Gestione dell’output aziendale: rivoluziona i flussi di lavoro dei tuoi documenti

Per le aziende moderne, la gestione dei documenti di output può rappresentare un collo di bottiglia significativo. Stai annegando nella burocrazia? Hai difficoltà a tenere il passo con le comunicazioni con i clienti su più canali? Ti preoccupi dei rischi per la conformità e la sicurezza?

Queste sfide non sono solo frustranti, ti costano tempo, denaro e potenzialmente clienti. Ma cosa succederebbe se ci fosse un modo per semplificare i tuoi processi di distribuzione dei documenti, migliorare la sicurezza e aumentare l’efficienza, tutto in una volta?

Ecco Enterprise Output Management (EOM), la soluzione rivoluzionaria che sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono i documenti e le comunicazioni più importanti. Noi di Crawford Technologies siamo in prima linea in questa rivoluzione e offriamo soluzioni EOM all’avanguardia che possono portare le tue operazioni a un livello superiore.

Vantaggi dell’implementazione delle nostre soluzioni EOM

​Comprendere la gestione dell’output aziendale

Enterprise Output Management si riferisce al software e alle tecnologie utilizzate dalle grandi organizzazioni per gestire e ottimizzare la produzione, la distribuzione e l’archiviazione di documenti critici ad alto volume e importanti comunicazioni aziendali. Ciò può includere qualsiasi cosa, da estratti conto e fatture a informazioni sanitarie e report finanziari, solo per citarne alcuni.

EOM ha fatto molta strada dalle sue radici nei processi manuali di mailroom. Oggi, rappresenta un sofisticato ecosistema digitale progettato per gestire le complesse esigenze di output dei documenti delle aziende moderne. L’evoluzione di EOM rispecchia la più ampia trasformazione digitale del business:

1. Era manuale: la gestione dei documenti richiedeva molto lavoro e comportava l’impiego di sale posta fisiche e la cernita manuale.
2. Transizione digitale: l’avvento dei computer ha introdotto funzionalità di base per la creazione e l’archiviazione di documenti digitali.
3. Sistemi in rete: con l’evoluzione delle reti è aumentata anche la capacità di condividere e distribuire documenti in formato elettronico.
4. Soluzioni integrate: i moderni sistemi EOM offrono approcci completi e integrati alla gestione dei documenti.
5. Integrazione AI e cloud: le soluzioni più recenti sfruttano l’intelligenza artificiale e le tecnologie cloud per una maggiore efficienza e scalabilità.

Al suo interno, un sistema EOM in genere comprende diversi componenti chiave:

• Composizione del documento: strumenti per la creazione e la formattazione dei documenti
• Output Management: Sistemi per l’instradamento e la distribuzione di documenti e comunicazioni accessibili
• Print Management: Soluzioni per ottimizzare i processi di stampa
• Archiviazione e recupero: sistemi per l’archiviazione e l’accesso ai documenti
• Distribuzione omnicanale: capacità di distribuzione di contenuti su diverse piattaforme e applicazioni
• Reporting e analisi: strumenti per monitorare e analizzare i flussi di lavoro dei documenti

Il potere di Crawford Technologies’ Soluzioni EOM

Noi di Crawford Technologies abbiamo sviluppato una soluzione EOM completa che si distingue sul mercato. Il nostro sistema è progettato per integrarsi perfettamente con l’infrastruttura IT esistente, fungendo da ponte tra i vari sistemi e processi.

Cosa distingue la nostra soluzione EOM?

• Flessibilità senza pari: il nostro sistema si adatta alle specifiche esigenze della tua azienda, non il contrario.
• Tecnologia all’avanguardia: sfruttiamo le ultime novità in fatto di intelligenza artificiale e cloud computing per offrirti le funzionalità EOM più avanzate.
• Competenza in tutti i settori: grazie ad anni di esperienza al servizio di diversi settori, comprendiamo le esigenze specifiche delle diverse aziende.
• Impegno per l’innovazione: sviluppiamo costantemente le nostre soluzioni per restare al passo con le tendenze del settore e le esigenze dei clienti.

Le nostre offerte EOM si integrano perfettamente con i tuoi sistemi esistenti, tra cui:

• Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
• Piattaforme di Customer Relationship Management (CRM)
• Sistemi di gestione dei contenuti (CMS)
• Software postale (BCC, Grayhair, AccuZip)
• Strumenti di Business Intelligence (BI)

Questa integrazione garantisce un flusso fluido di informazioni e documenti in tutta l’organizzazione, eliminando i compartimenti stagni e migliorando l’efficienza complessiva.

Caratteristiche principali del nostro sistema EOM

Reingegnerizzazione e post-composizione dei documenti

Il nostro sistema EOM eccelle nel trasformare e migliorare i documenti composti. Questa capacità ti consente di:

• Convertire i documenti in diversi formati tra cui PDF, AFP, PS e PCL
• Aggiorna layout e design senza alterare le applicazioni di origine
• Aggiungi contenuti personalizzati o messaggi di marketing
• Aggiungere codici a barre 2D, codici a barre IMB e controlli di automazione delle macchine
• Dividi, ordina, segmenta, unisci file e sopprimi documenti
• Ottimizzare i documenti per vari canali di output

Gestione del flusso di lavoro

La gestione efficiente del flusso di lavoro è al centro del nostro sistema EOM. Ciò include:

• Automazione dei processi di instradamento e approvazione dei documenti
• Impostazione di flussi di lavoro condizionali basati sul contenuto del documento o sui metadati
• Fornire visibilità in tempo reale sulla dashboard dello stato del documento
• Abilitare la correzione di bozze tra reparti e clienti

Consegna dell’output omnicanale

Nel mondo omnicanale odierno, raggiungere i tuoi clienti tramite i loro canali preferiti è fondamentale. Il nostro sistema EOM facilita:

• Output di stampa per posta tradizionale
• Comunicazioni accessibili
• Consegna tramite e-mail
• Presentazione web
• Formati adatti ai dispositivi mobili
• Integrazione dei social media

Fornitura di sistemi di archiviazione dei documenti

L’archiviazione e il recupero efficaci dei documenti sono essenziali per la conformità e il servizio clienti. I nostri sistemi EOM offrono la possibilità di archiviare documenti completamente conformi in praticamente qualsiasi formato per qualsiasi sistema di archiviazione:

• Alimenta automaticamente qualsiasi soluzione di archiviazione sicura a lungo termine
• Recupero e conversione dei contenuti rapidi e semplici
• Controllo completo delle versioni e percorsi di controllo
• Integrazione con sistemi di gestione dei contenuti esistenti, soluzioni web e mobili

Conformità e misure di sicurezza

In un’epoca di normative severe e preoccupazioni sulla privacy dei dati, il nostro sistema EOM fornisce:

• Crittografia robusta per documenti sensibili
• Controlli di accesso e autenticazione utente
• Conformità alle normative specifiche del settore (ad esempio, HIPAA, GDPR)
• Registrazione di controllo per tutte le azioni sui documenti

Capacità di integrazione

La capacità di integrarsi con i sistemi esistenti è un segno distintivo della nostra soluzione EOM. Ciò include:

• API per la connessione con altre applicazioni aziendali
• Supporto per vari formati di dati e protocolli
• Interfacce personalizzabili basate su GUI per adattarsi ai flussi di lavoro esistenti
• Suite completa di soluzioni scalabili per crescere con le esigenze della tua organizzazione

EOM in azione: applicazioni industriali

Le nostre soluzioni di Enterprise Output Management trovano applicazione in vari settori:

Superare le sfide dell’implementazione

Sebbene i vantaggi dell’EOM siano evidenti, sappiamo che l’implementazione può presentare alcune sfide. Noi di Crawford Technologies ci impegniamo ad aiutarti a superare queste sfide senza problemi:

Integrazione con i sistemi legacy

Abbiamo una vasta esperienza in:

• Garantire la compatibilità tra il nostro sistema EOM e la vostra infrastruttura esistente
• Sviluppo di flussi di lavoro di normalizzazione del flusso di lavoro robusti per i contenuti legacy
• Facilitare la migrazione fluida dei dati dai sistemi legacy
• Mantenere la continuità aziendale durante la transizione

Problemi di sicurezza dei dati

Il nostro sistema EOM è progettato con la sicurezza al centro:

• Crittografia robusta (a livello di file, documento e pagina) e controlli di accesso
• Conformità alle normative sulla protezione dei dati
• Protezione contro le minacce informatiche e le violazioni dei dati

Adozione e formazione degli utenti

Supportiamo il tuo team in ogni fase del percorso:

• Programmi e corsi di formazione completi
• Interfacce e processi intuitivi
• Supporto continuo per garantire un’adozione senza intoppi
• Soluzioni di formazione autogestite e basate sul web

Problemi di scalabilità

Il nostro sistema EOM cresce con la tua attività:

• Gestione di volumi crescenti di documenti
• Supporto per tutti i formati di dati transazionali ad alto volume
• Supporto di nuovi tipi di documenti e formati
• Adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali e alle tecnologie

Rendi la tua attività a prova di futuro con EOM

Noi di Crawford Technologies guardiamo sempre avanti. Le nostre soluzioni EOM sono progettate per evolversi con le tendenze emergenti:

Integrazione di intelligenza artificiale e apprendimento automatico

Stiamo sfruttando l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per:

• Classificazione e instradamento automatizzati dei documenti
• Indicizzazione dei documenti basata sull’intelligenza artificiale per un onboarding super veloce
• Normalizzazione per l’ottimizzazione del processo del flusso di lavoro
• Personalizzazione avanzata delle comunicazioni con i clienti
• Estrazione ed elaborazione intelligente dei dati “SmartSetup”

Soluzioni EOM basate su cloud

Le nostre offerte cloud forniscono:

• Maggiore accessibilità e flessibilità
• Facile accesso alla post-composizione e alle conversioni dei documenti
• Scalabilità e convenienza migliorate
• Miglioramento del disaster recovery e della continuità aziendale
• Integrazione più semplice con altri sistemi aziendali basati su cloud

Maggiore attenzione alla personalizzazione

Aiutiamo le aziende a soddisfare le aspettative dei clienti con:

• Generazione di contenuti dinamici in base alle preferenze dei dati del cliente
• Consegna in tempo reale su tutti i canali di comunicazione
• Capacità di progettare documenti HTML interattivi e reattivi

Approccio mobile-first

Il nostro sistema EOM si adatta all’era mobile:

• Ottimizzazione dei formati dei documenti per la visualizzazione su dispositivi mobili
• Sfruttare le funzionalità mobili per un maggiore coinvolgimento dei clienti
• Garantire un accesso mobile sicuro ai documenti sensibili
• Capacità di trasformare il contenuto da un formato legacy per la presentazione su dispositivi mobili

Perché scegliere Crawford Technologies per le tue esigenze di EOM

Quando si parla di Enterprise Output Management, Crawford Technologies si distingue:

• Competenza nel settore: grazie ad anni di esperienza in vari settori, comprendiamo le sfide e le esigenze specifiche dei diversi settori.
• Capacità di personalizzazione: le nostre soluzioni sono flessibili e possono essere adattate alle vostre specifiche esigenze ambientali.
• Supporto e formazione continui: ci impegniamo per il tuo successo, offrendo programmi completi di supporto e formazione.
• Punteggio NPS +73: i nostri clienti ci adorano.
• Impegno per l’innovazione: sviluppiamo costantemente le nostre soluzioni per restare al passo con le tendenze del settore e le esigenze dei clienti.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra Enterprise Output Management e Customer Communications Management?

Mentre related, EOM si concentra sulla gestione e sulla consegna di tutti i tipi di documenti aziendali transazionali e di marketing, mentre CCM si occupa specificamente della creazione di comunicazioni rivolte ai clienti.

In che modo EOM migliora la sicurezza dei documenti?

EOM migliora la sicurezza attraverso crittografia, controlli di accesso, percorsi di controllo, monitoraggio dei documenti e funzionalità di conformità, riducendo il rischio di accessi non autorizzati e violazioni dei dati.

Le soluzioni EOM possono integrarsi con i sistemi aziendali esistenti?

Sì, la maggior parte delle soluzioni EOM offre solide capacità di integrazione con ERP, CRM e altri sistemi aziendali tramite API e protocolli standard.

Quale ROI possono aspettarsi le aziende dall’implementazione di una soluzione EOM?

Il ROI varia, ma le aziende spesso vedono significativi risparmi sui costi attraverso un ridotto utilizzo di carta, un’efficienza migliorata e tassi di errore ridotti. Alcune segnalano un ROI entro 9-18 mesi.

In che modo EOM supporta la distribuzione multicanale di documenti?

I sistemi EOM solitamente includono funzionalità per la formattazione e la distribuzione di documenti su vari canali, tra cui stampa, posta elettronica, web e piattaforme mobili.

Trasforma le tue operazioni con Crawford Technologies’ EOM

Nell’attuale panorama aziendale digital-first, la gestione efficiente dei documenti non è più un lusso, è una necessità. Enterprise Output Management offre un percorso chiaro verso processi semplificati, maggiore sicurezza e comunicazioni con i clienti migliorate.

Noi di Crawford Technologies ci impegniamo ad aiutarti a sfruttare tutta la potenza dell’EOM. Le nostre soluzioni sono progettate per affrontare le tue sfide uniche, aumentare l’efficienza e garantire il futuro delle tue operazioni.

Sei pronto a rivoluzionare i tuoi flussi documentali? Contatta oggi stesso Crawford Technologies per scoprire come le nostre soluzioni di Enterprise Output Management possono trasformare le tue operazioni aziendali, aumentare l’efficienza e garantire la conformità.

Non lasciare che la gestione dei documenti freni la tua attività. Fai il primo passo verso un futuro più efficiente, sicuro e incentrato sul cliente. Contatta subito il nostro team per programmare una demo personalizzata e scoprire la differenza di Crawford Technologies.