Ameritas Financial consolida la gestione delle informazioni e migra l’archiviazione dei documenti su una piattaforma moderna

Titoli offerti tramite Ameritas Investment Company, LLC (AIC), membro FINRA/SIPC, e servizi di consulenza sugli investimenti offerti tramite la RIA di AIC che opera con il nome di Ameritas Advisory Services.

Ameritas fornisce una varietà di servizi finanziari a privati, aziende e istituzioni, nonché a municipalità e fornitori di servizi sanitari. I prodotti e i servizi includono assicurazioni sulla vita, assicurazioni sanitarie, odontoiatriche e della vista, investimenti, finanza pubblica, marketing obbligazionario e sottoscrizione, nonché servizi di intermediazione e altri servizi di investimento. Ameritas ha sede a Lincoln, Nebraska, ha circa 2500 dipendenti ed è una società privata.

Il problema

Ameritas, originariamente costituita come Old Line Bankers Life Insurance Company of Nebraska , è cresciuta e si è espansa grazie alla crescita organica e alle fusioni e acquisizioni. L’architettura di archiviazione di documenti e informazioni risultante era frammentata e isolata. I documenti elettronici erano archiviati in diversi repository.

Una fusione nel 2006 ha portato a sistemi di gestione di report e documenti duplicati. Quando avviene per la prima volta una fusione o un’acquisizione, il pensiero immediato è di unire subito i sistemi. L’entusiasmo è alto e il pensiero di avere tutto in un unico posto è piuttosto eccitante.

Poi la realtà si fa sentire e la consapevolezza che è dura. Sebbene le dinamiche aziendali della fusione indicassero che unire i sistemi avrebbe facilitato meglio le sinergie e il consolidamento dei processi aziendali, la realtà era che dire alle linee aziendali interessate che saremmo migrati a una nuova piattaforma con nuove interfacce utente e ricostruito le integrazioni attive con altri processi e fornito sostanzialmente gli stessi servizi non era abbastanza convincente per ottenere cooperazione e adesione.

Presso Ameritas sono stati installati tre sistemi o silos separati

• TRMS – una soluzione di gestione dei report
• ASG Mobius View Direct, gestione documenti e report
• Datawatch RMOD, gestione report e documenti

All’inizio, il contenuto TRMS è stato unito ad ASG Mobius. L’architettura e il contenuto erano abbastanza simili da completare l’attività senza sforzi significativi.

Si riconobbe allora che i prodotti maturi tendono semplicemente a funzionare, con problemi minimi e con una richiesta di supporto esterno minima o nulla, quindi lo status quo continuò, finché…

Nel 2017, due cose sono accadute e hanno forzato la questione. Datawatch ha annunciato che il prodotto RMOD sarebbe stato interrotto e che il supporto sarebbe terminato. Un accordo di licenza favorevole con Mobius per il prodotto View Direct sarebbe scaduto alla fine dell’anno e la nuova licenza sarebbe stata notevolmente più costosa. Questo, unito all’altro prodotto che andava a “fine vita”, ha reso la decisione di consolidare un imperativo.

La sfida

Fu stabilito che il modo migliore per procedere era tentare di comprendere appieno i metodi e gli scopi di questi sistemi. Questi sistemi erano stati originariamente acquistati e acquisiti per scopi specifici, ma erano cresciuti nel tempo. Apparivano come una “scatola nera”: mettevano le informazioni da un’estremità e le prendevano dall’altra.

CrawfordTech e il team di Ameritas hanno effettuato un’analisi dei diversi casi d’uso, dei contenuti e dei tipi di documenti, dei criteri di indicizzazione, output e distribuzione, nonché un inventario del software esistente che potrebbe essere utilizzato come sostituto.

Ameritas possedeva anche Documentum e lo utilizza come Enterprise Repository insieme a un prodotto di terze parti, Generis Cara, che fornisce interfacce utente (UI) personalizzate per Documentum. Ameritas riteneva che molti dei pezzi fossero già a posto, ma aveva bisogno di una soluzione per i file di stampa generati elettronicamente che Documentum non supportava.

“Vogliamo davvero acquisire un altro strumento che duplica gran parte delle funzionalità attuali di
in quello che è un segmento di mercato maturo e in fase di contrattazione”?

Dopo un’analisi approfondita, Ameritas ha scelto le operazioni day-forward utilizzando Crawford Technologies’PRO Archiver for Documentum per l’acquisizione e l’indicizzazione, Documentum di OpenText per il Repository e le API CMIS e Cara di Generis per il visualizzatore di documenti.

Altre sfide includevano:

La soluzione

Ameritas ha deciso che un approccio graduale fosse il modo migliore per gestire l’enorme volume di documenti archiviati. Abbiamo deciso che il sistema RMOD sarebbe stato il primo a essere convertito a causa di una serie di fattori:

• Sfrutta la pianificazione precedente
• Fuori supporto, quindi se si rompe, non può essere riparato
• Contiene documenti aziendali critici
• Memorizza giorno dopo giorno mentre viene creato

Ameritas e CrawfordTech hanno implementato un programma pilota che ha utilizzato un campione di documenti da ciascun data_group (tipo di documento) RMOD per testare la decrittazione dei file di documento, i criteri di indicizzazione e il flusso di lavoro complessivo.

“I formati proprietari utilizzati in RMOD hanno reso l’esperienza di CrawfordTech su
fondamentale per la migrazione dei dati storici”.

– Ken Schmidt, architetto IT capo di Ameritas

CrawfordTech ha gestito la conversione storica e Ameritas ha completato la configurazione e le operazioni giornaliere con la guida e l’assistenza di CrawfordTech.

La migrazione RMOD è stata completata nei tempi previsti e ha consentito la dismissione del sistema RMOD ben prima della data limite del supporto Datawatch.

La migrazione di Mobius ha presentato un paio di sfide aggiuntive. L’impronta della soluzione di archiviazione dei documenti Mobius ha coinvolto sia un sistema di rete (VDRNETS) sia un’installazione mainframe e una soluzione di distribuzione dei report unica.

Indipendentemente dalla piattaforma, la metodologia è sostanzialmente la stessa utilizzata con successo nella migrazione RMOD.

Ameritas ha consolidato i repository di archivio migrando Datawatch RMOD, ASG/Mobius ViewDirect per NETS e ASG/Mobius ViewDirect MVS sulla piattaforma Documentum.

Ameritas aveva bisogno di assicurarsi specificamente di avere la capacità di continuare a stampare e distribuire report. Questi report erano precedentemente derivati da una coda di stampa JES mainframe e dalla soluzione di archiviazione Mobius.

Una volta analizzati e compresi, si è stabilito che la logica e la funzionalità di distribuzione e stampa potevano essere fornite da Pro Conductor e Operations Express.

Il reparto di produzione operativa di Ameritas Document Services riceve quotidianamente richieste di stampa e spedizione, nonché richieste di stampa e distribuzione di report. La sostituzione dell’ambiente attuale con un nuovo ambiente di flusso di lavoro CrawfordTech Pro Conductor riceverà i file di stampa dai sistemi di origine, comprese le applicazioni di spool JES e le code di stampa locali distribuite.

Il nuovo sistema, basato sulla piattaforma di workflow Crawford Technologies PRO Conductor e su Operations Express di CrawfordTech, riceverà e monitorerà tutti i lavori elaborati dallo spool MVS JES e, in base alle regole aziendali, li distribuirà alla stampa per l’invio o la distribuzione interna. È stato integrato un processo per combinare i report a livello di destinatario per la distribuzione dei report, in modo da fornire una capacità di raggruppamento dei report.

Punti chiave

La piattaforma di migrazione CrawfordTech era una componente integrante dell’operazione di migrazione. Oltre all’esecuzione dello spostamento dei documenti dal repository di origine a quello di destinazione, controlla la tempistica del flusso di lavoro di esecuzione, la gestione dei processi multi-thread e l’audit e la riconciliazione dell’operazione. Garantisce che ogni documento sia associato a un indice e che ogni indice sia associato a un documento e che gli indici e i documenti facciano correttamente riferimento l’uno all’altro.

In un arco di tempo come quello degli archivi di Ameritas, i documenti e il database degli indici possono corrompersi, i formati dei documenti possono essere diversi e i casi d’uso possono cambiare. La piattaforma di migrazione CrawfordTech garantisce l’integrità della migrazione.

Fattori di successo

Il software di CrawfordTech e, cosa più importante, la sua competenza in materia di formati di dati, file di stampa e archivi di documenti, uniti alla collaborazione con un team Ameritas forte e motivato, garantiscono praticamente il successo.

“CrawfordTech è un partner prezioso che fornisce software ma, cosa ancora più importante, è apprezzato come membro integrante del team Ameritas. Il senior management riconosce la difficoltà di queste conversioni e lo straordinario successo che abbiamo avuto”, Ken Schmidt, IT Lead Architect Ameritas.