Accessibilità dei documenti

Introduzione all’accessibilità dei documenti

Benvenuti nel mondo dell’accessibilità dei documenti , dove ogni individuo, indipendentemente dalle proprie capacità, può accedere e comprendere le informazioni con facilità. In CrawfordTech, comprendiamo l’importanza di creare documenti accessibili che soddisfino le esigenze di tutti gli utenti, compresi quelli con disabilità. Adottando l’accessibilità dei documenti , non solo garantisci la conformità alle normative sull’accessibilità, ma promuovi anche un senso di appartenenza e di empowerment all’interno della tua organizzazione e delle comunità che servi.

I documenti sono considerati accessibili quando sono accessibili a tutti, indipendentemente dagli strumenti o dalle capacità. Garantire l’accessibilità è facile con gli strumenti giusti, il software e la formazione.

Un documento accessibile offre una moltitudine di vantaggi, quali:

• Miglioramento della leggibilità e della comprensione per tutti gli utenti
• Esperienza utente e soddisfazione migliorate
• Maggiore portata e inclusività
• Conformità ai requisiti legali e agli standard del settore

Tuttavia, stare al passo con le regole e le normative in continua evoluzione può essere un compito arduo e gestire grandi quantità di dati e vari tipi di dati in formati accessibili e conformi può richiedere molto tempo e denaro se non fatto correttamente. La mancata conformità alle normative mondiali che regolano l’accessibilità dei documenti può portare a conseguenze costose, rendendo imperativo per aziende e organizzazioni trovare la soluzione giusta che possa gestire correttamente ed efficientemente i numerosi formati alternativi richiesti.

Sfide affrontate a causa dell’inaccessibilità dei documenti

Per comprendere l’importanza di garantire l’accessibilità nei documenti, è necessario comprendere le sfide che possono sorgere a causa dell’inaccessibilità dei documenti:

1. Linguaggio ambiguo : molti documenti inaccessibili sono scritti in un linguaggio vago e ambiguo, che può risultare difficile da comprendere.
2. Formattazione inadeguata : i documenti inaccessibili spesso non hanno una formattazione e una struttura appropriate, come titoli appropriati, paragrafi significativi e un indice. Ciò rende difficile navigare nel documento mentre si utilizza uno screen reader o altre tecnologie assistive.
3. Mancanza di formati alternativi : molti documenti sono disponibili solo in formato PDF, il che può rendere impossibile per gli individui accedere al contenuto senza software specializzato o assistenza da parte di qualcun altro. Alcune persone non riescono ad accedere a un documento elettronico, pertanto potrebbero essere necessari formati alternativi per accedere alle informazioni.
4. Mancanza di consapevolezza : le immagini nei documenti possono presentare una sfida di accessibilità perché potrebbero non includere testo alternativo che descriva il loro contenuto. Ciò significa che gli utenti di tecnologie assistive potrebbero non essere a conoscenza di tale contenuto!
5. Problemi di leggibilità : i documenti con caratteri piccoli e sfondi a basso contrasto potrebbero ridurre la leggibilità per gli utenti ipovedenti.

Lavorare sull’accessibilità dei documenti fin dall’inizio può aiutare a eliminare queste sfide.

Concetti chiave per la creazione di documenti accessibili

Per creare documenti realmente accessibili, è essenziale comprendere gli elementi chiave che contribuiscono alla loro usabilità. Alcuni dei concetti fondamentali includono:

• Titoli appropriati : utilizza una struttura gerarchica dei titoli (H1, H2, H3, ecc.) per organizzare i tuoi contenuti e semplificare la navigazione per gli utenti.
• Testo alternativo : fornire un testo alternativo descrittivo (testo alt) per immagini, grafici e diagrammi per garantire che gli utenti non vedenti o ipovedenti possano comprenderne il contenuto.
• Contrasto di colore : garantire un contrasto di colore sufficiente tra testo e sfondo per migliorare la leggibilità.
• Metadati : includere metadati rilevanti, come il titolo e l’autore del documento, per renderlo disponibile all’utente finale, e la lingua, per garantire una pronuncia corretta da parte della tecnologia assistiva.

Crawford Technologies’ AccessibilityNow semplifica il processo di implementazione di queste best practice di accessibilità in vari formati di documenti, tra cui Microsoft Word, PDF, braille, large print e altri ancora. Con AccessibilityNow puoi garantire la conformità alle linee guida sull’accessibilità e al contempo semplificare i processi di creazione e correzione dei documenti.

Raccomandazioni per garantire l’accessibilità dei documenti

I passaggi di base per creare documenti accessibili sono simili indipendentemente dal fatto che il documento sia in formato HTML, Microsoft Word, PDF o altri formati. Questi passaggi sono:

• Assicurarsi che i contenuti non testuali, come immagini e loghi, abbiano testo alternativo o descrizioni testuali per fornire contesto.
• Includere una struttura di tagging accessibile tramite tecnologia assistiva.
• Etichettare correttamente i campi del modulo, in modo che siano accessibili anche agli utenti che utilizzano solo la tastiera.
• Assicurarsi che tutti i link e i contenuti interattivi siano etichettati e funzionino quando attivati.
• Formattare correttamente le tabelle e designare le intestazioni delle tabelle.
• Per la maggior parte degli utenti è consigliabile utilizzare un testo con una dimensione pari o superiore a 12 punti.
• I numeri da uno a nove sono più facili da leggere se scritti in lettere, mentre i numeri da 10 in su dovrebbero essere presentati in cifre.

Affrontare le sfide comuni dell’accessibilità dei documenti

Le organizzazioni spesso si trovano ad affrontare diverse sfide comuni quando si tratta di accessibilità dei documenti, come:

• Preoccupazioni relative alla non conformità dei documenti destinati ai clienti : le soluzioni di CrawfordTech garantiscono che tutti i documenti destinati ai clienti siano pienamente conformi alle normative sull’accessibilità, proteggendo la tua organizzazione da potenziali rischi legali.
• Difficoltà a gestire la consegna di vari formati alternativi: AccessibilityNow supporta un’ampia gamma di formati di documenti, semplificando la gestione e la consegna di versioni accessibili di tutti i tuoi documenti.
• Investire troppo tempo e denaro nella gestione delle comunicazioni sull’accessibilità dei documenti senza raggiungere la piena conformità : le soluzioni automatizzate di CrawfordTech semplificano il processo di accessibilità, facendoti risparmiare tempo e denaro e garantendo al contempo la piena conformità.
• Stai valutando la possibilità di aggiungere altre risorse per risolvere i problemi di accessibilità: Con AccessibilityNow, puoi gestire in modo efficiente le tue esigenze di accessibilità dei documenti senza dover ricorrere a risorse aggiuntive, consentendo al tuo team di concentrarsi sulle attività aziendali principali.

Le soluzioni complete di CrawfordTech affrontano queste sfide in modo diretto, fornendo alle organizzazioni gli strumenti e le competenze necessarie per avere successo nelle loro iniziative di accessibilità dei documenti.

Garantire la conformità alle normative sull’accessibilità

La conformità alle normative sull’accessibilità è un aspetto critico dell’accessibilità dei documenti. Oltre alle normative menzionate, è importante notare che WCAG 2.0 e 2.1 sono gli standard chiave da seguire per l’accessibilità dei PDF. Le soluzioni di CrawfordTech sono progettate per aiutarti a soddisfare i requisiti di varie linee guida e standard di accessibilità, come:

• Sezione 508 del Rehabilitation Act : le nostre soluzioni garantiscono che la tua tecnologia informatica ed elettronica sia accessibile alle persone con disabilità, come richiesto dalla Sezione 508 .
• Americans with Disabilities Act (ADA) : i nostri servizi ti supportano nella conformità all’ADA , garantendo che i tuoi documenti siano accessibili alle persone con disabilità.
• EN-301 : Ti aiutiamo a raggiungere la conformità alla norma EN-301, garantendo l’accessibilità dei tuoi prodotti ICT.
• AODA: grazie alla collaborazione con Crawford Technologies, puoi essere certo che i tuoi documenti siano conformi alle ultime normative e alle migliori pratiche in materia di accessibilità.
• Regola definitiva del CMS: questa regola impone che i materiali e i contenuti inviati ai membri aderiscano agli obiettivi di equità sanitaria, richiedendo la traduzione in lingue straniere in base alle preferenze degli iscritti e formati accessibili come caratteri grandi, braille e file audio entro 24-72 ore. (Scopri di più)

L’importanza dei test di accessibilità

​Il test di accessibilità è un passaggio cruciale per garantire che i tuoi documenti soddisfino gli standard richiesti e siano utilizzabili da persone con disabilità. Sono disponibili diversi strumenti per aiutarti a verificare l’accessibilità dei tuoi documenti, tra cui:

• AccessibilityNow Validator: Un programma di scansione che identifica i difetti di accessibilità nei tuoi documenti.
• WAVE : uno strumento di valutazione dell’accessibilità web che aiuta a identificare i problemi di accessibilità nei contenuti web.
• AChecker : uno strumento basato sul Web che controlla la conformità delle singole pagine HTML agli standard di accessibilità.
• Lighthouse : uno strumento open source e automatizzato per migliorare la qualità delle pagine web, compresa l’accessibilità.

Utilizzando questi strumenti ed eseguendo test di accessibilità approfonditi, puoi identificare e risolvere eventuali problemi prima che i tuoi documenti vengano pubblicati, garantendo un’esperienza utente completamente accessibile e inclusiva.

Come garantire l’accessibilità per diversi tipi di documenti

Esistono diverse raccomandazioni per garantire l’accessibilità per diversi tipi di documenti:

Ufficio Microsoft

Garantire l’accessibilità in un documento Microsoft Office include l’etichettatura adeguata di immagini, grafici e altri contenuti non testuali. I documenti devono essere formattati per massimizzare la leggibilità e la leggibilità, comprese le intestazioni. I documenti devono anche essere progettati per essere navigabili tramite scorciatoie da tastiera. I test di accessibilità per questi documenti possono essere eseguiti con strumenti come Microsoft Accessibility Checker.

Parola di Microsoft

Microsoft Word include varie funzionalità di accessibilità che aiutano gli utenti ad accedere rapidamente ai contenuti. È possibile accedere a questa opzione nel menu File in Opzioni> Accessibilità. Da lì, gli utenti possono attivare impostazioni come la modalità ad alto contrasto, che modifica i colori di testo e sfondo per migliorare la visibilità. Le regolazioni dello zoom possono anche consentire agli utenti di personalizzare la visualizzazione dei documenti. Microsoft fornisce anche una guida completa per la creazione di documenti accessibili in Word, incluse istruzioni per aggiungere descrizioni di testo alternativo alle immagini. Per garantire che i documenti Microsoft Word siano conformi all’ADA, segui questa checklist:

• Utilizza stili di intestazione incorporati (Intestazione 1, Intestazione 2, ecc.) per strutturare il tuo documento
• Fornire testo alternativo per immagini e tabelle
• Utilizzare elenchi puntati o numerati

Microsoft Excel

I problemi di accessibilità in Microsoft Excel possono iniziare con la progettazione fisica del programma stesso. I menu e le barre multifunzione di Excel possono essere difficili da navigare con gli strumenti di accessibilità. Ecco perché Microsoft Excel offre opzioni di accessibilità come Modalità contrasto elevato, Impostazioni colore regolabili, Strumento ingrandimento e Supporto lettore schermo. Queste opzioni rendono Microsoft Spreadsheets completamente compatibile con la tecnologia assistiva come lettori schermo come JAWS e NVDA.Microsoft Excel:

• Includere un titolo per il foglio di lavoro e fornire un messaggio che indichi la fine della tabella
• Evitare celle vuote per scopi di formattazione
• Assicurati che ogni scheda del foglio abbia un nome univoco e pertinente
• Evitare di unire le celle

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint include le seguenti funzionalità, che facilitano la creazione di presentazioni PowerPoint accessibili:

• Scelte rapide da tastiera : le scelte rapide consentono di navigare rapidamente in una presentazione, ad esempio passando da una diapositiva all’altra. Ciò semplifica l’uso di un dispositivo di puntamento tradizionale come il mouse per coloro che hanno difficoltà.
• Alt-Text : questa funzione consente agli utenti di aggiungere testo descrittivo alle immagini e ad altri oggetti in una presentazione, in modo che anche le persone non vedenti o ipovedenti possano accedere a tale contenuto.
• Temi accessibili : Microsoft ha fornito diversi modelli specificamente progettati tenendo a mente l’accessibilità. Ciò rende più semplice la navigazione nelle presentazioni per le persone che utilizzano tecnologie assistive.

Microsoft PowerPoint:

• Includi sottotitoli per i video nelle tue presentazioni
• Assicurare un contrasto di colore sufficiente tra testo e sfondo
• Fornisci testo alternativo per immagini, grafici e diagrammi”

File di Google Drive

Google Drive offre una gamma di funzionalità di accessibilità come riconoscimento vocale, dettatura, sintesi vocale, supporto per sottotitoli e temi ad alto contrasto. Google Drive ha anche implementato lo strumento Accessibility Checker, che consente agli utenti di identificare rapidamente potenziali problemi di accessibilità nei loro documenti prima di condividerli con altri. Oltre a questi strumenti integrati, i tester possono utilizzare componenti aggiuntivi come Grackle, disponibile per tutti i formati come doc, slide e fogli.

Documenti Google

Google offre diverse funzionalità di accessibilità in Google Docs:

• Input vocale : questa funzione consente agli utenti con disabilità motorie di accedere agli stessi strumenti disponibili tramite digitazione, parlando nel microfono integrato nel dispositivo.

Presentazioni Google

Google Slides aumenta l’accessibilità fornendo descrizioni di testo alternative, o tag alt, sulle immagini utilizzate nelle slide. I tag alt aiutano con l’ottimizzazione dei motori di ricerca, che fa sì che le slide vengano visualizzate più in alto nei risultati di ricerca quando vengono utilizzate parole chiave pertinenti. Anche le registrazioni audio possono essere aggiunte direttamente alle slide deck. Questo è l’ideale se i relatori vogliono parlare ad alta voce ma non sono fisicamente presenti durante la presentazione. Oltre a questo, componenti aggiuntivi come Grackle possono aiutare a testare l’accessibilità delle slide.

Fogli Google

Esistono diversi modi per rendere Google Sheets più accessibile, tra cui la configurazione delle impostazioni di visualizzazione del computer. L’attivazione delle funzioni di zoom consente anche una migliore leggibilità, poiché è possibile ingrandire aree specifiche di testo che altrimenti potrebbero essere troppo piccole per essere visualizzate comodamente sullo schermo. Diversi plugin consentono agli utenti di personalizzare il modo in cui i dati vengono visualizzati all’interno dei fogli, ad esempio aggiungendo bordi attorno alle singole celle o migliorando la spaziatura delle righe di testo. I fogli Grackle sono un plugin che aiuta a individuare tutti i problemi di accessibilità.

Altri file

I documenti accessibili dovrebbero essere formattati utilizzando standard come titoli, sottotitoli, caratteri in grassetto per enfatizzare parole o frasi, oppure tabelle con didascalie che descrivono ciò che mostrano, se pertinenti. Alla fine del documento possono essere aggiunti anche dei link di supporto alle informazioni o alle fonti. L’accessibilità dei documenti HTML e XML è una parte essenziale dello sviluppo web. Diversi strumenti possono aiutare gli utenti a verificare l’accessibilità di un documento, tra cui AccessibilityNow ValidatorWAVE, AChecker e Lighthouse. Eseguendo questi controlli sui documenti HTML, viene fornito un feedback sui problemi related di usabilità o di conformità agli standard WCAG. In questo modo gli utenti possono sapere cosa deve essere corretto prima di aprire un sito. Il W3C ha anche creato diverse linee guida, che includono l’uso di markup semantico ogni volta che è possibile. “Per assicurarti che i tuoi PDF siano conformi agli standard ADA, segui questa lista di controllo:

• Assicurarsi che il testo sia ricercabile
• Usa il testo nascosto (Alt) per descrivere le immagini
• I documenti con più di nove pagine richiedono segnalibri
• Utilizzare i tag per mappare il contenuto
• Disporre le tabelle da sinistra a destra
• Evitare immagini di sfondo e filigrane
• Assicurare che le righe della tabella si adattino alla larghezza della pagina”

Linee guida per l’accessibilità dei documenti

Oltre alle raccomandazioni, gli utenti dovrebbero anche conoscere importanti linee guida di accessibilità per diversi tipi di documenti. Alcune linee guida comuni per garantire l’accessibilità dei documenti sono:

• Un titolo univoco e pertinente per il contenuto migliora l’accessibilità durante la lettura tramite qualsiasi tecnologia assistiva.
• Specificare la lingua del documento evita confusione, poiché la tecnologia assistiva non è in grado di identificare la lingua se non è specificata.
• Aggiungere un testo descrittivo per il collegamento ipertestuale al posto dell’URL o di termini generici come “clicca qui” e “altro”, in quanto ciò fornirà chiarezza al lettore quando i collegamenti vengono presentati fuori contesto.
• Quando è necessaria una spaziatura aggiuntiva tra i paragrafi, utilizzare la spaziatura tra paragrafi anziché i ritorni a capo.
• Gli elenchi creati possono essere numerati se ordinati, oppure è possibile utilizzare punti elenco per elenchi non ordinati.
• Scegli due colori che siano piuttosto distanti sulla ruota dei colori e che abbiano un rapporto di contrasto di almeno 4,5:1 per rendere il testo leggibile per chi ha problemi di vista.
• Evita di usare immagini di sfondo dietro il testo, perché potrebbero ridurre la leggibilità e rendere difficile per chi ha problemi di vista o è dislessico leggere il contenuto in modo rapido e accurato. Usa invece uno sfondo solido in modo che i lettori sappiano sempre cosa stanno guardando senza dover sforzare gli occhi.
• Evitate i caratteri decorativi, che potrebbero risultare difficili da leggere per le persone con disabilità cognitive.
• Selezionare un font appropriato e impostarlo sulla dimensione corretta per una migliore leggibilità sullo schermo o in stampa.
• Ogni rappresentazione grafica deve avere specifiche appropriate per le etichette e i titoli degli assi.
• Le filigrane, se legali, possono essere utilizzate, e quelle basate sul testo sono preferite a quelle basate sulle immagini. Ciò significa che il nome dovrebbe essere menzionato all’inizio del documento o incluso nel nome del file.
• Assicurarsi che i numeri di pagina vengano inseriti tramite strumenti e non manualmente.
• Le tabelle devono essere composte da intestazioni, righe e colonne di informazioni correlate, chiaramente etichettate. Unire più di due celle adiacenti in una sola viola le linee guida WCAG perché impedisce alla tecnologia assistiva di leggere correttamente i contenuti delle singole celle.
• I sottotitoli e le trascrizioni sono componenti essenziali dell’accesso multimediale per le persone con problemi di udito o di elaborazione uditiva.

Linee guida per Microsoft Word

Di seguito sono riportate le linee guida per garantire l’accessibilità dei documenti Microsoft Word:

• Assicurarsi che i margini della pagina siano impostati sulla dimensione desiderata, in genere 1 pollice per tutti i lati di un documento.
• La spaziatura delle righe è uniforme in tutto il documento, con spaziatura singola o doppia a seconda delle preferenze.
• Inserisci intestazioni e piè di pagina per aggiungere informazioni utili, come titoli di capitoli, date o dettagli dell’autore, a entrambe le estremità di ogni pagina.
• Aggiungere tabelle o immagini al documento utilizzando gli strumenti di MS Word e assicurarsi che la formattazione sia corretta.
• Controlla attentamente l’ortografia e la correzione delle bozze.

Linee guida per i fogli di calcolo

Per garantire l’accessibilità nei fogli di calcolo, seguire le linee guida fornite di seguito:

• Utilizzare una struttura di tabella semplice con informazioni di intestazione di colonna. Le informazioni di intestazione vengono utilizzate per identificare righe e colonne per coloro che utilizzano tecnologie assistive.
• Aggiungere un titolo di tabella nella prima cella della prima colonna del foglio di lavoro, in modo che chi utilizza tecnologie assistive possa trovarlo facilmente.
• Evita celle, righe e colonne vuote. Se sono necessarie celle vuote, contrassegnale con un segno meno, uno zero o N/A per non applicabile.
• Evitare di unire le celle, poiché la navigazione nel foglio di calcolo può risultare difficoltosa per chi utilizza tecnologie assistive.
• Assegna nomi univoci alle schede dei fogli e rimuovi i fogli vuoti. Ciò aiuterà nella navigazione del foglio di calcolo.
• Ogni grafico deve avere un titolo, una legenda e le etichette degli assi.

Linee guida per PowerPoint

Le linee guida per la creazione di presentazioni PowerPoint accessibili sono:

• Assicuratevi che ogni diapositiva abbia titoli univoci e, se elencati, che siano presenti numerazioni e elenchi puntati.
• Per migliorare l’accessibilità, evita caselle di testo, Word Art e transizioni automatiche tra le diapositive.
• Evitare effetti lampeggianti o animazioni che potrebbero causare convulsioni nelle persone affette da epilessia fotosensibile.
• I controlli del player per i video incorporati in PowerPoint non sono accessibili. Considera di aggiungere un collegamento al video su YouTube o Vimeo.
• Controllare se le diapositive sono disposte in ordine logico nel pannello Struttura.
• Evita di inserire troppe informazioni in una diapositiva, perché potrebbero risultare confuse e illeggibili.