IF Insurance consolida gli archivi
Sfondo
If P&C Insurance Company Ltd. (If) è una compagnia assicurativa property and casualty con circa 3,8 milioni di clienti in Svezia, Norvegia, Finlandia, Danimarca, Estonia, Lettonia, Lituania e Russia. If è stata fondata nel 1999 tramite la fusione delle attività assicurative property and casualty di Storebrand of Norway e Skandia of Sweden e nel 2001 si è fusa con le attività assicurative property and casualty di Sampo. If è una sussidiaria interamente controllata da Sampo Plc.
If è il leader del mercato nordico nell’assicurazione privata, commerciale e industriale. L’area commerciale privata rappresenta circa la metà dei premi assicurativi e offre assicurazioni per la casa, la casa, l’auto e gli infortuni, nonché assicurazioni integrative, come l’assicurazione di viaggio, barca, forestale e bestiame a oltre 3 milioni di clienti.
Come parte di una revisione dei costi operativi IT, If ha valutato il business case per la dismissione degli archivi legacy di comunicazioni con i clienti utilizzati dalle unità aziendali svedese, norvegese e finlandese. Questi sistemi venivano utilizzati per archiviare la corrispondenza con i clienti e i report interni relativi alle principali attività assicurative di If e sono una parte essenziale delle operazioni quotidiane. I documenti negli archivi vengono conservati per almeno 11 anni al fine di rispettare le leggi locali pertinenti per i documenti delle polizze assicurative.
Poiché i sistemi esistenti, la piattaforma OpenText™ Documentum™ e IBM Content Manager OnDemand (CMOD) contenevano oltre 150 milioni di documenti archiviati in formati AFP e PDF, è stato fondamentale per If trovare un metodo efficiente per convertire e migrare questi documenti sulla piattaforma di destinazione. If ha selezionato la piattaforma OpenText™ Documentum™ e Crawford Techologies per fornire la soluzione di conversione in collaborazione con il fornitore di servizi infrastrutturali di If, Tieto.
La soluzione per l’archiviazione delle comunicazioni con i clienti PRO Archiver di Crawford Technologies consente l’archiviazione di un elevato volume di comunicazioni con i clienti che nascono come file di stampa AFP. PRO Archiver è l’unica soluzione per l’archiviazione delle comunicazioni dei clienti che offre una serie di funzioni per la conversione, l’indicizzazione e l’archiviazione dei flussi di stampa nella piattaforma OpenText™ Documentum™.
Soluzione
I flussi di lavoro di PRO Archiver day forward sono stati configurati per acquisire i contenuti da un file system condiviso. Il modello no-burst di PRO Archiver è stato scelto per archiviare i contenuti in un unico file batch di grandi dimensioni e utilizzare oggetti di riferimento privi di contenuto per i singoli documenti. In questo modo si ottimizza l’archiviazione dei contenuti garantendo che le risorse comuni, come i font, vengano archiviate una sola volta per batch.
Una volta che l’archiviazione giornaliera è diventata operativa, l’attenzione si è rivolta agli archivi esistenti. L’archivio esistente di If conteneva un mix di documenti dei clienti e report interni delle unità aziendali di If. Le metriche relative all’archivio consolidato ora includono:
- 101 tipi di documenti e circa 150 milioni di registrazioni
- Formati AFP e PDF che rappresentano documenti dei clienti e report interni
- Oltre 12 TB di contenuti
- Supporto per oltre 4.000 utenti finali interni
- Accesso fino a 2.600.000 clienti
- 20 processi di archiviazione eseguiti al giorno
- Ogni giorno vengono aggiunti all’archivio in media 40.000 nuovi documenti
È stato adottato un approccio di archiviazione basato su standard aperti. In particolare, è stato proposto che il contenuto sorgente venga convertito in PDF/A per l’archiviazione a lungo termine.
Il contenuto e gli indici sono stati estratti dagli archivi legacy per l’inserimento nella piattaforma OpenText™ Documentum™ e il progetto ha comportato la migrazione graduale di tutti gli 80 milioni di documenti e la loro conversione da AFP a PDF/A. La migrazione ha richiesto sei mesi per essere completata ed è stata completata rispettando il budget.
Come parte del flusso di lavoro di migrazione, sono stati verificati i singoli passaggi del processo per garantire che tutti i contenuti venissero migrati in modo accurato. Ciò ha garantito che tutti i contenuti venissero spostati in modo accurato nel sistema Documentum.
Conclusione
In oltre 6 mesi sono stati migrati 80 milioni di documenti sulla piattaforma OpenText™ Documentum™, consentendo a If di consolidare gli archivi legacy e ridurre i costi.
Il personale del servizio clienti ora ha accesso immediato alle comunicazioni con i clienti, il che consente loro di gestire le richieste più rapidamente. E i clienti hanno accesso ai documenti delle polizze e alla corrispondenza tramite portali self-service online.
