GIP riduce i costi e amplia i servizi

GIP aveva bisogno di risolvere una serie di sfide aziendali. Tra queste, la riduzione dell’uso di carta e della stampa, la scelta del giusto standard di archiviazione e l’aiuto a 15 data center tedeschi per ridurre i costi di software e servizi.

GIP ha scelto il software leader del settore CrawfordTech per supportare la propria strategia di archiviazione PDF/A, eDelivery per la distribuzione e la visualizzazione di documenti elettronici e il consolidamento dei servizi software.

La sfida

GIP aveva bisogno di una soluzione a un annoso problema: come ridurre i costi.

GIP fornisce servizi di gestione dei sistemi HR che forniscono, in un unico portale di gestione, funzioni quali amministrazione dei benefit, buste paga, reclutamento, formazione e analisi delle prestazioni. Milioni di dipendenti pubblici in tutta la Germania si affidano ai sistemi, al software e ai team di supporto di GIP per fornire buste paga e altra documentazione correlata.

GIP, partner per lo sviluppo di software SAP dal 2008, dispone di un team di personale che monitora quotidianamente le modifiche ai codici delle retribuzioni, alle tariffe e alla legislazione per garantire che i calcoli effettuati siano aggiornati e corretti.

GIP è responsabile della fornitura di servizi gestiti e soluzioni software a 15 data center in tutta la Germania, che a loro volta forniscono output e gestione dei documenti per 2,5 milioni di dipendenti del settore pubblico. La quantità di documentazione di cui GIP è responsabile è sbalorditiva, poiché ogni periodo di stipendio mensile genera fino a 300 pagine di output per dipendente pubblico. Ciò significa che i loro sistemi e team di supporto creano fino a 9 miliardi di pagine di contenuti cruciali ogni anno.

Tuttavia, il volume della carta non era l’unico problema che il GIP doveva risolvere.

I data center serviti da GIP sono composti da una serie di componenti software di decine di diversi fornitori, al fine di creare una soluzione completa per i loro clienti finali. Ciò ha portato ogni data center ad avere soluzioni diverse per lo stesso problema e a dover pagare più contratti di supporto e manutenzione a vari fornitori.

Inoltre, GIP aveva bisogno di un modo per interagire con nuovi hardware, software e processi di archiviazione conformi alle leggi tedesche sulla conservazione dei documenti. A seconda del tipo di documento, l’organizzazione non solo deve archiviare l’output, ma deve anche distruggerlo al momento opportuno. L’interfaccia con sistemi in grado di gestire questo processo è fondamentale.

“Ogni anno si spreca un sacco di carta. Abbiamo calcolato che potremmo risparmiare 750 milioni di pagine all’anno solo nell’area HR se riuscissimo a trovare la soluzione giusta”, ha affermato Patrick Jehle, Product Owner presso GIP.

“La nostra intenzione principale non era quella di cambiare l’intero processo all’interno di ogni data center, ma di prendere il file di stampa AFP creato da ogni sede e generare i documenti corretti, nel formato corretto, senza modifiche”, continua Jehle.

Soluzione

“Con le soluzioni del settore pubblico in Germania, sono necessarie molte pratiche burocratiche” spiega Jehle. La scelta di lavorare con i prodotti CrawfordTech è stata dettata da due fattori principali: l’ampiezza dei sistemi operativi, delle piattaforme e delle soluzioni con cui il software può funzionare e il costo totale di proprietà del sistema. Mantenendo i costi relativi al compito da svolgere, CrawfordTech è stata in grado di aiutare GIP a fornire ai data center una soluzione economicamente vantaggiosa. La flessibilità e la natura aperta del software hanno aiutato anche a rispettare i tempi di implementazione e GIP è stata in grado di implementare il software senza modificare i propri processi, un elemento chiave della sua strategia generale.

La soluzione ora funziona come segue: ogni mese, il reparto HR di qualsiasi azienda pubblica in Germania avvia il processo di elaborazione delle buste paga. Il software HR calcola gli importi per ogni persona e tutte le istruzioni di pagamento, e la documentazione risultante viene inserita in un file AFP. PRO AFP to PDF/A Transform di CrawfordTech elabora questo enorme file di stampa e l’output risultante viene stampato e/o archiviato.

Durante l’elaborazione, il software di CrawfordTech cerca anche istruzioni nei file per i moduli e le informazioni di suddivisione. Il giorno successivo il dipendente e il reparto HR possono effettuare il login nel loro sistema e accedere ai singoli documenti in formato PDF/A grazie alla velocità del software, nonostante gli enormi volumi mensili.

Avere un rivenditore CrawfordTech locale in grado di fornire software e servizi di supporto completi ha anche aiutato Jehle e il suo team a implementare una soluzione di successo. “Abbiamo lavorato molto bene con Rasterpunkt. Capiscono i nostri problemi e ci aiutano a risolverli rapidamente”.

Il direttore generale di Rasterpunkt, Richard Mayer, è veloce a sottolineare che la soluzione CrawfordTech non è stata scelta solo per il suo basso costo totale di proprietà e l’indipendenza dalla piattaforma; “CrawfordTech ha l’unica soluzione disponibile che raggiunge ciò che GIP richiede da una prospettiva tecnica. È davvero la scelta migliore per il lavoro”.

Risultati

GIP ha stimato che risparmierà 750 milioni di pagine all’anno se utilizzato solo nella parte relativa alle risorse umane della propria offerta. GIP ritiene che in futuro, estendendo la soluzione CrawfordTech ad altre aree aziendali, il risparmio totale potrebbe avvicinarsi a 2 miliardi di pagine all’anno.

Secondo Jehle, la trasformazione da AFP a PDF/A di CrawfordTech PRO “rappresenta una parte importante della soluzione, responsabile del salvataggio di 750 milioni, e forse 2 miliardi, di pagine all’anno”.

Inoltre, il software di CrawfordTech ha aiutato GIP a realizzare la propria strategia di consolidamento delle soluzioni per i data center, aiutandoli a ridurre le spese generali di manutenzione e supporto.

Infine, la produzione di file PDF/A standard ISO sta contribuendo a garantire che i file archiviati per un recupero successivo siano leggibili in futuro. I file PDF/A contengono tutte le risorse necessarie per riprodurre l’output negli anni a venire, evitando i problemi di creazione di “archivi cimitero” di file che non possono più essere utilizzati.