Dominion of Canada migliora il servizio clienti
Sfondo
L’utilizzo di copie cartacee dei documenti di dichiarazione delle polizze era diventato un ostacolo costoso per i broker che lavoravano per migliorare il servizio clienti. Ora, grazie al supporto delle soluzioni software e dei servizi di Crawford Technologies, The Dominion può trasformare facilmente i flussi di stampa preformattati in immagini efficienti per la presentazione e l’archiviazione senza carta. Il risultato? Broker felici e assicurati più soddisfatti, oltre a una minore dipendenza dalla carta e dall’elaborazione delle stampe grazie alle funzionalità ampliate di CrawfordTech.
La sfida
The Dominion è una delle più grandi compagnie assicurative di danni e proprietà del Canada. Un servizio di reclami eccezionale è standard e “fare la cosa giusta” è il test in base al quale la compagnia si giudica. The Dominion crede fermamente nei consulenti indipendenti e professionali che forniscono difesa e scelta, motivo per cui la compagnia distribuisce i suoi prodotti esclusivamente tramite broker indipendenti.
Secondo Adisa Lazetic, Information Technology Architect presso The Dominion, il continuo affidamento sulla carta stava diventando un peso sia per l’azienda che per la sua rete di broker. “Tutti i nostri broker ricevono una copia cartacea dei documenti di dichiarazione di polizza di ogni assicurato per loro riferimento”, spiega Lazetic. “Gli aggiornamenti possono essere inviati durante tutto l’anno, rendendo la compilazione un compito arduo, soprattutto per le grandi agenzie di brokeraggio. I broker cercavano di ridurre i costi e migliorare il servizio clienti sostituendo le loro copie cartacee con immagini elettroniche che potevano essere lette online”.
Lazetic era responsabile della definizione di una soluzione che avrebbe consentito ai broker di accedere a una versione elettronica dei documenti di dichiarazione di polizza dei loro clienti. La responsabilità includeva anche un’analisi architettonica e la selezione del software finale. “Consentire ai broker di visualizzare le versioni elettroniche dei documenti di dichiarazione di polizza significava che dovevamo sfruttare l’attuale flusso di stampa per catturare un’immagine elettronica che rispecchiasse la versione stampata”, afferma Lazetic. “L’opportunità era quella di aumentare la soddisfazione e l’esperienza del broker fornendo i documenti elettronicamente, diventando ecologici e risparmiando su carta, costi di stampa e spedizione”.
Soluzione
Lazetic, con il supporto di The Dominion, ha scelto CrawfordTech per una soluzione alle proprie esigenze di presentazione online. “È stato un processo di selezione piuttosto approfondito”, afferma Lazetic. “Alla fine abbiamo scelto CrawfordTech e siamo molto soddisfatti della nostra decisione. La loro soluzione PRO AFP to PDF/A ha un design intelligente, semplice e facile da usare”.
Utilizzando il software CrawfordTech, i file di stampa AFP legacy vengono ricevuti dal sistema di produzione dei documenti di polizza e convertiti in documenti PDF/A personalizzati insieme a un file di indice associato. Le immagini vengono archiviate nel repository di gestione dei documenti IBM Filenet di The Dominion, integrato con il sito Web del portale del broker.
“CrawfordTech è stata la soluzione migliore per noi”, afferma Lazetic. “Inoltre, il team di CrawfordTech era molto organizzato; tutte le nostre interazioni sono state gestite in modo estremamente efficace”.
Risultati
Il lancio del repository di documenti online per broker è stato ben accolto. I broker ora possono trovare i documenti in modo rapido e semplice, il che si traduce in un servizio migliore per i loro clienti. Il team operativo di Dominion sta riscontrando una riduzione delle spese in carta e produzione; risparmiando alberi e denaro. “L’eliminazione della carta è una grande vittoria per l’ambiente, aumentando al contempo la soddisfazione del cliente e riducendo i costi operativi”, afferma Lazetic.
Andando avanti
Il futuro si prospetta luminoso per The Dominion e CrawfordTech, con progetti futuri di estendere la soluzione ad altri settori aziendali e di offrire ai broker la possibilità di scaricare in blocco i documenti.
“Quando abbiamo visto quanto fosse facile ed efficiente configurare la soluzione, è stato facile decidere di andare con CrawfordTech; il prodotto è facile da usare a un prezzo ragionevole”, afferma Lazetic. “Inoltre, l’esperienza di lavoro con CrawfordTech è stata estremamente positiva dalle demo iniziali, alla formazione, fino alla produzione. Siamo fiduciosi che saremo in grado di continuare a fare affidamento sul loro personale disponibile e competente per aiutarci ad ampliare l’uso dello strumento”.
