Introduzione
Il settore assicurativo è oggi uno dei settori a più alta intensità di contenuti. I fornitori di assicurazioni creano e distribuiscono ogni giorno milioni di documenti di polizza, avvisi di rinnovo e dichiarazioni di indennità, insieme a una serie di corrispondenza normativa, clienti e account. L'enorme volume di informazioni da gestire insieme alla crescente complessità dei sistemi informativi aziendali rende la gestione di tutti quei contenuti una sfida senza fine.
Allo stesso tempo, i vincoli normativi sono diventati sempre più stringenti e in continua evoluzione. L'incertezza relativa alle specificità della legislazione insieme a condizioni geopolitiche spesso caotiche rende sempre più difficile garantire la conformità, soprattutto se l'organizzazione svolge attività oltre i confini regionali o nazionali.
Anche i fornitori di assicurazioni sono chiamati a tenere il passo con la "trasformazione digitale". Mentre molti altri settori, come i servizi finanziari e la produzione, sono diventati sempre più digitali, l'eredità della carta è radicata nel settore assicurativo. I documenti e le informative delle politiche rimangono per la maggior parte stampati su carta; mentre una quantità crescente di attività transazionali come la fatturazione, la programmazione e i promemoria sono diventate digitali. Di conseguenza, la gestione di questo mix di contenuti cartacei e digitali è una sfida particolarmente importante per le compagnie assicurative.
In che modo le compagnie assicurative possono affrontare la sfida? Crawford Technologies dispone di una suite di soluzioni e servizi che possono aiutarti a migliorare le operazioni in questi modi importanti.
Conformità
Non è un segreto che la conformità alle normative sia una delle maggiori preoccupazioni per qualsiasi organizzazione assicurativa. I rischi posti dalle normative in continua evoluzione stanno colpendo gli assicuratori di tutto il mondo. Mi viene in mente l'Affordable Care Act, così come la HIPAA Privacy Rule e il Dodd-Frank Consumer Protection Act, come importanti parti della legislazione statunitense che guidano il settore. Al di fuori degli Stati Uniti, standard come il GDPR, le regole di condotta delle attività assicurative dell'Autorità per i servizi finanziari del Regno Unito e le linee guida della Canadian Life and Health Insurance Association modellano le aspettative di conformità per il settore.
Quando si tratta di conformità, grande attenzione è rivolta all'archiviazione e alla gestione dei record. Quali documenti e record vengono salvati e per quanto tempo sono aspetti comuni della gestione dei contenuti e della conformità alle normative. In generale, i documenti della polizza assicurativa negli Stati Uniti devono essere archiviati per tre anni dopo la scadenza della polizza. La ritenzione per le polizze assicurative sulla vita cresce fino a sette anni dopo la fine della vita dell'assicurato. Moltiplica questo per il numero di documenti associati a ciascuna polizza e il ciclo annuale di documenti emessi in più linee di attività, e il risultato è che le compagnie assicurative hanno requisiti di gestione dei documenti e di conservazione dei documenti molto lunghi e complicati che devono essere gestiti in modo efficace o rischio non conformità.
Usa caso
Il nostro lavoro con IF Insurance è un esempio di come Crawford Tech aiuta le compagnie assicurative a garantire la conformità. IF Insurance è un'assicurazione di proprietà e infortuni situata in Finlandia con circa 3.8 milioni di clienti in tutta la regione nordica, tra cui Svezia, Norvegia, Finlandia e Russia. I loro sistemi esistenti contenevano oltre 150 milioni di documenti che devono essere conservati per almeno 11 anni al fine di conformarsi alle leggi locali pertinenti per i documenti delle polizze assicurative. Di conseguenza, è stato fondamentale per loro trovare un metodo efficiente per convertire e migrare questi documenti in PDF/A. Nostro PRO Archiver La soluzione è stata utilizzata per consolidare una serie di archivi disparati e tutti i 150 milioni di documenti sono stati migrati e convertiti da AFP a PDF/A per l'archiviazione e il recupero a lungo termine. Leggi di più sull'assicurazione IF qui.
Accessibilità
L'accessibilità dei documenti è una preoccupazione crescente per le compagnie assicurative. Più di 285 milioni di persone in tutto il mondo sono ipovedenti. Oltre 30 milioni di persone in Nord America vivono con una disabilità visiva e, secondo il National Eye Institute, tale numero dovrebbe raddoppiare entro il 2020 a causa dell'invecchiamento della generazione del baby boom. Per i non vedenti, la possibilità di accedere a fatture, estratti conto e altri documenti transazionali significa maggiore indipendenza e soddisfazione del cliente. Per le aziende, accogliere i clienti non vedenti non è solo un buon affare, è richiesto dalla legislazione federale.
La sezione 508 del Disability Discrimination Act degli Stati Uniti richiede alle aziende di apportare modifiche al modo in cui forniscono i propri servizi in modo che le persone disabili possano utilizzarli. Altri esempi di legislazione internazionale includono lo UK Equality Act, l'Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) e l'Accessibility for Manitobans Act (AMA) in Canada. E anche in molti altri paesi è in corso una legislazione più severa che attribuisce maggiori responsabilità alle organizzazioni per rendere i documenti più ampiamente accessibili.
Usa caso
Di recente abbiamo collaborato con una grande compagnia di assicurazioni riconosciuta a livello nazionale che aveva bisogno di fornire documenti accessibili per essere conformi ai requisiti di accessibilità degli Stati Uniti per la tecnologia dell'informazione e della comunicazione (comunemente nota come "Section 508 refresh" del Rehabilitation Act) che vieta agli appaltatori federali e subappaltatori dal discriminare le persone con disabilità. Praticamente tutte le interazioni e le comunicazioni con i clienti erano basate sul Web e archiviate in un sistema di gestione dei contenuti aziendale. L'azienda aveva bisogno di una soluzione che si integrasse con il proprio sistema di archiviazione e convertisse automaticamente AFP nei formati Accessible PDF e Accessible HTML5. Usano l'architettura CrawfordTech MasterONE per l'accessibilità che converte in entrambi i formati da un'unica configurazione. Quando i clienti richiedono un documento Accessible PDF o Accessible HTML5, il sistema lo converte al volo, fornendo immediatamente al cliente ciò di cui ha bisogno, conservando il file originale nell'archivio di sistema.
digitalizzazione
Sembra che ogni settore abbia l'obiettivo pressante di eliminare la carta, automatizzare i processi e digitalizzare le comunicazioni. Ma la trasformazione digitale non è così facile per le organizzazioni assicurative che devono fare i conti con un mix impenetrabile di contenuti stampati e digitali.
In effetti, i clienti possono essere molto esigenti in termini di modalità di consegna delle loro comunicazioni; ea volte questo significa contenuto digitale, mentre altre volte si preferisce la semplice carta vecchia. Ad esempio, potresti volere che le tue bollette mensili arrivino elettronicamente e vengano pagate elettronicamente... ma desideri comunque che i documenti della tua polizza vengano stampati e spediti per posta. Ricevere i residui dell'appuntamento in un'e-mail o in un messaggio di testo è un ottimo servizio, ma pochissimi clienti desiderano leggere i propri documenti di polizza su uno smartphone.
Il risultato è un mix di contenuti stampati e digitali che devono essere gestiti in modo efficace e secondo le preferenze dell'utente. Ciò significa molto di più l'affettatura e la suddivisione di diversi tipi di comunicazioni e ciò richiede un maggiore grado di flessibilità e agilità da incorporare nei sistemi di gestione dei contenuti.
Usa caso
L'Economic Insurance Group utilizza CrawfordTech Riptide per migliorare la risposta del servizio e le prestazioni organizzative convertendo i documenti Metacode archiviati nel loro repository di contenuti in PDF per la presentazione online. Ciò include un servizio self-service
archivio online per broker. L'idea era di consentire ai broker di passare a un ambiente privo di supporti cartacei controllando al contempo i costi di stampa e spedizione. Molti broker stavano scansionando documenti e successivamente distruggendo quelle pagine solo per inserirli in un flusso di lavoro senza carta. Ciò ha comportato costi inutili per stampare e spedire i documenti per cominciare, così come per il broker in termini di hardware, sistemi e sforzi necessari per scansionare e digitalizzare la carta una volta ricevuta.
Andando avanti
Crawford Technologies è qualificato in modo univoco per aiutare le organizzazioni assicurative ad affrontare gli aspetti critici della conformità normativa, dell'accessibilità dei documenti e della trasformazione digitale. Il nostro pluripremiato portafoglio di soluzioni di gestione dei contenuti si applica a stampa, archiviazione, reingegnerizzazione e presentazione con un elevato grado di flessibilità. Nessun'altra azienda ha un'esperienza così profonda e ampia nella gestione dei contenuti.
Ma come puoi vedere, non devi crederci sulla parola. Questi e altri casi d'uso sono solo alcune delle storie che dimostrano come abbiamo aiutato oltre 1,800 organizzazioni in tutto il mondo a soddisfare richieste di conformità normativa sempre più rigorose, affrontare la crescente necessità di documenti accessibili e sfruttare tecniche avanzate e miglioramenti dei processi resi disponibiliilabile dalla trasformazione digitale.
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