Gestione e distribuzione dei casi più efficienti
Sfondo
Crawford Technologies ha recentemente lavorato con un sobborgo di Los Angeles situato all’estremità orientale della San Fernando Valley. Il suo dipartimento di polizia supervisiona 23 miglia quadrate e garantisce la sicurezza pubblica di quasi 210.000 residenti. È composto da quattro divisioni: Investigativa, sul campo, di supporto e amministrativa.
La sfida
I servizi amministrativi includono il Records Bureau, che è responsabile della gestione dei fascicoli. Un fascicolo, creato quando viene denunciato un crimine, viene assemblato man mano che arrivano documenti incrementali. Ogni fascicolo è composto da documenti in formati diversi, come verbali di polizia, fascicoli di impronte digitali, dichiarazioni di testimoni, elenchi e foto degli investigatori della scena del crimine, registrazioni del DNA e, possibilmente, fascicoli giudiziari, registrazioni di arresti e verbali di arresto. Conterrà sia documenti scansionati che documenti sorgente elettronici.
Man mano che il processo di indagine procede, i documenti del fascicolo devono essere esaminati e studiati da vari dipartimenti e individui coinvolti nel caso. Alcuni dipartimenti che potrebbero essere coinvolti sono la Probation, l’ufficio del procuratore distrettuale, i Clerks of Courts e vari Investigative Officers. I fascicoli devono anche essere inviati agli avvocati difensori associati a ciascun caso. La maggior parte delle agenzie è all’interno del governo della città; ma, a volte, potrebbero essere coinvolte agenzie esterne come la California Highway Patrol (CHP), i Family Services / Child Services o persino l’FBI.
Ogni volta che vengono aggiunti nuovi contenuti a un fascicolo, il Records Bureau è tenuto a distribuire una copia contrassegnata del fascicolo aggiornato a ciascuno dei dipartimenti e agenzie coinvolti nelle indagini e/o nella gestione dei casi degli individui associati al crimine. Un requisito particolarmente gravoso è che ogni copia deve riportare la filigrana univoca della parte ricevente.
In passato, la frequenza dei cambiamenti e il gran numero di dipartimenti e agenzie creavano un carico amministrativo per il personale dell’ufficio. Ogni fascicolo può essere indirizzato a una dozzina o più di dipartimenti e agenzie e arrivare a cento o più pagine, ciascuna delle quali in precedenza veniva timbrata a mano. Il servizio di supporto investigativo è richiesto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che significava che il personale amministrativo doveva essere mantenuto su tutti e tre i turni, aggiungendo ulteriormente i costi della città.
La soluzione
In origine, il processo era un processo manuale che prevedeva stampa, copia, fascicolazione, timbratura a mano e l’uso di corrieri. Il processo richiedeva eccessivamente tempo e richiedeva il mantenimento di alti livelli di personale su tutti e tre i turni per rispettare le scadenze del tribunale per la consegna dei fascicoli del caso alle parti coinvolte.
Riptide di Crawford Technologies è stato implementato per automatizzare la distribuzione dei file dei casi archiviati nel repository IBM FileNet Content Manager. Perfettamente integrato con la piattaforma ECM per la gestione dell’output, in questa applicazione di gestione dei casi, Riptide fornisce una serie di funzioni a valore aggiunto. La filigrana univoca su ogni copia funge da foglio separatore di fatto, in quanto elimina le operazioni di copiatura, fascicolazione e timbratura a mano. Il tempo risparmiato nel processo elimina la necessità di corrieri e di personale in eccesso.
Il processo inizia con l’invio di un’e-mail automatica al Records Bureau per informarlo che sono stati aggiunti nuovi contenuti a un fascicolo. L’agente del Records Bureau accede al repository IBM FileNet Content Manager utilizzando l’interfaccia IBM Workplace. Utilizzando modelli di ricerca basati sul numero del caso, i documenti presenti nel fascicolo vengono recuperati automaticamente. Utilizzando il menu di selezione multipla, l’agente del Records Bureau seleziona semplicemente “Riptide” come output per i documenti recuperati. A questo punto una schermata personalizzata presenta l’elenco dei documenti. Qui l’agente può riordinare i documenti, selezionare il numero di copie e, per ogni copia, selezionare l’output di destinazione e la filigrana richiesta da un menu a tendina. Riptide automatizza il resto del processo di gestione dell’output.
L’implementazione del processo automatizzato CrawfordTech Riptide non solo fa risparmiare tempo, ma fornisce anche il monitoraggio degli errori, la registrazione e un registro dei casi inviati.
I risultati
Secondo le parole del project manager della città, “la soluzione Riptide ha fatto la differenza, trasformando ‘giorni e ore’ di lavoro in ‘minuti e secondi’” in quanto sono state eliminate le attività di copia, fascicolazione e timbratura a mano. Uno dei risultati principali è stato che il personale ha potuto essere riassegnato a mansioni più produttive.
