Una società finanziaria migra il suo archivio e aumenta la sicurezza

La sfida

Nell’ambito di una revisione strategica dell’IT, l’azienda ha valutato la soluzione Systemware esistente per l’archiviazione delle comunicazioni con i clienti e l’e-presentment. Questa valutazione mirava a identificare le opportunità di modernizzazione e ottimizzazione. Di conseguenza, l’azienda ha deciso di passare a una nuova piattaforma che utilizza i prodotti di OpenText InfoArchive e Crawford Technologies PRO Archiver . Questa decisione riflette l’impegno a migliorare le funzionalità e ad allinearsi alle esigenze aziendali in continua evoluzione. In qualità di elaboratore di carte di credito, l’azienda aderisce agli standard di protezione dei dati PCI, che richiedono solide misure di sicurezza per la trasmissione e l’accesso ai dati sensibili dei clienti.

La soluzione

Per modernizzare l’archiviazione dei documenti, l’azienda ha scelto OpenText InfoArchive come nuova piattaforma di archiviazione. Per spostare in modo efficiente i report da Systemware al nuovo archivio, l’azienda ha scelto Crawford Technologies’PRO Archiver per InfoArchive. Questo strumento funge da ponte, trasformando i flussi di stampa, indicizzandoli per facilitare la ricerca e trasferendoli in InfoArchive. In particolare, PRO Archiver consente all’azienda di archiviare i flussi di stampa nel loro formato originale per garantire la conformità, fornendo al contempo una conversione rapida e on-demand da AFP a PDF e PDF/A quando necessario. Inoltre, consente agli agenti del servizio clienti di eliminare le informazioni sensibili dai documenti.

Per garantire la sicurezza dei dati dei clienti durante il trasferimento dei file, l’azienda ha implementato Crawford Technologies PRO Lockdown . Questa soluzione cripta le singole pagine dei documenti, garantendo una solida protezione sia che i file vengano inviati ad altre sedi che a fornitori di stampa esterni. Questa crittografia granulare garantisce la sicurezza durante l’intero ciclo di vita dei documenti.

Per una perfetta integrazione, l’azienda ha sfruttato le API Java di Crawford Technologies all’interno dei container Linux. Questo approccio ha fornito un modo semplice e potente per collegare le nuove soluzioni ai sistemi esistenti. Questa integrazione semplificata ha soddisfatto i requisiti critici dell’azienda in termini di scalabilità, velocità, sicurezza e conformità alle normative in tutta l’organizzazione.

Per facilitare una transizione senza problemi a questi nuovi servizi, l’organizzazione di servizi finanziari ha collaborato con Crawford Technologies per un supporto esperto all’implementazione di PRO Archiver per InfoArchive. Crawford Technologies ha collaborato a stretto contatto con i team interni dell’azienda per migrare l’archivio in modo efficiente, garantendo un’interruzione minima delle operazioni in corso.

Risultati

L’azienda ha scelto la soluzione di OpenText e Crawford Technologies perché ha capito che InfoArchive non solo poteva supportare i requisiti di archiviazione dei report a breve termine, ma anche quelli di dismissione delle applicazioni e di archiviazione dei dati strutturati a lungo termine. In definitiva, la soluzione ha permesso all’azienda di risparmiare denaro perché i report e gli estratti conto non devono essere stampati e inviati, ma vengono digitalizzati e distribuiti ai consumatori tramite portali web e dispositivi mobili.

L’azienda ha scelto OpenText e Crawford Technologies per la loro lungimiranza strategica. Si è resa conto che le capacità di InfoArchive andavano oltre l’archiviazione immediata dei report, offrendo una solida piattaforma per la dismissione a lungo termine delle applicazioni e l’archiviazione dei dati strutturati. Questo approccio completo ha consentito di ottenere significativi risparmi sui costi grazie alla transizione dalla tradizionale distribuzione di documenti stampati e per posta alla distribuzione digitale sicura tramite portali web e dispositivi mobili, oltre alla sostituzione del Systemware.