Le aziende hanno molte ragioni per prendere in considerazione l'installazione di un Automated Document Factory (ADF). I vantaggi del controllo, della responsabilità, dell'analisi dei dati, della notifica degli avvisi, dei miglioramenti della produttività e del contenimento dei costi sono importanti per quasi tutte le organizzazioni che creano e distribuiscono comunicazioni con i clienti. Le operazioni che non offrono questa funzionalità, siano esse fornitori esterni o centri di documentazione interni, avranno difficoltà a supportare le applicazioni documentali importanti per i propri clienti.
Le aziende si interessano alla tecnologia ADF a causa di evidenti punti deboli come incidenti di documenti di account misti, mancato rispetto degli SLA o perdita di affari a favore di concorrenti che offrono i vantaggi e la sicurezza forniti dagli ADF.
Altre volte, le aziende vedono la tecnologia ADF come un fattore chiave per la crescita aziendale che consente loro di entrare in nuovi mercati o fornire un prodotto migliore ai propri clienti.
Un ADF potrebbe avvantaggiare la tua azienda?
Valutazione del rischio
Quali sono le conseguenze se esponi accidentalmente informazioni personali mescolando gli account? Cosa succede se un lavoro non rispetta una scadenza per la spedizione? Se una macchina si guasta durante un lavoro di produzione, come farà l'operatore a riavviarsi nel punto corretto, evitando duplicati o documenti mancanti?
Costi di controllo
Puoi eliminare il terzo turno? Quali lavori richiedono più tempo per essere eseguiti? Quanto tempo dedichi alla ricerca di richieste sullo stato del lavoro o dei documenti? Puoi ridurre le spese di produzione e spedizione combinando i lavori? Quando ha senso dal punto di vista finanziario sostituire le apparecchiature obsolete?
Attrarre nuovi affari
Nuovi mercati, come l'elaborazione di documenti controllati HIPAA, sarebbero accessibili alla tua organizzazione se avessi migliori tracciabilità e controlli? Ci sono opportunità per stampare e inserire dichiarazioni di conteggio delle pagine variabili? Tutte le RFP più recenti richiedono la consegna di documenti multicanale e il mantenimento delle preferenze del cliente?
Migliorare il servizio
Rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti può favorire la fidelizzazione dei clienti? Le ristampe automatizzate faranno arrivare i documenti alla posta uno o due giorni prima? Gli avvisi in tempo reale consentirebbero alla direzione di risolvere i problemi di produzione prima che abbiano un impatto sui clienti?
Ognuno di questi elementi potrebbe giustificare l'acquisto di una soluzione ADF. La maggior parte delle aziende vede miglioramenti in più aree sfruttando appieno le capacità offerte dalle moderne fabbriche di documenti automatizzate di oggi.
Indagare su una soluzione: identificare tutte le parti interessate
Le operazioni di stampa, inserimento e spedizione dei documenti sono ovvie parti interessate nei cambiamenti che deriveranno da un'implementazione ADF. Ma la soluzione ADF interesserà anche molti altri gruppi e reparti. Altre entità presteranno risorse alla progettazione e all'implementazione della soluzione ADF. Tipici gruppi coinvolti includono:
- Information Technology
- Controllo di qualità
- Esperienza del cliente
- Legale/Normativo/Conformità
- Amministrazione
- Marketing
- Servizio clienti
- Vendite
- Linee di business
- Clienti
- Fornitori di servizi in outsourcing
Prendere la decisione
Mentre identifichi le tue esigenze e indaghi sulle possibili soluzioni, considera i seguenti punti:
Scopo del progetto
Cerchi una soluzione per un unico sito o hai bisogno di un ADF per gestire il lavoro in più sedi? Le sedi multiple sono gestite in modo indipendente o bilancerai il carico di lavoro giornaliero tra tutti i siti? Quanti canali di distribuzione supportate ora e come potrebbe cambiare? Implementerete l'ADF in concomitanza con altri grandi progetti, come la conversione al getto d'inchiostro?
Pietre miliari e scadenze
I clienti o le autorità di regolamentazione impongono scadenze? Quali sono? In che modo questi obiettivi influiranno sulle priorità del progetto?
Misurazione
I dati di riferimento sono disponibiliilable? Come misurerete l'efficacia dell'ADF? Avrai bisogno di aiuto per identificare i problemi e apportare modifiche?
Identifica i problemi attuali
Esistono problemi esistenti come documenti misti, ristampe, produttività, programmazione o errori del canale di distribuzione? Hai punti ciechi nel flusso di lavoro in cui non puoi determinare lo stato di un documento o di un lavoro?
Obiettivi strategici
Errori o inefficienze ritardano la crescita? La soddisfazione del cliente sta diminuendo? La tua azienda si sta impegnando per fornire ai clienti un'esperienza di comunicazione senza soluzione di continuità?
Opzioni di revisione
Quali funzioni dell'ADF sono più importanti? Puoi implementarne alcuni ora e altri in seguito? Sono necessari investimenti in nuove apparecchiature o è possibile modificare l'hardware attuale? Hai bisogno di portali per il tuo servizio clienti o per i clienti finali?
Valutare il rischio
Qual è l'effetto sulle comunicazioni con i clienti se non si interviene? Le violazioni normative sono possibili? Il progetto ADF può continuare nei tempi previsti se le risorse IT vengono riassegnate?
Costi del progetto e opportunità di risparmio
Prendere in considerazione l'acquisizione, i servizi professionali, la formazione, la modifica o la sostituzione delle apparecchiature, la riduzione della manodopera, il miglioramento del flusso di cassa, la riduzione delle spese di spedizione, un migliore utilizzo delle apparecchiature, la riduzione del lavoro in outsourcing, ecc. Ogni organizzazione che implementa una fabbrica di documenti automatizzata può avere obiettivi diversi per risparmiare denaro o approfittando di nuove opportunità.
Il mercato odierno richiede integrità e controllo
I centri di documentazione e i fornitori di servizi di stampa stanno scoprendo che i clienti si aspettano che i loro fornitori forniscano controlli di tracciabilità e integrità. Qualsiasi operazione che gestisca documenti contenenti dati sensibili deve avere processi blindati per impedire l'esposizione accidentale delle informazioni private di un cliente. Applicazioni complesse amplificano la necessità dei controlli a livello di documento available tramite la tecnologia ADF.
I lavori che presentano documenti con numero di pagine variabile, contenuti di buste abbinati, indirizzi su buste chiuse o dati variabili stampati fronte/retro sono particolarmente vulnerabili agli errori. Applicazioni come queste sono rischiose da eseguire senza un sofisticato sistema di identificazione e tracciamento.
Anche le applicazioni di direct mail marketing richiedono le misure di integrità dei documenti fornite dai sistemi ADF. Man mano che le applicazioni diventano fortemente personalizzate, il rischio di errore aumenta. Gli elementi non corrispondenti di un pezzo di posta personalizzato possono causare notevoli difficoltà al fornitore di servizi o al centro documenti interno, compresi i costi di rielaborazione o persino la perdita di un account.
Man mano che i volumi complessivi della posta diminuiscono a causa di un targeting più preciso e della migrazione ai canali digitali, il valore di ogni pezzo di posta aumenta. Non riuscire a spedire a una parte dell'elenco o commettere errori che riducono la capacità dei pezzi di posta di produrre il risultato desiderato rafforza la percezione dei clienti che la posta sia troppo costosa. Troppi errori indurranno i mailer a prendere in considerazione modi alternativi per comunicare con i propri clienti e potenziali clienti, riducendo ulteriormente i volumi di posta.
Oltre agli ovvi vantaggi di una migliore qualità della posta, costi inferiori o operazioni più efficienti, le soluzioni ADF possono anche aprire la porta a nuove opportunità.
Il monitoraggio e il controllo migliorati consentono ai centri di documentazione di prendere in considerazione strategie come la famiglia e i lavori di commistione. Queste strategie, spesso abilitate con strumenti di reingegnerizzazione dei documenti come Crawford Technologies Operations Express, minori costi operativi e spese postali. I documenti riprogettati possono anche migliorare l'esperienza del cliente.
La distribuzione multicanale è una caratteristica di tutte le strategie contemporanee di comunicazione con i clienti. Questo è un obiettivo in movimento man mano che emergono nuove tendenze e tecnologie. Una piattaforma ADF flessibile è essenziale per fornire la precisione e la reattività richieste dalle aziende che cercano di connettersi con i propri clienti attraverso più canali.
La complessità di acquisire, mantenere e agire in base alle preferenze di comunicazione dei clienti, unita alla necessità di produrre documenti in più formati per supportare canali fisici e digitali, richiede una fabbrica di documenti automatizzata. La crescita prevista nei sistemi di consegna digitale si aggiungerà a questa complessità, quindi i fornitori di servizi e i centri di documentazione interni devono essere pronti.
Una maggiore produttività e un maggiore controllo possono consentire opportunità di business. Con la capacità di dimostrare livelli più elevati di accuratezza, produttività e qualità grazie all'ADF, le organizzazioni potrebbero scoprire di poter attrarre clienti con volumi più elevati o con requisiti di turnaround che in precedenza non potevano supportare.
Infine, le organizzazioni possono utilizzare i dati sulle comunicazioni con i clienti accumulati dall'ADF per valutare l'intera strategia di comunicazione con i clienti. Queste informazioni possono aiutare a garantire
i messaggi dei clienti sono coerenti, pertinenti e necessari. Le aziende possono integrare l'ADF con altri processi aziendali e portare le relazioni con i clienti a un livello completamente nuovo.
Attivatori ADF da Crawford Technologies
Flussi di lavoro flessibili con PRO Production Manager
Questa soluzione aperta e configurabile consente la gestione dell'automazione dei processi end-to-end. Collega fonti di dati, sistemi di composizione, stampanti, inseritori e il flusso di posta, ottenendo un flusso di lavoro di produzione continuo.
Dashboard in tempo reale con Alchem-e™
Il sistema Alchem-e, available come modulo integrato per altre soluzioni CrawfordTech, fornisce un dashboard basato sul Web di facile utilizzo che fornisce informazioni in tempo reale sullo stato del lavoro, con report e metriche personalizzabili per fornire approfondimenti sugli indicatori chiave delle prestazioni.
Esperienza del cliente con PRO Preference Manager
Le strategie di customer experience (CX) dipendono dal mettere più controllo nelle mani dei clienti. Con PRO Preference Manager, i destinatari dei documenti possono gestire le proprie preferenze tramite i portali web sicuri dei nostri clienti. PRO Production Manager quindi mette in pratica queste informazioni, indirizzando i documenti ai canali di consegna attualmente selezionati al momento della produzione.
Documenti accessibili
È più importante che mai fornire documenti in formati accessibili per la crescente popolazione di persone non vedenti, ipovedenti e con disabilità cognitive. Con le nostre soluzioni i clienti possono automatizzare la creazione e la consegna di documenti in formato come
PDF accessibile, HTML5 accessibile e altri formati. La conversione in formati accessibili diventa una componente integrata del flusso di lavoro di produzione.
sommario
La scelta del giusto fornitore di ADF richiede il confronto tra i requisiti e le priorità del produttore di documenti con le caratteristiche individuali ei punti di forza delle soluzioni di seguito
considerazione. A volte la partita migliore sarà la nostra PRO Production Manager, possibilmente in combinazione con altre soluzioni CrawfordTech e di terze parti. In altre situazioni, un altro prodotto può essere un piede migliore. Qualunque sia la scelta, una fabbrica di documenti automatizzata ben scelta aiuterà qualsiasi operazione a ridurre i costi, aumentare la qualità e migliorare la produttività.
