDF sia per le prestazioni che per le dimensioni, in modo da soddisfare i requisiti operativi e dei dispositivi specifici. In questo modo le aziende, come Wright CCD, possono produrre risultati di alta qualità e velocità per massimizzare la loro efficienza operativa.

Risultati

L’implementazione di Operations Express e PDF Accelerator ha ridotto l’elaborazione di file PDF complessi da parte di Wright CCD fino a 30 volte rispetto alla soluzione precedente. Wright CCD è stata in grado di dividere l’esatto file PDF di prova in circa due ore senza bisogno di un server.

Secondo Ty Babcox, Direttore IT, Sicurezza e Conformità, “I risultati sono stati significativi e impressionanti. Il tempo è fondamentale quando elaboriamo documenti fiscali. Misuriamo il tempo in ore, non in giorni. Senza Crawford saremmo stati in ritardo su diversi lavori la scorsa stagione fiscale. La soluzione Crawford ha ridotto i nostri tempi di elaborazione di oltre il 60%. Ciò ci ha consentito di rispettare le scadenze e ha ridotto lo stress durante un periodo dell’anno molto intenso. Questo da solo vale il prezzo del biglietto”.

Wright CCD è rimasta estremamente colpita dalla rapidità e dalla facilità con cui è stato implementato il software, facendolo funzionare in meno di un’ora senza assistenza e utilizzandolo poi per un lavoro di ottimizzazione lo stesso giorno. Inoltre, hanno trovato eccezionale il supporto degli esperti di prodotto di Crawford Technologies. I tempi di risposta del team di assistenza sono stati rapidi, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. “Crawford Technologies si è dimostrata preziosa nell’aiutarci a soddisfare i nostri rigorosi SLA e i nostri requisiti di elaborazione”.