Uno Stato semplifica i processi
Sfondo
Diversi dipartimenti di uno stato americano di medie dimensioni avevano la responsabilità di produrre e spedire una serie di documenti, tra cui estratti conto, fatture, spiegazioni sui benefici e altro ancora. Un sistema mainframe in una sede remota archiviava i dati, mentre tutta la produzione avveniva localmente in ogni sede. I vari reparti dovevano gestire diversi formati di input, tra cui PostScript®, PDF e Xerox Meta, e produrre comunicazioni vitali per i clienti in modo tempestivo, rispettando le severe linee guida normative. Con l’aiuto di Crawford Technologies, sono stati in grado di snellire i processi, eliminare gli errori e aumentare l’efficienza del flusso di lavoro.
La sfida
I flussi di lavoro in atto erano altamente manuali e richiedevano molto tempo. Ancora peggio, c’erano stati errori nella consegna di comunicazioni accurate. Non c’era un sistema in atto per gli audit e c’era pochissima visibilità sulla produzione. Il personale non era nemmeno certo di quante pagine venivano elaborate ogni giorno. A causa delle inefficienze del flusso di lavoro, le apparecchiature non funzionavano a piena capacità, alcune delle apparecchiature erano sottoutilizzate e non sempre sfruttavano i risparmi postali.
Lo Stato ha individuato i seguenti obiettivi:
- Migliorare e automatizzare i processi di produzione e post-produzione
- Accettare diversi formati di input, compreso il supporto continuo dei dati provenienti dal sistema mainframe.
- Garantire l’integrità e la responsabilità dei documenti
- Facilitare e automatizzare le ristampe
- Fornire una migliore visibilità della produzione
- Assicurarsi che le apparecchiature e i sistemi massimizzassero i risparmi postali
La soluzione
Dopo una valutazione in loco, CrawfordTech ha consigliato una serie di soluzioni che avrebbero funzionato di concerto per trasformare automaticamente i flussi di stampa in arrivo in PDF, al fine di standardizzare e semplificare la produzione e la post-elaborazione. I metadati e i file di controllo MRDF creati durante il processo di conversione aggiungono intelligenza ai lavori, determinando come vengono elaborati.
I lavori vengono automaticamente combinati per consolidare il lavoro e ottimizzare la produttività, e un processo automatizzato gestisce le ristampe. Aggiungendo segni di inserimento e codici a barre, le agenzie possono utilizzare meglio le proprie attrezzature di spedizione e trarre vantaggio dai risparmi postali. Tutte le attività vengono tracciate in modo che il personale operativo abbia la visione e il grado di controllo di cui ha bisogno.
Risultati
I nuovi lavori dal sistema mainframe possono ora essere caricati in meno di un’ora, inclusi caricamento dati, test e qualificazione per l’output per stampa e spedizione. Con l’intelligenza aggiunta, la standardizzazione del flusso di lavoro e il consolidamento dei lavori, più lavori stanno attraversando il processo di produzione con visibilità completa su pianificazione e produzione e senza errori. I guadagni in produttività hanno portato a risparmi sui costi e a una migliore consegna al cliente.
