Risanamento PDF

Nell’era digitale odierna, è fondamentale che le informazioni siano accessibili a tutti, indipendentemente dalle loro capacità. La correzione PDF è il processo di rendere i documenti PDF accessibili alle persone con disabilità, assicurando che possano percepire, comprendere, navigare e interagire con il contenuto. Correggendo i PDF, le organizzazioni possono raggiungere un pubblico più ampio, dimostrare il loro impegno per l’inclusività e rispettare i requisiti legali.

Comprendere l’accessibilità dei PDF

Come regola generale, un PDF accessibile conterrà spesso alcune delle seguenti caratteristiche:

• Testo ricercabile che può essere letto da tecnologie assistive, come gli screen reader
• Font che consentono di estrarre i caratteri come testo
• Tag della struttura del documento e ordine di lettura logico
• Descrizioni di testo alternative per elementi non testuali come immagini e grafici
• Campi modulo interattivi quando si utilizzano moduli compilabili correttamente etichettati e contrassegnati
• Una lingua specifica del documento e un titolo descrittivo

Per creare PDF accessibili, è importante comprendere gli standard di accessibilità pertinenti. I più comuni sono:

1. WCAG (Linee guida per l’accessibilità dei contenuti Web)
2. PDF/UA (PDF Accessibilità Universale)
3. HHS (Salute e servizi sociali)

Questi standard forniscono linee guida e requisiti tecnici per la creazione di contenuti digitali accessibili, compresi i PDF.

L’importanza della correzione dei PDF

Esistono diverse valide ragioni per dare priorità alla correzione dei PDF:

1. Raggiungere un pubblico più vasto : i PDF accessibili possono essere utilizzati da persone non vedenti o ipovedenti e/o utenti web con disabilità, ampliando il tuo potenziale pubblico.
2. Miglioramento dell’esperienza utente : i PDF accessibili sono facili da navigare e comprendere per gli utenti di tecnologie assistive come gli screen reader. Ciò è possibile grazie ai tag di accessibilità come le descrizioni di testo alternative.
3. Responsabilità sociale : la creazione di contenuti accessibili dimostra un impegno verso l’inclusività e la parità di accesso alle informazioni.
4. Conformità legale : molti paesi hanno leggi che richiedono l’accessibilità dei documenti elettronici, come la Sezione 508 del Rehabilitation Act e l’Americans with Disabilities Act (ADA) negli Stati Uniti.

Problemi comuni di accessibilità dei PDF

Per correggere in modo efficace i PDF, è importante comprendere le barriere comuni all’accessibilità:

Identificando e risolvendo questi problemi, puoi migliorare significativamente l’accessibilità dei tuoi PDF.

Tecniche di bonifica PDF

Esistono due approcci principali per correggere i PDF: durante la composizione, o authoring, e dopo la composizione .

In Composizione

Il tagging è il processo di aggiunta di elementi strutturali a un documento per definirne l’ordine di lettura e la gerarchia logica. I tag identificano elementi come titoli, paragrafi, elenchi, tabelle e immagini, rendendo più semplice per le tecnologie assistive navigare e comprendere il contenuto.

In molti casi, il percorso migliore per generare un documento in un formato accessibile può essere considerato a livello di composizione o di creazione. Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi, in quanto richiede che gli autori siano completamente esperti e familiari con l’accessibilità dei documenti. Ciò significa sapere quali standard devono seguire, come WCAG, PDF/UA e/o HHS (Health and Human Services). Non solo richiede conoscenza, ma richiede di essere quasi un esperto in modo che quando generano il PDF finale, questo PDF non sia solo accessibile, ma anche utilizzabile, il che porta alla piena conformità. Ciò richiede tempo e se le persone che creano documenti non generano PDF accessibili tutto il tempo, potrebbero impiegare molto tempo per generare un PDF ogni volta che ne generano uno, poiché potrebbero dover continuare a rinfrescare le proprie conoscenze sull’accessibilità dei documenti. Pertanto, sebbene in alcuni casi ciò possa funzionare e gli utenti potrebbero essere in grado di generare PDF accessibili tutto il tempo, ci saranno molti casi in cui ciò non sarà possibile per tutti gli autori o per farlo a livello di composizione del documento.

Per fare questo come livello di composizione del documento, gli utenti dovranno non solo avere molta, molta familiarità con l’accessibilità del documento e tutti i dettagli che la accompagnano, ma dovranno anche avere molta, molta familiarità con l’applicazione che stanno usando per creare il loro documento e con il modo in cui questa applicazione funziona con i tag di accessibilità. Mentre procedono con la creazione del documento, creeranno anche i tag di accessibilità che lo accompagnano.

Esistono strumenti e software che possono assisterli nel processo di accessibilità, ma si tratta comunque di un processo con cui dovranno avere molta familiarità.

Per taggare un PDF:

1. Aprire il documento con uno strumento come Adobe Acrobat Pro .
2. Utilizzare il pannello Tag per aggiungere e modificare i tag per ciascun elemento di contenuto.
3. Assicurarsi che la struttura dei tag segua un ordine di lettura logico.
4. Fornire testo alternativo per le immagini e altri elementi non testuali utilizzando< Alternativa> etichetta.
5. Per le tabelle, definire le intestazioni di riga e di colonna utilizzando< IL> etichetta.

Bonifica post-composizione

La correzione post-composizione comporta il tagging di un documento PDF completamente composto. Questo approccio è spesso utilizzato per documenti transazionali ad alto volume come estratti conto o fatture, in cui il tagging durante la fase di creazione non è fattibile.

Requisiti chiave importanti nella bonifica:

1. Esegui OCR : se il PDF è un’immagine scansionata, utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per convertirlo in testo ricercabile.
2. Etichettare il documento : aggiungere i tag corrispondenti, come titoli, paragrafi, elenchi, tabelle, figure e altro ancora, per definire gli elementi di accessibilità del documento e l’ordine di lettura.
3. Fornisci testo alternativo : aggiungi descrizioni di testo alternative per immagini e altri elementi non testuali.
4. Ordine di lettura : assicurarsi che l’ordine di lettura di tutti gli elementi di accessibilità segua una sequenza logica.
5. Definire i campi del modulo : quando si utilizzano moduli compilabili, etichettare e contrassegnare correttamente i campi del modulo per renderli accessibili alle tecnologie assistive.
6. Taggare correttamente le tabelle: Assicurati che le tabelle abbiano intestazioni di riga e di colonna definite in modo appropriato, celle corrette associations, descrizione della tabella e che siano etichettate correttamente.
7. Specifica la lingua del documento : imposta la lingua principale del documento nelle proprietà del PDF.

Per la bonifica post-composizione sono disponibili diversi strumenti software, tra cui CrawfordTech AccessibilityNow® di CrawfordTech. Per i documenti ad alto volume, le soluzioni di bonifica automatizzate possono snellire notevolmente il processo.

Controllo e correzione dei PDF per l’accessibilità

Anche se hai seguito le best practice per creare PDF accessibili, è importante controllare i tuoi documenti per individuare eventuali problemi di accessibilità e risolvere quelli riscontrati.

Controlli di accessibilità di base

Iniziare con alcuni controlli di base per identificare i problemi evidenti:

• Utilizzare uno strumento di controllo dell’accessibilità dei PDF come PAC (PDF Accessibility Checker) per determinare se il PDF è accessibile o meno .
• Utilizza lo strumento di controllo dell’accessibilità in Adobe Acrobat Pro per identificare i problemi di accessibilità più comuni.

Test di accessibilità avanzata

Per una valutazione più approfondita, prendere in considerazione le seguenti tecniche di test manuali:

• Test con lettore di schermo : utilizzare un lettore di schermo come NVDA o VoiceOver per navigare nel PDF e verificare la presenza di problemi.
• Test di navigazione tramite tastiera : prova a navigare nel PDF utilizzando solo una tastiera per assicurarti che tutti i contenuti e le funzionalità siano accessibili.
• Controllo dell’ordine e della struttura di lettura : rivedere la struttura dei tag e l’ordine di lettura per assicurarsi che corrispondano all’ordine visivo del contenuto.

Risolvere i PDF inaccessibili

Le attività di bonifica più comuni includono:

• Aggiungere tag. I PDF usano i tag per identificare la struttura e l’ordine del contenuto per gli screen reader. Se il PDF non è taggato, aggiungere tag è fondamentale.
• Lingua del documento. Specificando la lingua del documento si garantisce che gli screen reader utilizzino la pronuncia e la traduzione corrette.
• Struttura dei titoli. Una corretta struttura dei titoli (H1, H2 ecc.) aiuta gli screen reader a orientarsi nel documento e a comprenderne l’organizzazione.
• Tabelle ed elenchi. Assicurarsi che le tabelle abbiano una struttura corretta (righe di intestazione, celle di dati) e che gli elenchi siano contrassegnati correttamente per la navigazione tramite tecnologie assistive.
• Testo alternativo per le immagini (Alt Text). Tutte le immagini non decorative necessitano di un testo alternativo chiaro e conciso che ne descriva il contenuto.
• Contrasto di colori. Garantire un contrasto cromatico adeguato tra testo e sfondo per una migliore leggibilità, soprattutto per le persone con problemi visivi.
• Ordine di lettura. Assicurarsi che l’ordine di lettura segua il flusso logico del documento per gli screen reader.
• Segnalibri. L’aggiunta di segnalibri a documenti di grandi dimensioni consente agli utenti di passare direttamente a sezioni specifiche all’interno del PDF.
• Collegamenti. Per una migliore comprensione, è opportuno utilizzare un testo di collegamento descrittivo anziché semplici URL.
• Verifica e test. Utilizzare strumenti di controllo dell’accessibilità e simulazioni di lettori di schermo per testare il PDF corretto e identificare eventuali problemi rimanenti.

Automazione della correzione PDF

Per le organizzazioni che gestiscono documenti transazionali ad alto volume, la correzione manuale non è una buona opzione, poiché richiederebbe troppo tempo e i documenti non verrebbero mai consegnati in tempo. In questi casi, le soluzioni di correzione automatizzate possono aiutare a semplificare il processo. Queste soluzioni in genere comportano:

1. Creazione di modelli : per ogni tipo di documento viene creato un modello, che definisce la struttura, i tag e altre funzionalità di accessibilità da applicare.
2. Elaborazione batch : lo strumento automatizzato elabora un ampio lotto di PDF, applicando a ciascuno di essi il modello appropriato e generando versioni accessibili dei documenti.
3. Bonifica su richiesta : la bonifica dei documenti su richiesta è il metodo più efficiente, conveniente e garantisce la consegna dei documenti nei tempi previsti.
4. Garanzia di qualità : i PDF corretti vengono controllati per verificarne l’accuratezza e la conformità agli standard di accessibilità, tramite controlli automatici o revisione manuale.

La correzione automatizzata può ridurre significativamente il tempo e lo sforzo necessari per rendere accessibili grandi volumi di PDF, garantendo al contempo un elevato livello di qualità e conformità.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un PDF con tag e uno senza tag?

Un PDF taggato ha una struttura logica definita da tag di accessibilità, che sono nei metadati e invisibili a occhio nudo. Per l’utente medio, un PDF taggato apparirà identico a un PDF non taggato, poiché il tagging viene eseguito nei metadati e non influisce o modifica la struttura del PDF stesso. I tag descrivono la gerarchia e il significato del contenuto. Un PDF non taggato non ha questa struttura, rendendo difficile o impossibile per gli utenti di tecnologie assistive navigare e comprendere il contenuto.

Posso rendere accessibile un PDF scansionato?

Sì, ma richiede un passaggio in più. Dovrai usare l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per convertire l’immagine scansionata in testo ricercabile e poi i tag e altre funzionalità di accessibilità vengono aggiunti al PDF.

Come posso verificare se il mio PDF è accessibile?

Esistono diversi modi per verificare l’accessibilità di un PDF:

• Utilizzare uno strumento gratuito come PAC (PDF Accessibility Checker) 3
• Utilizzare il Controllo accessibilità in Adobe Acrobat Pro
• Utilizzare uno strumento di controllo dell’accessibilità come lo strumento Validator di CrawfordTech
• Prova il PDF con uno screen reader come NVDA o VoiceOver
• Se hai molta familiarità con l’accessibilità dei documenti, controlla manualmente la struttura dei tag e l’ordine di lettura

Quali sono i problemi di accessibilità più comuni nei PDF?

Tra i problemi di accessibilità più comuni nei PDF troviamo:

• Mancanza di tag o struttura di tagging non corretta
• Testo alternativo mancante o non corretto per le immagini
• Definizione della lingua del documento mancante
• Contrasto di colore insufficiente
• Campi modulo inaccessibili nei moduli compilabili
• Tabelle contrassegnate in modo non corretto

Quanto tempo occorre per ripristinare un PDF inaccessibile?

Il tempo necessario per rimediare a un PDF inaccessibile può variare notevolmente a seconda della complessità del documento, della gravità dei problemi di accessibilità e della conoscenza dell’utente in materia di accessibilità dei documenti. Per qualcuno con competenze di accessibilità dei documenti, un documento semplice con problemi minori potrebbe richiedere solo pochi minuti per essere sistemato, mentre un documento complesso con molti problemi potrebbe richiedere diverse ore o addirittura giorni.

Come posso rendere accessibili i PDF transazionali di grandi volumi?

Per i documenti transazionali ad alto volume, le soluzioni di correzione automatizzate possono aiutare a semplificare il processo. Queste soluzioni in genere comportano la creazione di modelli per ogni tipo di documento, la correzione su richiesta o l’elaborazione in batch di un gran numero di PDF e l’esecuzione di controlli di garanzia della qualità sui documenti corretti.

Crawford Technologies – Il tuo partner nella bonifica dei PDF

La correzione dei PDF è essenziale per garantire che i contenuti digitali siano accessibili a tutti, indipendentemente dalle loro capacità. Comprendendo i principi di accessibilità dei PDF, seguendo le best practice per il tagging e la correzione e utilizzando gli strumenti e le tecniche giusti, le organizzazioni possono creare PDF conformi agli standard di accessibilità e utilizzabili da tutti.

Mentre lavori per rendere accessibili i tuoi PDF, ricorda che l’accessibilità è un processo continuo. Dai priorità all’accessibilità fin dall’inizio, testa regolarmente i tuoi documenti e rendi l’accessibilità una parte fondamentale del flusso di lavoro di creazione dei tuoi documenti. In questo modo, puoi garantire che tutti gli utenti possano accedere e trarre vantaggio dai tuoi contenuti.

Crawford Technologies offre una soluzione potente per semplificare il processo di correzione dei PDF per l’accessibilità: AccessibilityNow® Remediate. Questo innovativo strumento desktop offre agli utenti un’interfaccia grafica (GUI) di facile utilizzo che semplifica il processo di etichettatura dei documenti PDF non transazionali. Con AccessibilityNow Remediategli utenti possono etichettare in modo semplice e veloce vari elementi all’interno di un PDF, tra cui l’ordine di lettura, i paragrafi, le intestazioni, gli elenchi, gli URL e le tabelle. Incorporando tecnologie avanzate di intelligenza artificiale e di apprendimento automatico, questo strumento è in grado di rilevare automaticamente gli elementi di etichettatura, riducendo in modo significativo la necessità di effettuare interventi manuali di correzione dei PDF e di eseguire processi estesi di garanzia della qualità.

Come strumento indipendente, AccessibilityNow Remediate può essere perfettamente integrato nel flusso di lavoro di bonifica dei PDF di qualsiasi organizzazione per i documenti non transazionali. Può essere utilizzato indipendentemente o come fase finale del processo di correzione per i file che sono già stati etichettati con le applicazioni di pubblicazione di Crawford Technologies’. Sfruttando le funzionalità di AccessibilityNow Remediatele aziende possono ridurre drasticamente il tempo, l’impegno e i costi associati all’accessibilità dei documenti PDF. Questo potente strumento garantisce la conformità ai principali standard di accessibilità, come PDF/UA, WCAG e HHS, consentendo alle organizzazioni di creare contenuti digitali inclusivi e di facile utilizzo per tutti gli utenti, indipendentemente dalle loro capacità.

Hai bisogno di aiuto per garantire che i tuoi PDF siano completamente accessibili? Contatta Crawford Technologies per ricevere l’assistenza di esperti nella creazione e nella correzione dei PDF per soddisfare i più elevati standard di accessibilità.